Créer son organisme de formation peut vous demander beaucoup de temps et d’argent si vous ne respectez pas certaines règles. On ne parle pas même pas des sanctions pénales qui peuvent vous tomber dessus en cas de contrôle.
Nous vous proposons un accompagnement complet vous permettant de créer votre propre organisme de formation dans les règles – tout en vous donnant accès à toutes les opportunités de financement qui existent en France (CPF, Pôle Emploi, Région, Apprentissage…).
Vous pouvez commencer doucement ou prendre l’intégralité de nos options.
Si vous avez déjà un organisme de formation et que vous voulez créer un CFA.
Formule "Se lancer dans la formation"
1 - Maîtriser l'organisation et le financement de la formation professionnelle (hors CFA)
Nous offrons l’opportunité de comprendre l’environnement de la formation professionnelle et d’acquérir les bases des réglementations, des fonds et des systèmes mis en place :
- Maîtriser le cycle de financement de la formation professionnelle
- Identifier les différents acteurs qui financent la formation et leurs dispositifs
- Identifier les outils et les plateformes de référencement
- Maîtriser les différents types de certification (Répertoire spécifique, RNCP, CQP…)
2 - Réussir son lancement : Stratégie, Business Plan et juridique
Proactive Academy connaît les obligations légales et les différents modèles de financement de la formation professionnelle :
- Elle confirmera les démarches à entreprendre pour créer son organisme de formation
- Elle vous fournira des conseils sur les documents juridiques en lien avec votre avocat ou votre expert comptable
- Elle vous proposera des outils pour réfléchir sur votre stratégie et sur votre Business Plan
En fonction de vos objectifs de volume, nous vous recommanderons d’évaluer les coûts et les investissement à réaliser,
Les options :
3 - Devenir certifiant et accéder au CPF
Pour faire du CPF, vous devez être certifiant : c’est à dire préparer ou faire passer à une certification inscrite au Répertoire Spécifique ou au RNCP.
Avec l’aide de notre outil interne, Proactive Academy est en mesure de réaliser une synthèse des certifications disponibles en France, ceux qui les possèdent et les croiser avec les compétences recherchées par les entreprises sur le marché de l’emploi.
Cette cartographie sera complétée par une analyse des certificats retenus selon plusieurs critères :
- vos besoins (les critères sont déterminés avant travaux)
- Temps de formation minimal
- une pédagogie flexible
4 - Ingénierie pédagogique et évaluations
Si vous souhaitez proposer une certification à vos clients, vous devrez décrypter les obligations du référentiel.
Cela passe par une montée en compétences aux techniques pédagogiques pour concevoir des modules de formation, des outils de positionnement et d’évaluation tout au long du processus de formation, la mise en place d’un jury ainsi que la demande de centre d’examen auprès du ministère.
Les objectifs :
- Savoir analyser et décrypter un référentiel
- Savoir établir la correspondance entre les blocs de compétences des certifications sélectionnés et les compétences attendues par le Groupe ABAD
- Savoir concevoir et modulariser
- Savoir créer des outils d’évaluation et de progression
- Savoir appliquer la démarche sur un exemple concret
Retrouvez aussi notre formation Animer une formation
5 - Monter des partenariats / Devenir centre d'examen et organisation des jurys
En fonction de la certification choisie, vous devrez faire une demande auprès des organismes de certification (ministère du travail, ministère de l’éducation, etc.), nous vous accompagnerons dans la démarche du dépôt pour devenir centre d’examen.
De l’obtention de l’agréments à l’organisation des examens, vous serez accompagné à chaque étape par un expert métier.
Les objectifs :
- créer une demande d’agrément pour devnir centre organisateur de sessions
- organiser une session de validation en respectant les obligations réglementaires.
6 - Accompagnement à la certification Qualiopi
Pour pouvoir proposer le CPF, les fonds OPCO ou Pôle Emploi à vos clients, votre organisme de formation devra être certifié Qualiopi.
Nous vous accompagnons dans la mise en place de votre système Qualité en respectant les 32 indicateurs et les 7 critères du référentiel.
