Comment faire la déclaration de son organisme de formation ?

La création et la gestion d’un organisme de formation en France impliquent de respecter un certain nombre de réglementations et de procédures administratives. Parmi elles, la déclaration d’activité et l’obtention d’un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) sont des étapes essentielles pour exercer en toute légalité. Cet article vous guide à travers les différentes étapes pour déclarer votre organisme de formation et répond aux questions concernant la demande de NDA, l’exonération de TVA, et d’autres aspects juridiques et administratifs à prendre en compte.

Comprendre la nécessité de la déclaration d’activité pour un organisme de formation

Avant de se lancer dans la création d’un prestataire de formation, il est important de comprendre le cadre juridique et réglementaire qui s’applique à cette activité. En France, la déclaration d’activité est une étape obligatoire pour toute personne physique ou morale souhaitant exercer en tant qu’un centre de formation. Elle permet de s’assurer que l’entreprise respecte les obligations légales en vigueur dans le secteur de la formation professionnelle.

Le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) est un élément clé de cette déclaration. Il est attribué par le préfet de région où est rattaché la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREET) et doit être mentionné sur tous les documents commerciaux et administratifs de l’organisme de formation. Le NDA est essentiel pour obtenir des financements publics ou bénéficier de dispositifs d’aide à la formation.

Important : ce numéro de déclaration d’activité n’est pas un agrément de l’Etat à votre organisme de formation ou à vos formations que vous réalisez.  C’est une simple procédure administrative, un numéro d’enregistrement, vous permettant d’exercer votre activité.(article L.6352-12 du code du travail).

Qu’est-ce que le Numéro de déclaration d’activité (Agrément & NDA) ?

Le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) est un identifiant unique attribué aux organismes de formation en France. Il est délivré par la DREET suite à la déclaration d’activité de l’organisme et constitue une preuve de conformité aux exigences légales et réglementaires en matière d’action de formation professionnelle.

Pourquoi est-il nécessaire pour créer un organisme de formation ?

Le Numéro de  Déclaration d’Activité est nécessaire pour plusieurs raisons :

• Il atteste de la conformité de l’organisme de formation aux exigences légales et réglementaires en vigueur.
• Il est nécessaire pour passer la certification Qualiopi ( L.6316-1 du code du travail ).
• Il doit être mentionné sur tous les documents commerciaux et administratifs de l’organisme de formation (devis, factures, conventions de formation, etc.).

Comment faire une demande de demande d’enregistrement ? Comment se déclarer en tant qu’entreprise de formation

Processus étape par étape pour demander un numéro

Pour demander un numéro d’enregistrement, vous devez suivre les étapes suivantes :

1. Assurez-vous que votre activité entre dans le champ d’application de la formation professionnelle continue.
2. Rassemblez les documents nécessaires pour la demande. Ces documents sont :
   • Une convention de formation professionnelle signée avec un client ((article L 6351-1 du code du travail)
   • ou un premier bon de commande ou une facture établis pour attester de la réalisation d’une prestation de formation
   • ou un premier contrat de formation
   • ou Un contrat d’apprentissage
   • Une copie du justificatif du document attribuant votre SIREN (KBIS)
   • Le bulletin n°3 du casier judiciaire du dirigeant pour les personnes morales, ou du déclarant pour les travailleurs indépendants
   • Si vous débutez directement par une activité de formation d’apprentis, vous devrez fournir une copie des statuts juridiques
   • Un programme de formation détaillant le contenu des actions, leur organisation, ainsi que les moyens techniques et pédagogiques mobilisés.
3. Remplissez le formulaire Cerfa n°10782*05 « Déclaration d’activité des prestataires de formation ». Ce formulaire est disponible sur le site du Service public.
4. Envoyez le dossier complet à la DRIEET de votre région. Le dossier peut être envoyé par courrier postal ou déposé sur place.
5. Après réception et l’examen de votre dossier complet, si toutes les conditions sont remplies, la Direccte vous enverra un accusé de réception comportant votre numéro de déclaration d’activité (NDA). Il faut généralement compter entre 2 et 3 mois pour recevoir le NDA.

Combien de temps faut-il pour obtenir un NDA ?

La délivrance du NDA n’est pas immédiate. Une fois le dossier déposé à la Direccte, il faut généralement compter entre 2 et 3 mois pour recevoir le NDA. Ce délai peut varier en fonction de la complexité du dossier et de la charge de travail de la DRIEET.

Où trouver le NDA ? 

Où et comment trouver votre NDA une fois qu’il a été délivré ?

Une fois que la Direccte a examiné votre dossier et que toutes les conditions sont remplies, elle vous envoie un accusé de réception comportant votre numéro d’enregistrement. Cet accusé de réception est généralement envoyé par courrier postal, mais il peut aussi être envoyé par mail dans certains cas.

Comment vérifier la validité de votre numéro (liste publique) ?

Pour vérifier la validité de votre NDA, vous pouvez consulter le site de la DRIEET,  la liste publique qui recense les organismes de formation. Si votre organisme est enregistré et que votre NDA est valide, cela signifie que vous respectez les obligations en matière de qualité de la formation.

Quelles sont les obligations d’un organisme de formation professionnelle ?

Ces obligations sont réparties en trois catégories : pédagogiques et financières, contractuelles, et comptables.

