Vous avez identifié votre besoin, le profil de votre alternant, vous l’avez recruté. Il ne vous reste plus qu’à préparer son accueil et son intégration.

C’est d’abord un travail d’équipe. Plus l’équipe sera prête à accueillir le nouvel entrant, mieux celui-ci sera intégré. Avec son manager, le tuteur prépare l’arrivée le plus en amont possible. Le manager annonce l’arrivée de l’alternant à l’équipe, présente son parcours, son école, son diplôme. Il communique les informations sur le poste et la mission qui sera confiée à l’alternant. Il rappelle au tuteur son rôle de référent et, si nécessaire, propose aux collaborateurs de devenir des tuteurs de compétences. Le manager met en place un tutorat partagé.

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Certains collaborateurs peuvent être surpris par l’arrivée d’un jeune alternant dans l’équipe – un jeune Z. Ce changement peut susciter des réactions négatives, des craintes, des appréhensions. Pour éviter toute mauvaise surprise, une présentation en amont est primordiale car elle conditionne les chances de succès de la mission. L’intégration d’un nouvel entrant risque de bousculer les habitudes. Chacun se repositionne dans ses missions, les espaces sont occupés différemment. Il faut trouver une place au nouvel arrivant, un bureau, un ordinateur, une armoire pour ranger ses affaires. Il faut lui faire de la place. Pour contrer le manque d’attention chez les Z (enfants nés entre 1995 et 2010), l’enseignant et le maître d’apprentissage doivent varier les stratégies : renforcer l’accueil, promouvoir plus d’interactivité et d’intimité, penser l’espace de travail en développant les échanges, accroître l’utilisation des supports visuels, segmenter le temps en fonction du degré d’attention voulu, travailler en équipe projet, multiplier les contacts et les feedbacks.

Préparer la logistique

De quoi le jeune alternant a-t-il besoin pour se sentir attendu ? Le tuteur va donc préparer soigneusement son arrivée en équipe où chacun connaît son rôle : RH, manager, service informatique, services généraux, tout le monde participe. L’espace de travail en premier lieu : où sera-t-il installé ? Dans le même bureau que son tuteur ? Dans le même atelier ? De quel matériel va-t-il avoir besoin ? Un PC, un téléphone, des logiciels. À propos des formations de base, devra-t-il suivre une ou plusieurs formations obligatoires avant de démarrer (applicatifs informatiques, logiciels spécifiques, CACES, formations à la sécurité, habilitations électriques, permis…) ?

Ne pas oublier les codes d’accès aux locaux, sa carte de cantine, son adresse email, un numéro de téléphone, son contrat de travail, prévoir la visite médicale. Bien noter ses périodes en entreprise et ses périodes à l’école, voire ses dates d’examen. Rédiger une check-list est la meilleure solution pour ne rien oublier. Ne pas tout faire, déléguer ou partager, mais surtout, bien vérifier que tout a été prévu.

Préparer l’accueil

Pour de nombreux alternants, il s’agit de la première expérience en entreprise. En dehors d’un éventuel stage d’une semaine en classe de troisième, d’un CDD d’un ou de deux mois pendant les congés scolaires, le nouvel entrant a souvent peu d’expérience réelle en entreprise.  Côté maître d’apprentissage, il est fréquent qu’il ait déjà pris en charge l’accueil des nouveaux entrants, d’intérimaires ou de stagiaires. Les « tuteurs officiels » ont souvent été des « tuteurs de compétences ». Le jour J, il se charge donc d’accueillir lui-même son alternant. Il a réservé sa journée pour l’occasion. C’est la moindre des choses pour le nouvel entrant. 

La relation école-entreprise, clé de la réussite

L’école est souvent éloignée des préoccupations de l’entreprise. Les tuteurs manquent d’informations et s’en remettent à leur alternant pour en obtenir. La connaissance du programme pédagogique est essentielle pour adapter la montée en compétences. La nomination d’un tuteur pédagogique est une obligation légale dans le cadre de l’apprentissage, c’est inscrit dans le Code du travail. La relation entre l’entreprise et l’école est fondamentale pour que l’alternance se passe dans les meilleures conditions possibles. C’est ce qu’on appelle une relation triangulaire.