Notre expert Qualité travaillera avec l’ingénieur qui réalisera la formation sur la pédagogie afin de respecter dès le début le référentiel.
Le détails de l’accompagnement à la certification Qualiopi
Entourez-vous de spécialistes et n'hésitez pas à nous solliciter pour un premier tour de table :
Proactive Academy s’engage à respecter vos données. Vos données seront enregistrées pour donner une suite à votre inscription ou demande d’informations. Remplir ce formulaire vous permettra d’être contacté pour avancer sur votre demande ainsi que de recevoir des offres de formations. Elles sont conservées pendant 3 ans après notre dernière relation et ultérieurement si nous y sommes légalement tenus. Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, vous pouvez exercer votre droit d’accès, rectification, suppression, limitation, opposition et portabilité des données vous concernant en nous contactant sur contact@proactiveacademy.fr
Notre guide "Comment créer un organisme de formation ?"
Malgré la loi de 2018 qui a essayé de simplifier le secteur de la formation professionnelle et de l’apprentissage, tout ce petit monde reste encore très opaque pour les non-initiés.
Vous le savez peut-être, mais chez Proactive Academy nous aimons faciliter la vie de nos clients. Nous sommes des fervents défenseurs des webinaires, des guides, des articles autour de nos sujets d’expertise.
Nous travaillons maintenant depuis 10 ans dans le développement des acteurs de la formation et de la formation par apprentissage. Nous avons créé des organismes de formation et des cfa dans la restauration, dans le digital, dans la logistique, l’insertion et même dans le développement commercial avec notre propre école – Alterneo.
C’est pour cette raison que nous vous proposons un guide complet sur la création d’un organisme de formation en 8 étapes. Vous y trouverez tout ce que vous devez savoir pour vous lancer dans une activité de formation.
Si vous voulez aller plus loin sur le sujet, vous pouvez toujours nous contacter.
Etape 1 - Comprendre ce qu’est la formation
Qu’est ce qu’un acte de formation ?
Un acte de formation est encadré par le Code de Travail. Sa définition a évolué avec la loi du 5 septembre 2018 “pour la liberté de choisir son avenir professionnel”. L’action de formation se traduit maintenant comme un parcours pédagogique permettant de répondre à un objectif professionnel.
D’après l’article L6311-1, la formation professionnelle continue a pour objet de favoriser l’insertion ou la réinsertion professionnelle des travailleurs, de permettre leur maintien dans l’emploi, de favoriser le développement de leurs compétences et l’accès aux différents niveaux de qualification professionnelle, de contribuer au développement économique et culturel, à la sécurisation des parcours professionnels et à leur promotion sociale.
Elle a également pour objet de permettre le retour à l’emploi des personnes qui ont interrompu leur activité professionnelle pour s’occuper de leurs enfants ou de leur conjoint ou ascendants en situation de dépendance.
La nouveauté c’est que l’acte de formation peut être réalisé en partie ou en totalité à distance ou être réalisé en situation de travail (AFEST).
Si votre service ne répond pas à cette définition, vous n’êtes pas dans un acte de formation.
C’est comme cela qu’on fait la différence entre de la formation, de l’accompagnement ou du consulting.
Qu’est ce qu’une formation en tout ou partie à distance ?
Vous l’aurez compris, une action de formation à distance est une formation qu’on réalise chez soi ou au bureau. Elle peut être en e-learning (asynchrone), à distance (synchrone) ou en blended learning (mix entre du e-learning et du présentiel).
Pour qu’elle soit valide par rapport à la loi, une formation en tout ou partie à distance doit comprendre :
- une assistance technique et pédagogique appropriée pour accompagner le bénéficiaire dans le déroulement de son parcours
- une information du bénéficiaire sur les activités pédagogiques à effectuer à distance et leur durée moyenne.
- des évaluations qui jalonnent ou concluent l’action de formation.
Qu’est ce qu’une action de formation en situation de travail ?