1. Obligations pédagogiques et financières : Chaque année, avant fin mai, les organismes de formation doivent compléter en ligne leur bilan pédagogique et financier (BPF) pour l’année précédente. Ce BPF synthétise leur activité annuelle avec plusieurs indicateurs tels que le type d’actions de formations réalisées, le nombre de personnes formées, la nature des fonds reçus, etc. Pour le BPF est recommandé d’anticiper cette démarche car le site peut être indisponible en fin de période.
2. Obligations contractuelles : Les organismes de formation ont plusieurs obligations contractuelles vis-à-vis de leurs clients, notamment en ce qui concerne la production de divers documents. Ceux-ci incluent une convention de prestation de formation, un contrat de sous-traitance si nécessaire, un programme de formation détaillé, des conditions générales de vente (CGV), des feuilles d’émargement, des enquêtes de validation des acquis et de satisfaction client, une attestation de fin de formation, etc.
3. Obligations comptables : Les organismes de formation sont également soumis à des obligations comptables. Ils doivent présenter un bilan, un compte de résultat et une annexe à la fin de chaque année comptable. Si l’organisme a plusieurs activités différentes, il doit mettre en place une comptabilité analytique pour présenter l’activité de formation par rapport aux autres. Les actions de validation des acquis de l’expérience (VAE) doivent être isolées comptablement. De plus, si le chiffre d’affaires de formation dépasse 15 244 euros, un plan comptable spécifique doit être mis en place. Enfin, un commissaire aux comptes doit être nommé si deux des trois seuils suivants sont dépassés : trois salariés en CDI, 153 000 euros de chiffre d’affaires (toutes activités confondues), ou 230 000 euros de total bilan.

Comment devenir formateur agréé ?

Un formateur n’a pas spécialement besoin d’un agrément sauf s’il souhaite travailler à son compte en ouvrant sa propre structure. Il doit donc respecter la procédure ci-dessus comme toutes les structures qui souhaitent ouvrir un organisme de formation.

 S’il veut prouver sa compétence, il est fortement conseiller qu’il se forme à l’ingénierie pédagogique et à l’animation de formation. Il peut même passer une certification ou un diplôme pour valider ses compétences.

Les conditions pour être exonéré de TVA

La sélection de votre structure juridique est cruciale car elle détermine votre régime fiscale. Par exemple, le régime fiscal d’un auto-entrepreneur diffère de celui d’une SAS. Il est donc essentiel d’examiner attentivement cette question avant de lancer votre entreprise.

En ce qui concerne la TVA, la plupart des institutions du champ de la formation optent pour une exonération totale de cette taxe, une démarche qui doit être demandée auprès des autorités fiscales.

Cette démarche ne doit être effectuée qu’après avoir reçu votre numéro de déclaration d’activité. Pour cela, vous pouvez utiliser le formulaire 10219*16 et le soumettre à l’entité départementale responsable de l’emploi, du travail et des solidarités.

Vous recevrez une réponse dans un délai de deux mois. Silence gardé dans ce délai vaut validation. Notez que l’exonération n’est pas rétroactive. Par conséquent, vous devez continuer à facturer la TVA jusqu’à ce que vous receviez l’approbation de l’administration (à moins que vous ne soyez sous le régime de l’auto-entreprise, auquel cas vous devez veiller à ne pas dépasser le seuil de chiffre d’affaires annuel autorisé).

Il faut bien respecter l’exonération de la TVA sur les prestations du champs de la formation et ne pas l’appliquer sur les autres activités de la société comme le conseil par exemple.

L’absence de TVA sur vos factures peut être un atout commercial, mais elle implique également que vous devrez payer une autre taxe : la taxe sur les salaires.

Cette taxe s’applique aux structures qui n’appliquent pas la TVA et est calculée sur la base des salaires versés tout au long de l’année.

Un autre inconvénient de l’exemption de TVA est que vous ne pouvez pas récupérer la TVA auprès de vos fournisseurs. De plus, vous ne pouvez pas la comptabiliser dans le cadre de vos investissements.

Par conséquent, vous devez prévoir une majoration de 20% sur tous vos achats.

Si vous avez une activité soumise à la TVA et une autre non soumise à la TVA, vous devrez payer la taxe sur les salaires en fonction du pourcentage de chiffre d’affaires facturé sans TVA au cours de l’année. Il en va de même pour la TVA non récupérable et la TVA sur les investissements.

Créer et gérer un organisme de formation en France nécessite de respecter un certain nombre de réglementations et de procédures administratives. Parmi elles, la déclaration d’activité et l’obtention d’un NDA sont des étapes essentielles pour exercer en toute légalité. En outre, les organismes de formation peuvent bénéficier d’une exonération de TVA sur leurs prestations de formation, sous certaines conditions.

Respecter les procédures et réglementations est essentiel pour garantir la qualité de la formation dispensée, mais aussi pour maintenir la confiance des stagiaires, des financeurs et des partenaires. En effet, le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions, allant de la perte du financement public à la fermeture de l’organisme.

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter le site du Service public, qui propose de nombreux guides et fiches pratiques sur la création et la gestion d’un organisme de formation. Le site du Ministère du Travail propose également de nombreuses ressources, notamment sur les obligations en matière de qualité de la formation. Enfin, pour une aide plus spécifique et personnalisée, vous pouvez vous rapprocher des syndicats professionnels de la formation ou faire appel à un avocat spécialisé en droit de la formation.

En résumé, la création d’un organisme de formation est un processus qui demande de la rigueur et une bonne connaissance des obligations légales et réglementaires. En respectant ces procédures, vous vous assurez de pouvoir proposer des formations de qualité et de bénéficier de la confiance de vos stagiaires et partenaires.

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