Obligations Organismes Formation : Guide Légal Complet

Les organismes de formation sont tenus par une variété d’obligations légales qu’il est essentiel de comprendre et de respecter. Ces obligations vont bien au-delà des processus d’accréditation comme Datadock ou Qualiopi et sont fondamentales pour maintenir l’agrément en tant que prestaires de formation.

Quelles sont les obligations légales d’un organisme de formation (professionnelle / continue) ?

C’est quoi l’article l 6313-1 ? Définition de la formation

L’article L6313-1 du Code du travail français, dans sa version actuelle que vous avez fournie, établit les différentes actions qui contribuent au développement des compétences et qui sont couvertes par les dispositions relatives aux actions de formation professionnelle. Ces actions sont :

Les actions de formation : Il s’agit de toutes les activités d’apprentissage organisées pour acquérir ou améliorer des compétences professionnelles. Cela peut inclure des formations en présentiel, à distance ou en situation de travail.

Les bilans de compétences : Ils ont pour but d’évaluer les compétences professionnelles et personnelles d’une personne ainsi que ses aptitudes et ses motivations afin de définir un projet professionnel ou de formation.

Les actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience (VAE) : La VAE est une procédure qui permet de faire reconnaître officiellement les compétences et les connaissances acquises par l’expérience professionnelle, afin d’obtenir tout ou partie d’un diplôme, titre ou certificat de qualification professionnelle.

Les actions de formation par apprentissage : L’apprentissage est une formation en alternance qui associe une formation théorique en centre de formation d’apprentis (CFA) et une formation pratique au sein d’une entreprise. Il permet d’acquérir un diplôme ou un titre professionnel.

Ces différentes actions visent toutes à favoriser le développement des compétences des individus, dans le but d’améliorer leur employabilité, leur adaptation aux postes de travail et leur progression professionnelle.

Le Rôle du Bilan Pédagogique et Financier

L’une des obligations essentielles de tout organisme de formation est la soumission annuelle du bilan pédagogique et financier (BPF). Ce document, qui doit être rempli en ligne avant la fin avril de chaque année, résume l’activité de l’organisme pour l’année écoulée, et doit être complété même si aucune formation n’a été dispensée au cours de cette période.

Le bilan pédagogique et financier rassemble une série d’indicateurs clés, tels que :

Les actions de formations réalisées,
Le nombre total de personnes et d’apprentis formés,
Le volume d’heures de formation par stagiaire et apprenti, le total d’heure de formation par type, par niveau, par domaine et sa durée,
La provenance des fonds (OPCO, Pôle Emploi, individuel, CPF, Apprentissage…) et le montant facturé.
La déclaration d’activité à effectuer dans les 3 mois suivant le début de l’activité.
La transmission annuelle du bilan pédagogique et financier (BPF) pour maintenir la validité de la déclaration

Il est crucial de bien gérer et suivre ses actions de formation pour pouvoir remplir correctement le BPF. À mesure que l’activité de l’organisme se développe, il peut devenir complexe de réunir toutes ces informations, d’où l’intérêt de recourir à des logiciels dédiés pour planifier les actions formations et organiser les informations nécessaires à la déclaration. De plus, il est recommandé de préparer le bilan pédagogique et financier le plus tôt possible pour éviter tout problème technique sur le site de dépôt en fin de période.

Des Contraintes Contractuelles

En plus du BPF, les prestataires de formation ont des obligations contractuelles envers leurs clients, en particulier s’ils souhaitent que leurs formations soient éligibles aux financements publics ou mutualisés (OPCO). Pour cela, ils doivent produire plusieurs documents, dont :

Une convention de prestation de formation,
Un contrat de sous-traitance (si la formation est confiée à un tiers),
Un programme de formation qui détaille les objectifs, les prérequis, le public visé, les modalités d’évaluation des compétences, les méthodes pédagogiques, les perspectives et les possibilités de poursuite d’études, l’accessibilité, la durée, le tarif, les lieux, les modalités et délais d’accès, un contact,
Des conditions générales de vente (CGV),
Une procédure de positionnement des compétences (ce que sait faire le stagiaire avant de réaliser sa formation),
Des feuilles d’émargement,
Une enquête de validation des acquis,
Une enquête à chaud et à froid de satisfaction client pour chaque formation,
Une attestation individuelle de fin de formation ou certificat de réalisation prouvant la validation ou non des compétences vues pendant la formation.

Respect des Exigences Comptables

Les prestaires de formation sont également soumis à des exigences comptables spécifiques. Ils doivent présenter un bilan, un compte de résultat et une annexe à la fin de chaque année comptable.

Si un centre de formation exerce plusieurs activités distinctes (par exemple, une activité de formation en complément d’une autre activité), il est nécessaire de mettre en place une comptabilité analytique. Celle-ci permet de différencier clairement les coûts et les revenus de chaque activité.

De plus, les actions de validation des acquis de l’expérience (VAE) doivent être comptabilisées séparément des autres activités de formation. Par exemple, si un organisme propose à la fois de la formation continue, de la VAE et du coaching, il devra disposer d’une comptabilité analytique distinguant ces trois activités.

Chaque Centre de formartion doit clarifier les obligations comptables des organismes de formation :

Mise en place d’une comptabilité analytique si plusieurs activités distinctes coexistent.
Présentation obligatoire d’un bilan, compte de résultat et annexe annuels.

Un Plan Comptable Spécifique

Si le chiffre d’affaires de formation d’un organisme dépasse 15 244 euros, il doit instaurer un plan comptable adapté à son activité de formation. Pour cela, il peut être nécessaire de solliciter l’aide d’un expert-comptable.