Une des grandes nouveautés de la loi de 2018, c’est la définition d’une action de formation en situation de travail. Pour synthétiser le principe de l’AFEST, nous pourrions le définir comme une action de formation sur le poste de travail qui est encadré par un dispositif pédagogique et un formateur. L’AFEST est juste une nouvelle modalité pédagogique qu’on pourrait retrouver dans une formation en apprentissage ou dans une formation continue de 3 mois avec une certification à la clé.
La mise en oeuvre de cette modalité de formation doit comprendre :
- l’analyse de l’activité de travail pour, le cas échéant, l’adapter à des fins pédagogiques,
- la désignation préalable d’un formateur pouvant exercer une fonction tutorale,
- la mise en place de phases réflexives, distinctes des mises en situation de travail et destinées à utiliser à des fins pédagogiques les enseignements tirés de la situation de travail, qui permettent d’observer et d’analyser les écarts entre les attendus, les réalisations et les acquis de chaque mise en situation afin de consolider et d’expliciter les apprentissages,
- des évaluations spécifiques des acquis de la formation qui jalonnent ou concluent l’action.
Vous pouvez retrouver notre guide sur l’individualisation de formation et sur l’AFEST si vous souhaitez approfondir le sujet.
Les différents types de formation
La loi définit les actions de formation qui participent au développement des compétences et qu’elle intègre dans le champ d’application des dispositions relatives à la formation professionnelle.
Elle en définit 4 :
- les actions de formation
- Elles doivent permettre à toute personne sans qualification professionnelle ou sans contrat de travail d’accéder dans les meilleures conditions à un emploi ;
- Elles doivent favoriser l’adaptation des travailleurs à leur poste de travail, à l’évolution des emplois ainsi que leur maintien dans l’emploi et de participer au développement de leurs compétences en lien ou avec leur poste de travail. Elles peuvent permettre à des travailleurs d’acquérir une qualification plus élevée ;
- Elles doivent permettre de réduire, pour les travailleurs dont l’emploi est menacé, les risques résultant d’une qualification inadaptée à l’évolution des techniques et des structures des entreprises, en les préparant à une mutation d’activité soit dans le cadre, soit en dehors de leur entreprise. Elles peuvent permettre à des salariés dont le contrat de travail est rompu d’accéder à des emplois exigeant une qualification différente, ou à des non-salariés d’accéder à de nouvelles activités professionnelles ;
- Elles doivent favoriser la mobilité professionnelle
- les bilans de compétences : c’est un outil qui permet à des travailleurs d’analyser leurs compétences, leurs aptitudes et leurs motivations afin de les aider à construire un projet professionnel, et, le cas échéant, un projet de formation. Les bilans de compétences sont très encadrés par la loi. Il y a certaines obligations à respecter pour pouvoir en proposer.
- la validation des acquis de l’expérience : ce dispositif permet à un salarié de valider un diplôme ou un titre professionnel (c’est-à-dire une certification qui lui attribue un grade, comme par exemple un bac / bac+1 jusqu’à bac+5…) en valorisant son expérience professionnelle et ses compétences cumulées pendant sa carrière. Un ministère ou une structure privée possédant un titre ou un diplôme, a défini les modalités pour pouvoir y prétendre. En général, il faut prouver d’une expérience significative et rédiger un mémoire/ un dossier qu’on présente devant un jury.
Pour proposer ce genre de prestation, il faut être un organisme de formation et être habilité à certifier sur le diplôme ou le titre qui vous intéresse.
- les actions de formation par apprentissage : nous ne sommes plus sur un dispositif de formation professionnelle continue mais sur de la formation initiale. C’est-à-dire que les organismes de formation par apprentissage (CFA) doivent respecter des conditions assez strictes pour proposer ce genre de formation.
L’apprentissage, c’est un cadre juridique qui permet à un jeune de moins de 30 ans de faire sa formation diplômante en alternant cours théoriques et pratiques en entreprise.
