Comment devenir un organisme de formation ?

Quels sont les étapes à suivre pour être prestataire de formation continue ?

Chez Proactive Academy, nous avons pour mission d’accompagner nos clients dans la création de leur organisme de formation ou de leur CFA. Nous savons que le domaine de la formation professionnelle en France peut être complexe, malgré la tentative de simplification de la loi de 2018. C’est pourquoi, nous aimons offrir à nos clients des outils et des ressources pour les aider à mieux comprendre ce secteur.

Notre expérience de plus de 10 ans dans le développement des acteurs de la formation et de la formation par apprentissage nous permet de proposer un guide complet sur la création d’un organisme de formation. Ce guide contient toutes les informations nécessaires pour lancer une activité de formation.

Etape 1 – Comprendre ce qu’est la formation professionnelle

Un acte de formation est un parcours pédagogique encadré par le Code du travail et permettant de répondre à un objectif professionnel. La loi de 2018 a introduit de nouvelles modalités pédagogiques telles que l’action de formation en situation de travail (AFEST) et la formation en tout ou partie à distance.

Une formation en tout ou partie à distance doit inclure une assistance technique et pédagogique appropriée, une information sur les activités pédagogiques à effectuer à distance et des évaluations qui jalonnent ou concluent l’action de formation.
Une action de formation en situation de travail est une formation encadrée par un dispositif pédagogique et un formateur, qui se déroule sur le poste de travail. Elle doit comprendre une analyse de l’activité de travail, la désignation d’un formateur pouvant exercer une fonction tutorale, des phases réflexives destinées à utiliser à des fins pédagogiques les enseignements tirés de la situation de travail et des évaluations spécifiques des acquis de la formation.

Il existe quatre types d’actions de formation professionnelle :

les actions de formation,
les bilans de compétences,
la validation des acquis de l’expérience
les actions de formation par apprentissage.

Les actions de formation sont destinées à favoriser l’insertion professionnelle, l’adaptation des travailleurs à leur poste de travail, leur maintien dans l’emploi, le développement de leurs compétences et la mobilité professionnelle.

Les bilans de compétences sont des outils qui permettent aux travailleurs d’analyser leurs compétences, aptitudes et motivations pour construire un projet professionnel ou de formation.

La validation des acquis de l’expérience permet de valider un diplôme ou un titre professionnel en valorisant l’expérience professionnelle et les compétences cumulées.

Les actions de formation par apprentissage sont destinées à permettre aux travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage d’obtenir une qualification professionnelle sanctionnée par un diplôme ou un titre à finalité professionnelle.

Etape 2 – Qui peut ouvrir un organisme de formation ?

Pour créer un organisme de formation, toutes les structures juridiques, qu’elles soient des personnes physiques ou morales, peuvent être considérées comme telles. Vous pouvez opter pour une entreprise individuelle (auto-entreprise) ou créer une société seule (EURL, SARL, SASU) ou avec plusieurs personnes (SAS ou SA). Les associations sont également souvent utilisées pour organiser des activités de formation par les collectivités territoriales, les établissements publics ou les consulaires.

Le choix du statut juridique dépendra de votre stratégie et de votre situation personnelle. Il est possible de proposer une activité de formation en complément d’une activité principale dans un autre domaine, comme la construction immobilière, le développement informatique ou l’assurance. Toutefois, cela peut avoir des implications fiscales si vous optez pour un régime de TVA différent.

Il est important de comprendre que si vous lancez une activité de formation qui correspond à la définition d’une action de formation par la loi, vous devez obligatoirement déclarer votre activité de formation au préfet de région à la direction régionale interdépartementale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DRIEETS) de votre région.

Etape 3 – Quelles sont les démarches et comment faire ?

Pour devenir organisme de formation, il est impératif de suivre certaines démarches administratives. En effet, la formation professionnelle est désormais réglementée et contrôlée de manière rigoureuse. Ainsi, toute personne qui souhaite dispenser des formations doit obtenir un numéro de déclaration d’activité (NDA).