La Nécessité d’un Commissaire aux Comptes

La loi stipule que les prestataires de formation doivent nommer un commissaire aux comptes s’ils franchissent au moins deux des trois seuils suivants :

Trois salariés en CDI,
Un chiffre d’affaires (toutes activités confondues, y compris hors formation) de 153 000 euros,
Un total bilan de 230 000 euros.

Il est essentiel de noter que ces seuils peuvent être atteints rapidement. Si un organisme de formation omet de nommer un commissaire aux comptes lorsqu’il atteint ces seuils, il risque non seulement de perdre son numéro d’organisme de formation, mais aussi d’invalider toutes les décisions prises en assemblée générale ou dans un organe décisionnel depuis l’année comptable où l’obligation a été atteinte. Cela pourrait entraîner la nécessité de revoir et de revoter toutes les décisions prises lors des trois dernières années, une situation qui peut être très laborieuse.

Obligation d’informations aux stagiaires par les prestataires de formation

Avant d’entériner l’inscription d’un stagiaire, chaque centre de formation est tenu de lui fournir certains renseignements essentiels, tels que :

Les règles de conduite et d’organisation internes de l’établissement de formation (le règlement intérieur,
Le descriptif détaillé du programme de formation,
Les horaires de formation,
Les moyens mis en œuvre pour évaluer la formation,
Un aperçu des formateurs, incluant leurs titres ou qualifications,
Les contacts de la personne en charge des relations avec les stagiaires au sein de l’entité qui finance la formation (employeur, Opco, financeur public).
Depuis le 1er septembre 2023, tous les organismes de formation certifiés doivent afficher leur certificat Qualiopi pour renforcer la transparence de leur offre
Depuis le 2 mai 2024, les utilisateurs du CPF doivent s’acquitter d’une participation financière obligatoire de 100 € pour mobiliser leurs droits à la formation

À la fin de l’action de formation, l’établissement doit fournir au stagiaire tout document attestant de l’achèvement de la formation, tel que stipulé dans la convention ou le contrat de formation.

En ce qui concerne les règles de conduite internes des établissements de formation, ils sont tenus de mettre en place, dans les trois mois suivant le début de leur activité de formation, un règlement intérieur à l’attention des stagiaires. Ce document écrit doit préciser les principales mesures relatives à la santé et à la sécurité au sein de l’établissement, les règles de discipline, y compris les sanctions applicables aux stagiaires et leurs droits en cas de sanction, ainsi que les modalités de représentation des stagiaires pour les formations de plus de cinq cents heures.

Concernant la promotion de leurs actions de formations, les établissements de formation peuvent la réaliser, à condition de respecter le principe de transparence et de bonne foi dans les informations fournies à leurs clients, de manière à ne pas les tromper.

De plus, le Code du travail stipule que toute publicité d’un établissement de formation ne peut inclure le numéro de déclaration d’activité (DA) qu’en utilisant la formule suivante : « Enregistré sous le numéro [N° de DA]. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État ».

Quelles sanctions pour les dispensateurs de formation ?

Les actions de formation professionnelle continue menées par les dispensateurs de formation et leurs sous-traitants sont soumises à un contrôle administratif et financier de l’État, conformément aux articles L6361-2 et L6361-3 du Code du travail. Ce contrôle porte sur les moyens financiers, techniques et pédagogiques déployés pour la formation continue, à l’exception des compétences pédagogiques.

Les organismes de formation qui enfreignent les dispositions légales et réglementaires peuvent être confrontés à des sanctions administratives, pénales et financières, comme le prévoit l’article L6362-10 du Code du travail. Ces sanctions financières ne peuvent être imposées qu’après une procédure contradictoire respectée, suite à la notification des résultats du contrôle.

En cas de contrôle, les organismes de formation doivent justifier l’origine des fonds reçus et la nature des dépenses liées à leurs activités, en vertu de l’article L6362-5 du Code du travail. En cas d’incapacité à le faire, ils peuvent faire l’objet d’un rejet de ces dépenses et doivent rembourser au Trésor public une somme équivalente aux dépenses rejetées, comme indiqué à l’article L6362-7 du Code du travail. Les dirigeants de l’organisme sont également tenus de payer ces sommes, conformément à l’article L6362-7 du Code du travail.

De plus, les organismes de formation doivent être en mesure de prouver la réalité et la pertinence des actions de formation lors d’un contrôle, en vertu des articles L6362-3, L6362-6 et L6354-1 du Code du travail. Si ce n’est pas le cas, ces actions sont considérées comme inexécutées et les fonds reçus indûment doivent être remboursés au cocontractant. Si le remboursement n’est pas effectué dans le délai imparti, une somme équivalente doit être versée au Trésor public, comme prévu aux articles L6362-7-1 et L6362-6 du Code du travail.

En outre, tout prestataire de formation qui utilise intentionnellement des documents pour éluder ses obligations ou obtenir indûment des aides doit verser une somme équivalente aux montants indûment perçus au Trésor public, conformément à l’article L6362-7-2 du Code du travail. Cette sanction n’a pas le caractère d’une peine pour infraction pénale et est prononcée indépendamment de toute poursuite pénale qui peut être engagée.

Enfin, le refus de se soumettre à un contrôle peut entraîner une évaluation d’office par l’administration des sommes à rembourser ou à verser au Trésor public, comme indiqué à l’article L6362-7-3 du Code du travail. Cette évaluation est effectuée sur la base des déclarations et informations recueillies par l’administration et communiquées à l’organisme de formation dans le cadre d’une procédure contradictoire, conformément aux articles R6362-1-1, R6362-1-3 et R6362-1-2 du Code du travail.