La loi donne à l’apprentissage l’objet suivant :
- Permettre aux travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage d’obtenir une qualification professionnelle sanctionnée par un diplôme ou un titre à finalité professionnelle enregistré au répertoire national des certifications professionnelles ;
- Dispenser aux travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ainsi qu’aux apprentis originaires de l’Union européenne en mobilité en France une formation générale associé à une formation technologique et pratique, qui complète la formation reçue en entreprise et s’articule avec elle ;
- Contribuer au développement des connaissances, des compétences et de la culture nécessaires à l’exercice de la citoyenneté.
- Contribuer au développement de l’aptitude des apprentis à poursuivre des études par la voie de l’apprentissage ou par toute autre voie.
Quelle différence entre un organisme de formation et un centre de formation ?
Alors c’est très simple, il faut être organisme de formation pour ouvrir un centre de formation. Un centre de formation c’est un organisme de formation qui accueille ses stagiaires au sein de ses locaux. Cela veut dire qu’il doit respecter toutes la réglementation sur les établissements recevant du public (ERP).
Vous pouvez faire de la formation sans avoir de locaux. Vous pouvez intervenir directement chez vos clients ou louer des salles respectant la réglementation.
Etape 2 - Qui peut créer un organisme de formation ?
Globalement toutes les structures personnes physiques ou morales peuvent être organisme de formation.
Vous pouvez choisir une entreprise individuelle (auto-entrepreneur) ou monter une société seul (EURL, SARL, SASU) ou une société avec plusieurs personnes (SAS ou SA).
Les associations sont souvent utilisées par les collectivités territoriales, les établissements publics ou les consulaires pour organiser leurs activités de formation.
Le choix du statut juridique va vraiment dépendre de votre stratégie et de votre situation personnelle.
Vous n’êtes pas obligé de proposer de la formation comme activité principale. Vous pouvez par exemple avoir une activité principale dans la construction immobilière, dans le développement informatique, l’assurance et proposer une activité secondaire de formation.
Les deux activités peuvent être cumulées sur le même statut juridique. Par contre, cela peut poser un problème en termes de fiscalité si vous optez pour un régime de TVA différent. Nous en parlons plus bas.
Le plus important est, avant tout de comprendre que, si vous lancez une activité de formation avec un centre de formation ou non (qui correspond à la définition d’une action de formation par la loi) , c’est que vous devez obligatoirement déclarer votre activité de formation à la direction régionale interdépartementale, de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DRIEETS) de votre région (direction régional des entreprises).
Quel diplôme pour ouvrir un centre de formation ou un organisme de formation ?
Aujourd’hui, il n’y aucune obligation de diplôme pour ouvrir un organisme de formation. Comme toute aventure entrepreneuriale, il est conseillé de se former ou de se faire aider.
Etape 3 - Comment obtenir un agrément pour un centre de formation ou un organisme de formation ?
Les démarches à suivre pour avoir son numéro de déclaration d’activité (NDA)
Pour créer son organisme de formation, il faut montrer patte blanche ! La formation professionnelle a vu ces dernières années son activité fortement contrôlée. L’Etat souhaite pouvoir identifier et contrôler toutes les structures qui proposent de la formation. Vous devez donc déposer une demande pour avoir le droit d’exercer et obtenir un numéro de déclaration d’activité (NDA).
Toute personne qui forme des individus doit avoir le fameux sésame, même si vous êtes un simple intervenant ou un sous-traitant dans une école ou dans un CFA. Porter un contrat avec un client n’est plus la seule obligation pour avoir un numéro de déclaration d’activité de formation (NDA).
En tant qu’organisme de formation si vous engagez des formateurs en sous traitance, vous devez vérifier qu’ils possèdent bien des NDA. A l’inverse, si vous êtes formateur indépendant et que vous travaillez pour un CFA, un organisme de formation ou une école et que vous n’avez pas de NDA, vous êtes en infraction.
Les formateurs salariés ou en portage salarial ne sont pas concernés
L’amende peut être salée si vous vous faites contrôler par les services fiscaux et qu’ils découvrent que vos indépendants ne sont pas déclarés en tant qu’organisme de formation avec un numéro de déclaration d’activité de formation.