Qu’est-ce qui explique que les relations entre l’école et l’entreprise ne soient pas plus fluides en général ? L’entreprise est un lieu de production, l’école un espace pédagogique. Les enjeux pour chacun sont vraiment différents. L’alternance est un système qui permet d’acquérir des apprentissages dans deux lieux. Ces deux lieux sont étroitement liés par des apprentissages qui s’enrichissent, se complètent et se nourrissent. L’alternant passe d’un lieu à l’autre de façon discontinue et ses savoirs théoriques et pratiques s’ajustent, s’affinent tantôt en découvrant la théorie, tantôt en se confrontant à la pratique. Les apprentissages dans ces deux sphères sont indissociables. C’est précisément l’objectif de l’alternance, son essence même, sa raison d’être.

Certaines écoles remplissent très bien cette obligation. Mais dans de trop nombreux cas, il faut le déplorer, cela ne fonctionne pas. Comme si chacun vivait dans le déni de l’existence de l’autre et entretenait des méconnaissances. 

Des mondes très lointains

Entre l’école et l’entreprise, il y a parfois un monde fait d’incompréhensions, de silences, de fausses représentations et tout cela ne va pas toujours dans le bon sens.

Les entreprises n’ont pas toujours conscience de la place centrale que représentent les aspects pédagogiques dans l’alternance. Le maître d’apprentissage connaît parfois le rôle de l’école mais ce n’est pas toujours sa priorité. Selon les écoles, il sait que les relations seront bonnes ou pas. La relation avec l’école peut s’avérer complexe. Se déplacer pour un rendez-vous chez l’un ou l’autre est compliqué. La visite du tuteur en entreprise demande dans cette situation, sinon un déplacement, au moins une relation téléphonique ainsi que des échanges par emails.

Certaines écoles sont au rendez-vous de leur mission, d’autres moins. La relation avec l’entreprise se traduit souvent par une réunion d’information de rentrée, la nomination d’un tuteur pédagogique qui procède à une ou deux visites annuelles, la sollicitation du maître d’apprentissage en tant que membre du jury lors de la soutenance finale, un carnet de liaison de plus en plus souvent dématérialisé pour garder le lien toute l’année. Cette activité relationnelle prend du temps, de l’énergie et représente un coût pour les écoles qu’elles ne sont pas toujours prêtes à investir. Elles doivent rémunérer les enseignants pour leur fonction tutorale.

Les tuteurs n’ont pas toujours connaissance du programme pédagogique. Lorsque l’alternant arrive dans son service, l’équipe le considère comme un salarié junior. La nécessité de le monter en compétences en tenant compte d’un programme pédagogique n’est même pas un sujet. Les tuteurs ne savent pas comment l’obtenir. Le tuteur, sans ignorer qu’il existe un programme pédagogique n’en fait pas sa priorité. Il imagine qu’il doit proposer des missions professionnelles durant tout l’apprentissage, mais faire le lien avec le programme du diplôme est souvent aux antipodes de ses préoccupations. Le maître d’apprentissage doute parfois de ses capacités personnelles à mener à bien sa mission.

Pour résumer : bien réussir l’accueil et l’intégration, c’est anticiper le plus possible. Préparer la logistique, préparer l’équipe, prendre contact avec l’école, construire en amont un programme de montée en compétences, être présent le jour de l’arrivée de l’alternant. Être attentif à la relation avec le tuteur pédagogique, les outils de communication de l’école. Tout ce travail de préparation est la garantie de la réussite de ce moment essentiel.

Article rédigé par François Gabaut, PhD et formateur-conseil depuis plus de quinze ans. Nourri par la ProcessCom, certifié en Analyse Transactionnelle et spécialiste des enjeux liés au tutorat.