Perplexity Projets (ex-Spaces et Collections) : organiser sa veille et son travail d’équipe

Si vous cherchez les Spaces dans votre menu Perplexity, vous ne les trouverez plus. Le 30 juillet 2026, ils sont devenus des Projets, et le changement va bien au-delà du nom : un système de fichiers partagé, une mémoire qui apprend de votre travail, des connecteurs vers vos outils, des tâches automatisées et un vrai mode équipe. Pour un professionnel qui fait de la veille, c’est le passage d’un classeur de conversations à un poste de travail. Cet article explique ce qui a changé, détaille l’anatomie d’un Projet, vous guide pas à pas dans la création de votre premier Projet de veille, propose cinq Projets types par métier avec leurs instructions prêtes à coller, et dit franchement où sont les limites.

Il complète notre guide complet de Perplexity, et renvoie vers notre comparatif gratuit vs Pro pour les plafonds de chaque plan.

Notre formateur expert utilise les Projets Perplexity en mission pour la veille réglementaire et la préparation de supports. Cet article s’appuie sur cette pratique terrain en plus des sources officielles citées.

En bref

• Les Spaces sont devenus des Projets le 30 juillet 2026. Vos anciens Spaces ont migré automatiquement avec leurs fils, fichiers et historique, selon la page officielle Perplexity.
• Un Projet regroupe conversations, tâches Computer, fichiers, instructions permanentes, outils connectés et mémoire accumulée, dans un seul espace.
• Brain, la mémoire du Projet, relit les fichiers et les sessions entre deux tâches pour démarrer la suivante avec le contexte. Réservée au plan Max selon la page tarifs.
• Les automations lancent des tâches récurrentes (chaque heure, jour ou semaine) qui surveillent des sources et préparent des synthèses en arrière-plan.
• Le partage est scopé : inviter un collègue ne lui donne accès ni à votre mémoire ni à vos comptes connectés.
• Verdict : indispensable dès que vous suivez un sujet plus de deux semaines ; inutile pour une question ponctuelle, où la recherche simple ou Deep Research va plus vite.
• CTA : Proactive Academy accompagne la mise en place de ce type de workflow dans les équipes qui structurent leur veille.

De Collections à Spaces à Projets : ce qui a changé

Perplexity a renommé trois fois la même idée en deux ans, ce qui explique la confusion qui circule dans les tutoriels. En 2024, les Collections servaient à ranger des fils de conversation par thème. Fin 2024, elles sont devenues des Spaces, avec des instructions personnalisées et des fichiers joints. Le 30 juillet 2026, les Spaces sont devenus des Projets. Si vous lisez un guide qui parle de Collections ou de Spaces, il décrit une version antérieure du même outil.

Le passage aux Projets est le premier changement de nature. Un Space était un dossier amélioré : des fils, des fichiers, une instruction. La page officielle définit un Projet comme un espace de travail partagé qui réunit les fichiers, les applications connectées, les conversations et les automations d’un même travail, et que Computer utilise comme contexte à chaque session. Le mot qui compte est « chaque session » : ce qui a été fait hier sert à ce qui sera fait demain, sans tout réexpliquer.

La migration s’est faite sans intervention. Vos anciens Spaces sont devenus des Projets avec leurs fils, leurs fichiers et leur historique. Ce qui s’ajoute par-dessus : les outils connectés, la collaboration en équipe, la mémoire Brain et les automations. Ce qui disparaît : les anciens « Focus modes » (académique, YouTube, Reddit), remplacés par un sélecteur de sources dans la barre de recherche et par des domaines prioritaires définis au niveau du Projet.

Un Projet fonctionne sur le web, sur mobile, sur l’application de bureau, et depuis Slack ou Microsoft Teams. Les utilisateurs Mac et Windows peuvent y ajouter des fichiers et dossiers locaux via l’application de bureau.

Anatomie d’un Projet

Ouvrez un Projet et vous trouvez sept éléments. Les connaître évite de sous-utiliser l’outil, ce qui est le cas de la plupart des utilisateurs que nous accompagnons.

Les sessions. Chaque conversation ou tâche lancée dans le Projet y reste attachée. Vous pouvez aussi transformer une session existante en Projet, avec ses fichiers et ses artéfacts.

Le système de fichiers. Un Projet a un espace de stockage persistant. Vous y déposez des documents, importez des dossiers ou récupérez des fichiers depuis un outil connecté. Computer peut lire, modifier et enregistrer ces fichiers d’une session à l’autre, comme le ferait un collègue sur un disque partagé. Le plan Pro autorise une cinquantaine de fichiers par Projet d’après Suprmind, une limite non publiée officiellement.