Par contre, le législateur précise que les prestataires qui réalisent de la formation pour des particuliers dans leurs activités de loisirs ou les entreprises qui proposent pour son personnel des formations professionnelles internes sur ses fonds propres, ne sont pas concernés par l’obligation de déclaration d’activité de formation.
Etape 4 - Comment se déclarer en tant qu'organisme de formation ?
Pour créer son organisme de formation, vous devez remplir en ligne ou par courrier le cerfa n°10782*05.
Votre demande doit être accompagnée des pièces justificatives ci-dessous :
- vous devez avoir réalisé ou avoir signé une première prestation. Il faut donc fournir une copie des pièces suivantes :
- une convention de formation professionnelle
- un bon de commande ou facture établis pour avoir réalisé une prestation de formation
- un premier contrat de formation
- un contrat d’apprentissage
- la copie du justificatif du document attribuant votre SIREN (KBIS)
- le bulletin n°3 du casier judiciaire, du dirigeant pour les personnes morales ou du déclarant pour les indépendants.
- si vous démarrez directement par une activité de formation par apprentissage, vous devez fournir une copie des statuts.
- un programme de formation où sont détaillés le contenu des actions, leur organisation et les moyens techniques et pédagogiques mobilisés.
Pour contrôler le sérieux de votre activité, les services de l’Etat peuvent vous demander de compléter votre demande avec un justificatif prouvant la bonne exécution de votre première formation, les personnes ayant suivi cette formation, la nature de cette formation ou la pertinence des compétences de la personne qui la réalise.
Vous devriez obtenir votre récépissé de déclaration d’activité d’un prestataire de formation sous 30 jours.
Important : ce numéro de déclaration d’activité n’est pas un agrément de l’Etat à votre organisme de formation ou à vos formations que vous réalisez. C’est une simple procédure administrative vous permettant d’exercer votre activité.
Etape 5 - Les obligations légales quand on est un organisme de formation
Maintenant que vous avez votre NDA, il va falloir le garder. En effet, les organismes de formation sont soumis à plusieurs obligations légales non négligeables et non négociables. Nous ne parlons pas de démarche qualité comme Datadock ou Qualiopi, nous sommes juste sur le minimum pour garder son numéro d’organisme de formation.
Le bilan pédagogique et financier
Chaque année, avant la fin du mois d’avril, tous les organismes de formation doivent compléter en ligne leur bilan pédagogique et financier (BPF) pour l’année comptable passée. Il est important de le faire, même si vous n’avez pas réalisé votre formation!
Le BPF synthétise votre production annuelle avec plusieurs indicateurs :
- le type de formations réalisées,
- le nombre de personnes et d’apprentis formés,
- le nombre d’heures de formation par stagiaires et par apprentis, le total d’heure de formation par type, par niveau, par domaine et la durée,
- la nature des fonds reçus (OPCO, Pôle Emploi, individuel, CPF, Apprentissage…) et le montant des factures
Le bilan pédagogique et financier nécessite de bien suivre son activité de formation.
Avec le développement de votre business, si vous n’avez pas dans un coin, le détail de votre production de l’année précédente, vous risquez de galérer pour compléter votre BPF.
Quand les organismes de formation atteignent un certain niveau d’activité, il n’est pas rare de les voir prendre un logiciel “métier” pour planifier les formations ET avoir déjà les informations organisées pour leur déclaration.
De plus, il est conseillé d’anticiper le plus tôt possible la réalisation du bilan pédagogique et financier car le site peut être indisponible dans les derniers jours de dépôt. Il n’y aura pas de deuxième chance pour les retardataires.
Les obligations contractuelles
Un organisme de formation a des obligations contractuelles vis-à-vis de ses clients. C’est d’autant plus vrai, si vous souhaitez que vos formations puissent bénéficier de financements publics ou mutualisés (OPCO). Nous vous conseillons de prendre de bonnes habitudes dès maintenant.
