Depuis la loi « Avenir Professionnel » votée en 2018, les centres de formation d’apprentis ont vu leurs moyens de financement évolués. En effet avant cette nouvelle réforme, les CFA étaient payés par les régions et la taxe d’apprentissage en fonction de leurs coûts de reviens. 

Aujourd’hui les CFA vont cumulés un outil principal de financement et plusieurs mineurs, qu’on va détailler dans cette article.

Comment est payé un cfa ? Comment on finance un contrat d’apprentissage ?

Les OPCO financent les contrats d’apprentissage

Le modèle de financement de l’apprentissage a été simplifié. Les centres de formation sont maintenant payés au réalisé. 

C’est-à-dire ? 

Si un jeune signe un contrat d’apprentissage avec une entreprise, le CFA qui réalisera cette formation sera rémunéré par l’OPCO de la dite entreprise.

Donc un contrat signé = un financement.

Ce financement s’appelle dans le jargon de l’apprentissage, un coût contrat ou une prise en charge. Ce dernier a été choisi par les branches professionnelle. 

Tous les ans, elles se réunissent afin d’évaluer l’intégralité des certifications (CQP, Titres et diplômes) disponibles en apprentissage et elles vont décider le coût contrat qu’elles estiment nécessaire pour financer un an de formation en apprentissage. 

France Compétences reprend ensuite ce travail afin de l’affiner avec l’analyse des comptabilités analytiques des CFA de l’année. 

Les prises en charges sont remis à jour chaque année dans une publication qu’on peut retrouver sur le site de France Compétences. 

Financée au prorata de la durée du contrat

Avec la réforme, les CFA sont devenus assez libres dans la durée de formation. Les certifications peuvent être réalisées sur une durée de 6 à 36 mois. Le propriétaire de la certification fixe en général des règles mais pas tout le temps.

Par exemple, les titres du Ministère du Travail n’ont pas de durée conseillés. Vous pouvez trouver des écarts importants de durée entre plusieurs acteurs de la formation.

Les coûts contrat sont définis sur 12 mois. Son montant va donc être proratisé sur la durée effective de formation.

Exemple : si votre titre a une prise en charge de 10 000 euros sur 12 mois, et que vous réalisez votre formation sur 14 mois, vous toucherez au total 11 667 euros par contrat signé. 

Si votre formation dure deux ans, comme un BTS, votre coût contrat sera donc doublé et assurée sur les 24 mois de formation.

Chaque mois commencé, est payé

Avec 25% de rupture de contrat d’apprentissage par an, vous vous rendrez rapidement compte que tous vos contrats ne vous seront pas financés en intégralité.

Si l’apprenti venait à quitter son entreprise, l’Opérateur de compétences doit respecter plusieurs règles : 

  • si le jeune reste en formation, il doit assurer le financement de sa formation jusqu’à maximum 6 mois après sa rupture.
  • si le jeune quitte en même temps la formation ou plusieurs mois après, vous serez payé sur la durée réelle où il a été en cours. Si l’apprenti quitte la formation le 10 septembre, le mois commencé vous sera payé.

Le CFA devra remboursé les sommes trop perçues le cas échéant. 

Un montant forfaitaire

A la différence du contrat de professionnalisation, des POEI ou des POEC, le contrat d’apprentissage n’est pas payé à l’heure.

Vous recevez une prise en charge forfaitaire. Les absences des jeunes n’impacteront pas votre financement. 

Cela ne vous exonère pas de travailler sur l’absentéisme de vos apprentis : il impactera automatiquement vos résultats aux examens, données que vous devez obligatoirement rendre public…

Les entreprises doivent aussi recevoir mensuellement les absences des candidats, certaines pourraient vous reprocher de ne pas faire attention à la réussite de leurs apprentis.

Un paiement en 3 ou 4 fois

Le contrat d’apprentissage est payé par acompte sur la durée du contrat.

Théoriquement, la loi impose : 40% à la validation de la prise en charge du contrat, 30% à 6 mois de formation et 30% 3 mois plus tard. 

Dans les faits, les OPCO ont tous décidé de faire ce qu’ils voulaient, Vous en avez qui font : 36 / 22 / 22/10 d’autres 50/50… bref c’est la fête au village. 

Trésorerie : gros besoin de fonds de roulement 

Entre le moment où votre apprenti signe un contrat d’apprentissage et le moment où vous touchez votre premier acompte, il peut se passer 6 mois. 

Ça s’explique par : 

  • des contrats mal remplis par le CFA ou l’entreprise qui sont ensuite retoqués par l’OPCO
  • des entreprises qui oublient de déposer leur contrat auprès de leur opérateur de compétences 
  • les délais de traitement des contrats d’apprentissage qui peuvent monter jusqu’à 12 semaines en fonction de certains OPCO…
  • les délais de facturation du CFA 
  • des erreurs de facturation du CFA
  • des délais de paiement des OPCO pouvant aller jusqu’à 9 semaines.

Si vous cumulez tous ses dysfonctionnements, vous pouvez très rapidement être à sec de trésorerie. Il ne faut pas oublier que d’avril à septembre, vous allez payer pour remplir vos promos et faire signer les contrats d’apprentissage (communication, salaires…). De septembre à décembre, vous allez vous battre pour que le maximum de vos jeunes trouvent une entreprise. En même temps, vous allez devoir payer vos formateurs, vos salles et vos frais de structure. Lancer un CFA ne s’improvise pas au terme de financement.

Possibilité de majoration pour les personnes en situation d’handicap

Les opérateurs de compétences doivent proposer une prise en charge supérieur du contrat pour les personnes en situation d’handicap. Dans ce cas-là, le CFA déclare sur le cerfa que l’apprenti est reconnu travailleur handicapé. Le centre de formation recevra jusqu’à 50% de plus pour financer les adaptations nécessaires pour que le jeune puisse suivre correctement la formation.  

Financement de l’équipement 

Pour chaque apprenti, le CFA doit lui fournir le matériel informatique nécessaire pour réussir sa formation. Dans ce cadre, les CFA se voient attribuer une somme allant jusqu’à 500 euros par contrat pour financer son parc informatique.

Les régions et les OPCO complètent le financement de l’alternance

Les subventions de fonctionnement 

Les régions reçoivent chaque année un budget de France Compétences (validé par la loi de finance) pour appuyer les initiatives locales. 

Elles peuvent décider de compléter le budget des CFA sur leurs territoires. Les raisons peuvent être variables : 

  • activités de formation non rentables : métiers de niches, territoires reculés
  • focus sectoriels : favoriser des métiers en fort développement…

En général, les Régions réalisent des appels à projet où chaque établissement peut se positionner pour défendre un projet.

Les subventions d’investissement

Les OPCO et les Régions peuvent aussi financer des investissements : 

  • machines outils
  • rénovations de locaux
  • construction de bâtiments…

Chacun réalise des appels à projet pour permettre aux CFA de défendre leurs projets. 

Un reste à charge aux entreprises 

Vous pouvez aussi décider de faire payer un reste à charge à vos clients « entreprise ». Si vous estimez que le coût contrat n’est pas suffisant pour financer la formation de son apprenti, vous avez le droit de faire payer l’entreprise.

Cela va dépendre de vos positionnements sur le marché et de vos concurrents. Une école connue aura moins de problème à facturer un supplément qu’un nouveau CFA qui arrive sur le marché. 

Par contre, il est formellement interdit de faire payer la formation à l’apprenti. Vous pouvez par contre lui facturer des frais d’inscriptions ou des frais annexes (accès bibliothèques…)