Transformation d’un organisme de formation en CFA : Explications

Vous souhaitez transformer votre organisme de formation en Centre de Formation d’Apprentis (CFA) ? Dans ce cas, vous êtes au bon endroit. Dans cet article, nous allons vous expliquer en détail les démarches à suivre pour transformer votre organisme de formation en CFA et vous aider à passer à l’étape suivante.

Comment un organisme de formation peut-il devenir Centre de formation d’apprentis ?

Sur le plan juridique, c’est assez simple. Il vous suffit de changer vos statuts en indiquant que vous allez réaliser des actions de formations par apprentissage. Vos statuts modifiés et déposés doivent être ensuite être envoyé à votre académie (Ministère de l’éducation Nationale) pour obtenir votre UAI. Ce numéro vous permettra ensuite de signer et de faire financer vos contrats d’apprentissage. Au préalable, on est d’accord que vous avez déjà vos numéros de déclaration d’activité (NDA). 

Voilà vous avez un centre de formation qui est CFA…. sur le papier. 

En réalité, les ennuis commencent. L’activité de formation par apprentissage est une activité bien plus exigeante que la formation professionnelle. Vous entrez dans le champ de la formation initiale. Vous ne formez pas uniquement des apprentis mais aussi de citoyens. Pour cela vous avez des missions à respecter ainsi que des obligations. 

Pour vous lancer, il sera indispensable de réaliser les étapes présentées ci-dessous.

Analyser le marché et les besoins en formation

Évaluer les besoins des entreprises

Avant de se lancer dans la création d’un CFA, il est essentiel de bien comprendre les besoins des entreprises en matière de formation en alternance. Cette analyse permettra d’identifier les secteurs d’activité et les métiers pour lesquels il existe une demande importante et de proposer des formations adaptées.

Étudier la concurrence

Il est également important d’étudier la concurrence et de se positionner par rapport aux autres CFA et organismes de formation existants. Cette analyse concurrentielle permettra de déterminer les points forts et les axes d’amélioration de votre offre de formation, ainsi que de définir une stratégie de différenciation pour attirer et fidéliser les entreprises et les apprentis.

Monter un business plan et un plan de gestion : qui paye ?

Monter un CFA coûte cher !

Il est important d’identifier les dépenses incompressibles : 

• vos frais des structures : salles, bureaux
• vos frais de communications : campagnes publicitaires pour remplir votre CFA
• vos frais de personnels : les formateurs, le responsable pédagogique, le responsable placement, l’équipe administrative
• vos investissements : achats de machine, équipements pédagogiques, plateformes pédagogiques, outils de suivi, CRM…

Il faut aussi voir comment vous allez pouvoir financer votre projet. Vous devez connaître le montant que vous allez recevoir par l’OPCO pour chaque contrat d’apprentissage signé. Vous serez obligé de calculer le nombre d’apprentis minimum que vous devez avoir dans votre CFA pour équilibrer votre centre de formation. Allez vous devoir demander un complément à vos clients entreprises ?

Attention au besoin de fonds de roulement. Quand vous démarrez une activité de formation par apprentissage, sachez que vous pouvez vous retrouver sans rentrées d’argent pendant presque 6 mois. La mise en place d’un plan de trésorerie est fortement conseillé. 

Transformer votre organisme de formation en certificateur

Un contrat d’apprentissage ne peut se réaliser uniquement avec un organisme de formation qui est habilité à préparer et.ou à certifier à un diplôme ou à un titre enregistré au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP). 

 Comment avoir accès à un titre ou à diplôme ?

Il y a trois possibilités qui se proposent à vous : 

• obtenir un agrément d’un ministère pour l’un de ses diplômes : Ministère du travail, Ministère de l’Education Nationale, Ministère de la Santé, Ministère de l’Intérieur, Ministère des Sports, Ministère de l’Agriculture. En fonction de l’administration, les titres ou les diplômes sont plus ou moins accessibles avec des critères pouvant être très sélectifs. 
• réaliser un partenariat avec un certificateur privé. Les organismes de formation et les écoles possèdent des titres qu’ils ont conçues en fils des années et qu’elles peuvent mettre à disposition de partenaires. Contre rémunération, il est possible d’accéder un bachelor ou un MBA que vous allez ensuite pouvoir proposer à vos apprentis et vos entreprises. France Compétences a demandé ces derniers mois aux certificateurs d’être ultra prudents dans les partenariats afin de ne pas impacter la qualité des formations et des diplômes. On se retrouve donc avec des certificateurs particulièrement difficiles dans le choix de leurs partenaires. Il faut avoir un dossier béton pour réussir son projet. 
• Créer et déposer son propre titre. La solution la plus compliquée des trois. Depuis la réforme de 2018, il est devenu très compliqué de déposer un titre au RNCP. Le temps moyen est de 2 ans minimum et il y a très peu d’élus à la fin. Si vous vous lancez dans l’apprentissage, il est fortement conseillé d’oublier cette option et de travailler sur des titres déjà existants. 