La liste des documents à produire sont :
- une convention de prestation de formation
- un contrat de sous-traitance (si vous confiez la formation à un tiers)
- un programme de formation avec les informations suivantes :
- les objectifs de la formation
- les pré-requis
- le public
- le programme (détail de la formation)
- les modalités d’évaluation des compétences
- les méthodes pédagogiques mobilisées
- les débouchés et les poursuites d’études
- l’accessibilité
- Durée, tarif et lieux
- les modalités et délais d’accès
- un contact
- des conditions générales de ventes (CGV)
- une procédure de positionnement des compétences (ce que sait faire le stagiaire avant de réaliser sa formation)
- des feuilles d’émargement
- une enquête de validation des acquis
- une enquête à chaud et à froid de satisfaction client pour chaque formation.
- une attestation individuelle de fin de formation ou certificat de réalisation prouvant la validation ou non des compétences vues pendant la formation.
Les obligations comptables
Comme les documents administratifs, les organismes de formation sont contraints au niveau de leur comptabilité.
Tout d’abord, vous devez obligatoirement présenter à la fin de chaque année comptable, un bilan, un compte de résultat et une annexe.
Vous devez mettre en place une comptabilité analytique si vous avez plusieurs activités différentes (par exemple dans le cadre d’une activité secondaire de formation). En résumé, vous devez pouvoir présenter la compatibilité de l’activité de formation par rapport aux autres.
Les actions de validation des acquis de l’expérience (VAE) doivent être isolées comptablement des autres activités de formation. Si vous réalisez des actions de formation continue, de la VAE et du coaching par exemple, vous aurez une comptabilité analytique permettant de distinguer les trois.
Un plan comptable spécifique
Si votre chiffre d’affaires de formation dépasse 15 244 euros, vous devez demander à votre comptable de mettre en place un plan comptable adapté aux organismes de formation.
La désignation d’un commissaire aux comptes
La loi oblige les organismes de formation à nommer un commissaire aux comptes s’ils dépassent deux des trois seuils :
- trois salariés en CDI
- 153 000 euros de CA (toutes activités confondues même hors formation)
- 230 000 euros au total bilan
Vous pourriez être surpris mais les seuils sont très facilement atteignables. Si vous oubliez de le nommer, vous risquez de perdre votre numéro mais aussi d’invalider toutes les décisions prises en assemblée générale ou dans un organe décisionnel de votre organisme à partir de l’année comptable où vous avez atteint l’obligation.
Ce n’est jamais très drôle de devoir re-faire voter toutes les décisions prises en AG sur les trois dernières années.
Etape 6 - La fiscalité et le régime de TVA
Votre fiscalité va dépendre d’abord du choix de votre structure juridique. Si vous êtes auto-entrepreneur, vous n’aurez pas la même imposition que si vous êtes en SAS. C’est un sujet à bien regarder avant de monter son entreprise.
Par contre, au niveau de la TVA, une grande majorité des organismes de formation choisissent de demander auprès du fisc d’être intégralement exonéré de la taxe sur la valeur ajoutée.
Cette demande doit être faîte uniquement après avoir obtenu votre numéro de déclaration d’activité. Ensuite, il vous suffit de faire une demande avec le formulaire 10219*16 auprès de la direction départementale en charge de l’emploi, du travail et des solidarités.
Vous recevrez ensuite une réponse sous 2 mois. Attention, l’accord n’est pas rétroactif. Vous devez donc facturer de la TVA jusqu’à obtenir l’accord de l’administration (sauf si vous êtes dans un régime auto-entreprise. Il faut faire attention de ne pas dépasser le seuil de CA annuel autorisé).
Ne pas facturer de la TVA a un avantage sur le plan commercial. Par contre, sachez que vous serez redevable d’une autre taxe : la taxe sur les salaires.
Elle est redevable pour les structures qui ne facturent pas la TVA et elle est calculée sur les rémunérations versées durant l’année.
L’autre inconvénient de ne pas être soumis à la TVA, c’est que vous ne la récupérez pas de votre côté au niveau de vos fournisseurs. De plus, vous ne pouvez pas non plus l’immobiliser dans le cadre de vos investissements.
Il sera donc nécessaire de prévoir 20% de charges en plus sur l’ensemble de vos achats.