Les instructions. Un texte permanent qui cadre toutes les réponses du Projet : rôle, périmètre, format, sources à privilégier, langue. C’est l’élément le plus rentable et le plus négligé. Nous y revenons dans le pas à pas.

Les connecteurs. En tapant @ dans le champ de saisie, vous activez un outil connecté : Google Drive, Slack, Notion, GitHub, Linear et plus de 400 autres. Chaque connecteur peut recevoir une consigne propre au Projet, par exemple « ne cite que le dossier Veille 2026 » pour Drive.

Brain. La mémoire du Projet. Entre deux tâches, Brain relit les fichiers et les sessions, met à jour ce qu’il sait, et organise le résultat en concepts, entités et chantiers consultables et corrigeables. Vous pouvez l’activer, le désactiver ou le passer en mode manuel dans les réglages du Projet.

Les Skills. Des procédures réutilisables appelées par une commande /nom. La page officielle résume la différence : les instructions du Projet portent le contexte, les Skills portent les processus répétables. Un « /brief-hebdo » qui produit toujours la même structure de synthèse est une Skill, pas une instruction.

Les automations. Des tâches programmées chaque heure, jour ou semaine : surveiller des sources, publier une synthèse, tenir à jour un document d’état. Elles tournent dans Computer, donc consomment des crédits.

Pas à pas : créer votre premier Projet de veille

Prenons un cas que nous rencontrons souvent : un responsable formation qui doit suivre l’AI Act et ses conséquences sur les obligations de formation. Comptez vingt minutes pour la mise en place, une fois pour toutes.

Étape 1 : créer le Projet et le nommer

Dans la colonne de gauche, cliquez sur Projets, puis sur Nouveau Projet. Donnez-lui un nom qui dit le périmètre et l’usage : « Veille AI Act formation » plutôt que « IA ». Vous le retrouverez au milieu de dix autres dans six mois.

Étape 2 : écrire les instructions

C’est l’étape qui fait la différence entre un dossier et un assistant. Collez ce texte dans le champ Instructions, puis adaptez-le :

Tu assistes un responsable formation d'une entreprise française de 150 salariés. Ce Projet suit le règlement européen sur l'IA (AI Act) et ses conséquences sur la formation des salariés.

Règles :
- Réponds en français, en vouvoyant.
- Cite en priorité les sources officielles : EUR-Lex, Commission européenne, CNIL, Légifrance, DGEFP, France Compétences. Les cabinets de conseil et la presse viennent en complément, jamais seuls.
- Pour chaque obligation, donne la date d'entrée en application et l'article du règlement.
- Distingue toujours ce qui est en vigueur, ce qui est adopté mais pas encore applicable, et ce qui est en discussion.
- Quand une information date de plus de six mois, signale-le.
- Format par défaut : synthèse de 150 mots suivie d'une liste de sources datées.

Six lignes de règles suffisent. Les instructions trop longues se contredisent et diluent l’effet.

Étape 3 : fixer les sources prioritaires

Dans les réglages du Projet, onglet Contexte, ajoutez les domaines à privilégier : eur-lex.europa.eu, cnil.fr, legifrance.gouv.fr, travail-emploi.gouv.fr. Vous pouvez aussi exclure des domaines. C’est ce réglage qui remplace les anciens Focus modes, avec plus de précision.

Étape 4 : déposer les documents de référence

Glissez dans le Projet le texte consolidé du règlement, votre plan de formation en cours, la note interne sur les usages autorisés de l’IA. Trois à dix fichiers bien choisis valent mieux que cinquante. Chaque réponse pourra s’y appuyer, et Computer pourra les mettre à jour si vous le lui demandez.

Étape 5 : connecter un outil si nécessaire

Si vos documents vivent dans Google Drive ou Notion, connectez l’outil et donnez-lui une consigne propre au Projet : « n’utilise que le dossier Formation/Réglementation ». Tapez ensuite @Drive dans une requête pour l’interroger. Si vos documents sont sensibles, restez sur un plan Enterprise avant de connecter quoi que ce soit.

Étape 6 : poser la première question et vérifier le cadrage

Testez avec une question réelle :

Quelles obligations de formation à l'IA s'appliquent à mon entreprise depuis le 2 août 2026, et lesquelles arrivent en 2027 ? Utilise le règlement joint et les sources officielles.

Vérifiez que la réponse respecte le format, cite les bons domaines et distingue les échéances. Si ce n’est pas le cas, corrigez les instructions, pas la question. Une fois le cadrage stable, chaque question suivante partira de ce socle.

Cinq Projets types, avec leurs instructions

Voici cinq configurations qui reviennent dans nos accompagnements, avec l’instruction de départ de chacune. Copiez, adaptez, gardez court.

Le formateur : référentiels et certifications. Un Projet par certification ou par bloc de compétences, avec le référentiel en fichier.