Devenir Certificateur 

En parallèle de votre travail de recherche sur le titre à utiliser. Il est fortement conseiller de transformer votre organisme de formation pour devenir certificateur. C’est terminé les formations de deux jours pour l’entreprise du coin. Vous allez former des apprentis à un diplôme homologué par un ministère et vous allez donc devoir respecter son référentiel ! 

C’est là que les choses se gâtent ! Avez-vous les compétences pédagogiques suffisantes pour concevoir des parcours de formations avec 780 heures de formation ? 

Etes vous certain de comprendre les compétences que vous devez certifier et comment vous allez les certifier tout le long de la formation ? Il est conseillé de monter en compétences en ingénierie pédagogique ou de recruter une personne qui a l’habitude de concevoir une formation qui répond aux exigences d’un référentiel. 

Mettre en place Qualiopi sur le périmètre de l’apprentissage

Si vous êtes organismes de formation, vous devez sûrement avoir Qualiopi sur le périmètre de la formation continue. Pour signer vos premiers contrat d’apprentissage, vous allez devoir valider l’intégralité des indicateurs de la certification Qualiopi. 

Cela va impliquer des changements de votre système de management par la qualité et sur vos modèles pédagogiques. Qualiopi reprend l’ensemble des missions et des obligations des CFA inscrites dans la loi pour la liberté de choisir son avenir Professionnel (diffusion annuelle des résultats avec les poursuites d’études, bilan pédagogique, gratuité des formations, référent mobilité, la comptabilité analytics, le commissaire aux comptes,  l’accompagnement des personnes en situation d’handicap..). 

Mettre en place une structure d’accueil et d’accompagnement des apprentis

Ouvrir un centre avec les locaux et les équipements adaptés

Pour accueillir des apprentis, un organisme de formation doit disposer de locaux et d’équipements adaptés aux exigences pédagogiques et réglementaires des formations en alternance. Cela peut impliquer des travaux d’aménagement, d’extension ou de mise aux normes, ainsi que l’acquisition de matériel et d’outils pédagogiques spécifiques.

Recruter une équipe et des formateurs

En tant que CFA, vous avez des obligations. Pour cela, vous allez devoir avoir une équipe capable d’y répondre : 

• un responsable pédagogique : pour s’assurer que le référentiel est respecté. Il aura le rôle d’animation et de suivi des formateurs
• un responsable recrutement et placement : vos futurs apprentis il va falloir aller les recruter et les places en entreprise. Il assurera aussi le suivi en entreprise afin d’être sûr que ça se passe bien et éviter les ruptures de contrat d’apprentissage.
• un responsable administratif et financier : entre le moment où vous signez le contrat d’apprentissage et celui où vous touchez le premier acompte, il peut se passer 6 mois. La réglementation et le dépôt des contrats d’apprentissage auprès des OPCO peuvent paraître très opaques. Une erreur, un papier oublié, c’est parti pour plusieurs semaines de retard dans le paiement de vos factures.
• une équipe de formateurs : avoir des formateurs qui connaissent le domaine et le diplôme préparés sera très important. Qu’ils soient formés à la pédagogie de l’alternance, ça serait encore mieux. 

Assurer le suivi et l’évaluation des formations

Mettre en place un dispositif de suivi des apprentis

Pour garantir la réussite des apprentis et faciliter leur intégration dans l’entreprise, il est important de mettre en place un dispositif de suivi et d’accompagnement tout au long de leur parcours de formation. Ce dispositif peut inclure des entretiens individuels, des bilans de compétences, des ateliers de préparation à l’emploi, etc.

Évaluer la qualité et l’efficacité des formations

Un CFA doit également mettre en place des outils et des méthodes d’évaluation pour mesurer la qualité et l’efficacité de ses formations, et pour identifier les axes d’amélioration. Cette évaluation peut être réalisée à travers des enquêtes de satisfaction, des analyses de résultats aux examens et des certifications, des bilans de compétences, etc.

Transformer un organisme de formation en CFA est un projet ambitieux qui nécessite une analyse approfondie du marché, une adaptation de l’offre de formation, la mise en place d’une structure d’accueil et d’accompagnement des apprentis, ainsi que l’obtention des agréments et des financements nécessaires. En réussissant cette transition, un organisme de formation pourra diversifier ses activités, répondre aux besoins des entreprises et contribuer à la formation et à l’insertion professionnelle des jeunes.

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