Si vous avez une activité avec de la TVA, et une activité sans TVA, vous paierez de la taxe sur les salaires au pourcentage de chiffre d’affaires facturé sans TVA au cours de l’année. C’est la même chose pour la TVA non récupérable et la TVA sur les investissements.
Etape 7 - A qui pouvez-vous vendre vos formations ?
Un organisme de formation peut vendre de la formation à plusieurs types de cibles :
- à un particulier : sur ses fonds propres ou en utilisant son compte personnel de formation (sous conditions*)
- à une entreprise, une association ou une collectivité territoriale : en utilisant son plan de formation ou en mobilisant ses fonds mutualisés avec son opérateur de compétence (OPCO) (sous conditions*)
- à un opérateur de compétence : vous pouvez être sélectionné par un OPCO pour répondre à une de ses problématiques de branche professionnelle (sous conditions*)
- à Pôle Emploi : un chômeur indemnisé peut bénéficier de Pôle emploi d’une aide pour financer une formation (sous conditions*)
- aux régions : elles sont responsables du pilotage du développement des compétences sur leur territoire. Elles réalisent régulièrement des appels d’offres pour sélectionner des organismes de formation pour former à des métiers spécifiques (sous conditions*).
Vous l’aurez compris, le marché de la formation peut être très large en termes de cibles.
*Par contre, vous aurez des contraintes supplémentaires si vous voulez référencer vos formations au CPF, auprès de votre OPCO ou chez Pôle Emploi.
Pour cela, nous vous proposons notre guide sur comment rendre sa formation finançable au CPF et auprès de l’OPCO.
Etape 8 - Les ressources indispensables pour commencer son activité
Vous l’aurez compris, faire de la formation ce n’est pas pour les rigolos. Il est attendu un minimum de professionnalisme pour exercer.
Pour cela, nous proposons de lister les ressources nécessaires pour commencer votre activité de formation :
- Être formateur ou travailler avec des formateurs : c’est la base mais beaucoup l’oublient. Vous pouvez être bon techniquement dans votre domaine mais être un très mauvais pédagogue. Il est conseillé d’avoir suivi une formation de formateur avant de se lancer. Il existe pleins de techniques d’animation à connaître qui vous permettront d’éviter la catastrophe lors de votre première animation. Il n’y a pas encore d’obligation d’avoir une certification de formateur pour exercer mais ça fait des années que le sujet revient sur la table.
- Savoir concevoir votre formation en fonction d’un cahier des charges. Nous le traitons dans le guide sur la certification et le financement de la formation, mais aujourd’hui, les formations sont conçues autour des compétences. Il faut avoir un minimum de connaissances pour concevoir sa formation en répondant à un cahier des charges de compétences souhaité par le client ou la certification préparée. Savez-vous modulariser votre formation autour de blocs de compétences ? Avez-vous un fil conducteur pédagogiquexde votre formation ? Avez vous des supports à donner à vos stagiaires ? Autant de points qu’on apprend dans une formation de formateur.
- Avoir un business plan. Comme quand on lance une entreprise, il est nécessaire de concevoir son business plan. Quels sont vos objectifs à court et à long terme ? Quelles sont vos charges ? (locaux, salaires, charges courantes, Certification Qualiopi). Quels chiffres d’affaires avez vous besoin pour gagner votre vie ? A combien allez vous vendre votre journée de formation ? Connaissez vous vos concurrents ? Le business plan, c’est un bon moyen de mettre en tension votre idée et voir ce qui est réaliste ou non.
- Avoir un outil de planification de vos formations. L’enjeu est de réussir à programmer et à suivre les formations que vous vendez. Il y a 10 ans quand nous avons démarré, nous avons très rapidement été obligés de concevoir un outil sur excel pour éviter de nous perdre dans notre production. C’est important pour la facturation à la fin du mois mais aussi pour la réalisation de son bilan pédagogique et financier. Très rapidement, vous verrez l’intérêt de vous équiper d’un logiciel plus élaboré comme Digiforma.