Ce Projet porte sur la certification [nom, code RNCP]. Le référentiel joint fait foi. Pour toute question sur une compétence, cite le numéro de bloc et la formulation exacte du référentiel avant de proposer une interprétation. Sources externes : France Compétences et les organismes certificateurs uniquement.

Le RH : veille réglementaire et conventionnelle. Un Projet par convention collective ou par thème (temps de travail, IA au travail, formation).

Tu suis la convention collective [nom, IDCC]. Cite Légifrance pour les textes, la Dares et le ministère du Travail pour les chiffres. Signale toute source de plus de six mois. Format : réponse en 120 mots, puis sources datées.

Le marketeur : suivi des concurrents. Un Projet avec les sites des concurrents en domaines prioritaires. Le sujet est développé dans notre article sur la veille concurrentielle B2B avec Perplexity.

Ce Projet surveille cinq concurrents : [liste]. Ne remonte que les faits publics et sourcés (site officiel, presse, réseaux sociaux de l'entreprise). Classe chaque information en : produit, prix, recrutement, communication. Jamais de spéculation sur des données non publiques.

Le commercial : comptes clés. Un Projet par compte stratégique, avec les comptes rendus de rendez-vous en fichiers.

Ce Projet concerne le compte [entreprise]. Utilise les comptes rendus joints comme historique. Pour chaque préparation de rendez-vous, donne : actualité des trois derniers mois, changements d'organigramme, signaux d'achat, et deux questions à poser. Distingue les faits sourcés des hypothèses.

Le dirigeant : appels d’offres. Un Projet par consultation, avec le cahier des charges et vos réponses précédentes.

Ce Projet porte sur l'appel d'offres [référence]. Le cahier des charges joint fait foi. Extrais les critères de notation avec leur pondération, liste les pièces attendues avec leurs dates, et signale toute clause qui mentionne Qualiopi, l'OPCO ou la sous-traitance. Cite la page pour chaque élément.

Dans les cinq cas, la logique est la même : le Projet porte le contexte stable, la question porte le besoin du jour. Une instruction bien écrite le premier jour évite de répéter le contexte à chaque requête pendant des mois, et c’est là que se joue l’essentiel du gain de temps, bien plus que dans la vitesse de réponse de l’outil. C’est précisément ce cadrage que Proactive Academy structure avec les équipes accompagnées.

Organiser plusieurs Projets sans s’y perdre

Le premier Projet se crée en vingt minutes. Le dixième pose un problème de rangement. Trois règles tirées de nos accompagnements.

Un Projet par objet de travail, pas par outil ni par personne. Un client, une certification, une consultation, un thème de veille : chacun a son Projet. Le mauvais réflexe consiste à créer un Projet « Perplexity marketing » qui mélange tout ; au bout d’un mois, les réponses puisent dans des fichiers sans rapport entre eux et perdent en précision.

Nommer avec un préfixe. VEILLE-AI-Act, CLIENT-Dupont, AO-2026-Région, CERTIF-RNCP-xxxx. La colonne de gauche se trie alors d’elle-même, et un nouveau membre comprend le périmètre sans ouvrir le Projet.

Distinguer ce qui relève d’un Projet et ce qui relève d’une Skill. Si vous refaites la même procédure dans plusieurs Projets (une synthèse hebdomadaire, une fiche de préparation de rendez-vous), c’est une Skill appelée par /commande, disponible partout. Si le besoin tient à un contexte précis (ces fichiers, ces sources, ce client), c’est un Projet. Le mélange des deux est la source de la plupart des configurations illisibles que nous voyons.

Ajoutez une revue trimestrielle : archiver les Projets terminés, retirer les fichiers périmés, relire les instructions à la lumière de ce qui a changé. Une heure par trimestre suffit. Sans elle, les Projets se dégradent en silence, parce que Brain et les réponses continuent de s’appuyer sur des documents que plus personne ne lit.

Brain et automations : quand le Projet travaille sans vous

Deux fonctions font des Projets autre chose qu’un dossier bien rangé.

Brain est la mémoire du Projet. Entre deux tâches, il relit les fichiers et les sessions, met à jour un modèle de ce qu’il sait, et le présente en trois catégories : concepts, entités (personnes, entreprises, produits) et chantiers en cours. Vous pouvez lire, corriger ou supprimer ce qu’il a retenu. AlphaSignal rapporte des tests internes Perplexity à +25 % de justesse sur les tâches répétées et +16 % de rappel, avec un coût inférieur de 13 % sur les travaux riches en contexte. Ce sont des chiffres de l’éditeur, à lire comme tels. Notre expérience : le gain se voit à partir de la troisième ou quatrième session sur un même sujet, pas avant.