Il est important de noter que cette obligation s’applique également aux intervenants ou sous-traitants travaillant pour une école ou un CFA. Si vous engagez des formateurs en sous-traitance, vous devez vous assurer qu’ils possèdent un NDA valide. À l’inverse, si vous êtes un formateur indépendant travaillant pour une école ou un organisme de formation et que vous ne possédez pas de NDA, vous êtes en infraction.

Les formateurs salariés ou en portage salarial ne sont pas concernés par cette obligation.

Il est important de respecter cette obligation, car en cas de contrôle des services fiscaux, une amende peut être infligée si vos intervenants ne sont pas déclarés en tant qu’organisme de formation avec un NDA.

Cependant, il est important de préciser que les particuliers proposant des formations dans le cadre de leurs activités de loisirs, ainsi que les entreprises dispensant des formations internes à leur personnel sur leurs fonds propres, ne sont pas concernés par cette obligation de déclaration d’activité de formation.

Etape 4 – Comment obtenir un numéro d’agrément d’organisme de formation (numéro de déclaration d’activité) ?

Pour créer votre organisme de formation, vous devez remplir une demande de déclaration d’activité en ligne ou par courrier, en utilisant le formulaire Cerfa n°10782*05. Cette demande doit être accompagnée de plusieurs pièces justificatives, notamment :

une copie d’un document prouvant que vous avez réalisé ou signé une première prestation de formation, tel qu’une convention, un bon de commande ou une facture établis pour une prestation de formation, un contrat de prestation de formation ou un contrat d’apprentissage ;
une copie du justificatif attribuant votre SIREN (KBIS) ;
un extrait du bulletin n°3 du casier judiciaire du dirigeant pour les personnes morales, ou du déclarant pour les indépendants ;
un programme de formation détaillant le contenu des actions de formation, leur organisation et les moyens techniques et pédagogiques mobilisés.

Il est important de noter que les services de l’Etat peuvent demander des informations supplémentaires pour contrôler le sérieux de votre activité. Il peut s’agir de justificatifs prouvant la bonne exécution de votre première formation, les personnes ayant suivi cette formation, la nature de la formation ou la pertinence des compétences de la personne qui l’a réalisée.

Une fois que votre demande est complète, vous devriez recevoir votre récépissé de déclaration d’activité d’un prestataire de formation dans un délai de 30 jours.

Cependant, il est important de souligner que ce numéro de déclaration d’activité n’est pas un agrément de l’Etat pour votre organisme de formation ou vos formations. Il s’agit simplement d’une procédure administrative vous permettant d’exercer votre activité.

Etape 5 : A qui vendre ses formations ?

Un organisme de formation peut proposer ses services à différents types de clients :

Les particuliers : qui peuvent financer eux-mêmes leur formation ou utiliser leur compte personnel de formation (CPF) sous certaines conditions.
Les entreprises, associations ou collectivités territoriales : qui peuvent mobiliser leur plan de formation ou leurs fonds mutualisés avec leur opérateur de compétences (OPCO) sous certaines conditions.
Les opérateurs de compétences : qui peuvent sélectionner un organisme de formation pour répondre à une problématique de branche professionnelle sous certaines conditions.
Pôle Emploi : qui peut accorder une aide financière pour une formation à un demandeur d’emploi indemnisé sous certaines conditions.
Les régions : qui sont responsables du développement des compétences sur leur territoire et peuvent sélectionner des organismes de formation pour former à des métiers spécifiques sous certaines conditions.

Il est important de noter que si vous souhaitez référencer vos formations auprès du CPF, de votre OPCO ou de Pôle Emploi, cela implique des contraintes supplémentaires : vous devez être certifié Qualipio et centre d’examen pour une certification enregistrée à France Compétences.