- Avoir une salle de formation équipée et réglementaire. C’est du bon sens. En général, on n’oublie pas le vidéoprojecteur et le tableau blanc. Mais avez vous pensé à la connexion internet ? avez vous le droit d’accueillir du public ? Vos locaux sont-ils adaptés aux personnes à mobilité réduite ? avez vous prévu le petit déjeuner d’accueil et le café (la base) ?
- Avoir des outils pour animer à distance. Nous sommes tous maintenant habitués à travailler et à se former à distance. Par contre, ça ne veut pas dire qu’on le fait bien. Si vous voulez être compétitif en proposant vos formations à distance, n’oubliez pas de vous équiper et de vous former. Avez-vous un compte professionnel Zoom (attention aux 40 minutes de la version gratuite) ou Google Meet ? Avez vous pensé à des animations adaptées à la formation à distance ? (outils de partage, outils interactifs, technique brise-glace…)
Faut-il faire la démarche de la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi est nécessaire uniquement si vous souhaitez bénéficier pour vos clients, des fonds publics ou des fonds mutualisés.
Les entreprises cotisent chaque année pour financer le système de la formation. Cette argent est géré par France Compétences, les opérateurs de compétences (OPCO – organisme paritaire collecteur agréé), la caisse des dépôts (CPF), les Régions et Pôle Emploi. Si vous voulez que vos formations soient financées par ces différents acteurs, vous allez au minimum devoir passer la certification Qualiopi.
Si vous êtes uniquement un sous-traitant ou vous souhaitez mobiliser les fonds propres de vos clients, il n’est pas nécéssaire de la passer. Il est fortement conseillé avant de passer Qualiopi, d’avoir une expérience de la formation afin de bien appréhender les exigences du référentiel.
Qu'est ce qu'un organisme certificateur ?
- Comment devenir un organisme CPF ?
Un organisme de certificateur est un organisme de formation qui a la compétence pour valider les compétences des personnes qu’elle a formé ou pour le compte d’un tiers. C’est à dire que l’organisme de formation a mis en place des procédures et des outils pour valider que les individus qui ont suivi la formation, maîtrisent les compétences traitées.
Les certifications peuvent être maison ou être reconnu par l’Etat, dans le cadre d’un dépôt au RNCP (pour les certifications donnant à un grade, comme le bac, bac+2, bac+3,…) ou au Répertoire Spécifique pour des certifications complémentaires à un grade comme le TOIC, le CACES ou le permis. Les plus grands certificateurs sont les ministères comme le Ministère de l’éducation, le ministère du travail, de l’agriculture ou de la santé. Il est possible pour un organisme de formation privés de déposer sa propre certification. Il faut avoir juste conscience que le chemin est long, très onéreux et qu’il y a très peu d’élus à la fin.
Pour pouvoir le droit de mobiliser le CPF de vos clients, vous devez être un organisme certificateur reconnu (en plus d’être certifié Qualiopi). Pour cela, vous devez avoir vos propres certifications au RNCP ou au Répertoire spécifique France Compétences (RNCP ou RS), ou avoir obtenu un accord d’un ministère ou d’un organisme privé pour utiliser ses certifications reconnues. (On vous aide dans cette démarche).
Nous avons essayé dans ce guide de regrouper les étapes essentielles pour réussir la création et le lancement de votre organisme de formation. C’est tellement plus agréable de partir avec des bases solides.
Dans la continuité, vous pouvez retrouver nos différents guides qui complètent votre expérience :
- Tout savoir sur la certification Qualiopi
- Individualisation de formation et sur l’AFEST
- Tout savoir sur le financement et la certification de la formation (en cours)
- Webinaire sur la certification de compétences
- Créer son cfa et proposer de l’apprentissage en 2022 (en cours).
Si vous souhaitez bénéficier de notre expertise et de nos expériences dans ces différents domaines, nous vous invitons à nous contacter. Nous serons ravis de vous accueillir et de vous accompagner dans votre projet.
- Comment devenir un organisme de formation ?
- Qui peut créer un organisme de formation ?