Deux réserves. La page tarifs officielle réserve Brain au plan Max ; sur Pro, vous avez le Projet, ses fichiers et ses instructions, mais pas la mémoire apprenante. Et Brain ne s’exporte pas : ce qu’il a appris reste dans Perplexity. Pour une organisation, c’est un point de dépendance à peser avant d’y investir des mois de travail.

Les automations transforment un travail répétitif en tâche programmée. La page officielle donne l’exemple d’un « débrief quotidien sur les nouvelles réglementations IA dans nos marchés ». Vous définissez la fréquence, les sources à surveiller, le format de sortie ; Computer exécute, dépose le résultat dans le Projet, et peut tenir à jour un document d’état. Les automations tournent dans Computer, donc consomment des crédits, et sont surtout utiles sur un plan Max où les crédits se renouvellent.

💡 À ne pas confondre avec un agent IA : la recherche dans un Projet reste un assistant qui répond à une demande à la fois. Les automations et les tâches Computer, elles, enchaînent des étapes de façon autonome et relèvent de la logique des agents. Pour découvrir les agents IA autonomes (qui exécutent plusieurs étapes en chaîne), voir notre cocon Agents IA.

Travailler en équipe : ce qui se partage et ce qui ne se partage pas

Un Projet peut être partagé avec des collègues. Tout le monde travaille alors sur les mêmes sources, les mêmes artéfacts et le même historique. La page officielle insiste sur un point qui rassure les DSI : inviter quelqu’un ne lui donne accès ni à votre mémoire personnelle ni à vos comptes connectés. Chaque tâche s’exécute avec les identifiants de la personne qui la lance. Un membre peut dupliquer un fil partagé pour le prolonger, sans hériter des accès de l’auteur.

Un Projet peut aussi être relié à un canal Slack ou Microsoft Teams en tapant /project dans le canal. Toute personne du canal peut y ajouter un fil ou programmer des mises à jour de statut. Pour une équipe déjà installée dans Teams, c’est la façon la plus simple de faire vivre une veille partagée sans ouvrir un outil de plus.

Chaque Projet dispose d’un panneau de confiance qui affiche les sources connectées, les réglages de partage, l’activité des automations et les sources utilisées. Consultez-le avant d’inviter quelqu’un, et régulièrement ensuite.

Reste la question du plan. Pour partager un Projet contenant des documents internes, le plan individuel Pro ne suffit pas : Enterprise Pro, à 40 € par poste et par mois, exclut vos données de l’entraînement des modèles et centralise l’administration. Le détail des plans est dans notre comparatif gratuit vs Pro.

Limites et pièges

Le plan gratuit donne un Projet, pas un poste de travail. Fichiers limités, pas de Brain, connecteurs restreints. Les Projets deviennent utiles à partir de Pro.

La qualité dépend des fichiers déposés. Un Projet nourri de documents obsolètes ou contradictoires produit des réponses obsolètes ou contradictoires, avec la même assurance. Faites le ménage tous les trimestres.

Les instructions ne sont pas des consignes absolues. Le modèle les suit la plupart du temps, pas toujours. Sur un point critique, comme l’obligation de citer une source officielle ou l’interdiction de spéculer sur des données non publiques, répétez la consigne dans la question elle-même plutôt que de compter sur l’instruction du Projet.

Brain ne s’exporte pas. MemoryLake le souligne : la mémoire se consulte et se corrige dans l’interface, mais aucune fonction d’export n’est documentée. Si vous quittez Perplexity, vous repartez de vos fichiers, pas de ce que l’outil avait appris.

Les données sensibles n’ont rien à faire dans un Projet individuel. Comptes rendus clients, données RH nominatives, documents sous NDA : plan Enterprise ou rien. Et le mode « Toujours demander » activé avant tout connecteur.

Les automations coûtent des crédits. Une veille quotidienne automatisée peut consommer en un mois l’enveloppe d’essai du plan Pro. Commencez en hebdomadaire.

Projets Perplexity face à ChatGPT Projects, Claude Projects et NotebookLM

Les quatre outils partagent l’idée d’un espace avec fichiers et instructions permanentes. Les différences tiennent à ce qu’ils font des fichiers. ChatGPT Projects et Claude Projects sont d’abord des espaces de conversation avec contexte ; ils excellent pour rédiger et raisonner sur vos documents. NotebookLM ne travaille que sur les sources que vous lui donnez, sans recherche web par défaut, ce qui en fait le meilleur outil pour étudier un corpus fermé. Les Projets Perplexity croisent en permanence vos fichiers et le web à jour, et ajoutent des automations et des connecteurs.

Le verdict tient en une ligne par usage. Pour une veille qui doit rester à jour, Perplexity ; pour analyser un corpus fermé, NotebookLM ; pour produire des textes à partir de vos documents, ChatGPT ou Claude. Deux outils, rarement quatre.