Etape 6 – Se faire certifier Qualiopi

La certification Qualiopi est un référentiel qualité mis en place par l’État pour les organismes de formation. Elle a été instaurée en 2018 et est devenue obligatoire depuis le 1er janvier 2022. Cette certification permet de garantir un niveau de qualité des prestations proposées par les organismes de formation. Elle s’applique à tous les organismes de formation souhaitant bénéficier des fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle, ainsi qu’à ceux qui dispensent des formations certifiantes ou diplômantes.

Le référentiel Qualiopi comporte sept critères :

L’identification précise des objectifs de la prestation proposée et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations.
L’adaptation des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi pédagogique et d’évaluation aux publics bénéficiaires.
L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement à l’offre de prestations.
La qualification et le développement des compétences des personnels chargés des prestations.
L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel.
Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.
La mise en œuvre d’une démarche d’amélioration continue de la qualité de la prestation délivrée.

L’organisme de formation doit répondre à l’ensemble de ces critères pour obtenir la certification Qualiopi. L’évaluation est réalisée par un organisme tiers indépendant, accrédité par le COFRAC. Elle peut prendre la forme d’un audit sur site ou à distance. La certification est valable pour trois ans.

La certification Qualiopi permet aux organismes de formation de bénéficier des fonds publics de la formation professionnelle. Elle est également un gage de qualité pour les clients de l’organisme. Les organismes certifiés peuvent ainsi valoriser leur offre de formation et se différencier de la concurrence.

Cependant, la certification Qualiopi représente également un coût pour les organismes de formation. Les frais d’évaluation peuvent être élevés, et la mise en place d’un système qualité peut nécessiter des investissements en temps et en ressources. Pour les petits organismes de formation, cette certification peut représenter une charge importante.

La certification Qualiopi est une étape importante dans la démarche qualité des organismes de formation. Elle permet de garantir un niveau de qualité des prestations proposées et de se différencier de la concurrence. Cependant, elle représente également un coût non négligeable pour les organismes de formation. Il est donc important de bien évaluer les enjeux et les bénéfices avant de se lancer dans cette démarche.

Etape 7 – Les ressources indispensables pour commencer son activité

Comme vous l’aurez compris, faire de la formation professionnelle nécessite un minimum de professionnalisme et de préparation. Pour vous aider à démarrer votre activité de formation, voici une liste des ressources nécessaires :

Être formateur ou travailler avec des formateurs compétents : cela semble évident, mais beaucoup oublient que la pédagogie est un métier à part entière. Il est conseillé d’avoir suivi une formation de formateur pour acquérir les compétences nécessaires à la transmission de savoirs.
Savoir concevoir votre formation en fonction d’un cahier des charges : pour répondre aux besoins de votre clientèle, il est important de maîtriser les techniques de conception de formations centrées sur les compétences. Vous devez savoir modéliser votre formation en blocs de compétences, avoir un fil conducteur pédagogique et des supports adaptés.
Avoir un outil de planification de vos formations : pour une gestion efficace de votre activité, il est nécessaire de pouvoir planifier et suivre les formations que vous proposez. Vous pouvez utiliser un outil sur Excel ou un logiciel plus élaboré pour faciliter la facturation et le bilan pédagogique et financier.
Avoir une salle de formation équipée et réglementaire : pour accueillir vos stagiaires, vous devez disposer d’une salle équipée d’un vidéoprojecteur, d’un tableau blanc et d’une connexion internet. Vous devez également vous assurer que vos locaux sont adaptés aux personnes à mobilité réduite et respectent les normes en vigueur.
Avoir des outils pour animer à distance : avec le développement de la formation à distance, il est important de disposer d’outils adaptés pour animer vos sessions en ligne. Vous pouvez utiliser des plateformes telles que Zoom ou Google Meet, et vous former aux techniques d’animation à distance.

En somme, créer son organisme de formation nécessite une certaine rigueur et une préparation minutieuse. Mais si vous êtes bien équipé et formé, vous pourrez offrir des prestations de qualité à vos clients et vous épanouir dans ce métier passionnant.