Accompagnement Qualiopi : réussir sa certification en 2025

Vous êtes un organisme de formation et vous souhaitez accéder aux financements publics ou mutualisés dès janvier ? La certification Qualiopi est devenue une condition incontournable. Mais face à la complexité du référentiel RNQ, à la multiplicité des critères et à la pression de l’audit, beaucoup d’acteurs se sentent perdus. Quel est le meilleur accompagnement Qualiopi ? Comment choisir un consultant fiable ? À quel tarif ? Ce guide vous propose un parcours clair, étape par étape, pour réussir votre démarche de certification, que vous soyez indépendant, structure associative ou entreprise. Vous y trouverez des conseils concrets, une liste d’indicateurs clés, les types d’audits, les critères à valider, les prestataires à contacter, ainsi que des solutions pour une mise en conformité simple, efficace et personnalisée. À la clé : une offre certifiée, une gestion qualité maîtrisée, et une confiance renforcée auprès de vos clients. 

Accompagnement à la certification Qualiopi

Qu’est-ce que la certification Qualiopi dans le monde de la formation ?

 La certification Qualiopi est une marque qui atteste de la qualité des processus mis en œuvre par les prestataires d’actions de développement des compétences. Elle est délivrée par des organismes certificateurs validés par le Comité français d’accréditation (COFRAC).

Pourquoi obtenir la certification Qualiopi ?

 Obtenir la certification Qualiopi offre une meilleure lisibilité de l’offre de formation disponible. Elle est également obligatoire pour être éligible à des financements publics ou mutualisés, comme le CPF, Pôle emploi ou encore, les OPCO.

Qui peut obtenir la certification Qualiopi ?

 Depuis le 1er janvier 2022, Qualiopi s’applique à toute entité (personne physique ou morale, publique ou privée) qui propose des formations, des bilans de compétences, des accompagnements en VAE ou de l’apprentissage (CFA).

À quoi sert un audit Qualiopi ?

L’audit Qualiopi est bien plus qu’un simple contrôle administratif : il constitue le cœur du processus de certification. Son objectif est d’évaluer si votre organisme de formation respecte les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ) à travers des preuves concrètes, des pratiques formalisées et une démarche d’amélioration continue. 

Comment se déroule un audit Qualiopi ?

L’audit Qualiopi est l’étape-clé qui permet de valider la conformité de votre organisme aux critères du Référentiel National Qualité (RNQ). Qu’il soit initial, de surveillance ou de renouvellement, il suit une méthodologie précise, encadrée par un certificateur accrédité.

Audit initial : point de départ de votre certification

L’audit initial vise à évaluer la conformité de votre démarche qualité avant la première délivrance du certificat. Vous devez y démontrer que vos processus internes, vos documents, et vos pratiques répondent aux indicateurs du RNQ.

Audit de surveillance : assurer la continuité de votre conformité

Environ 18 mois après l’audit initial, l’auditeur revient pour vérifier le maintien de vos engagements qualité. Il peut porter sur tous les critères, avec un focus sur l’application concrète des processus au quotidien.

Audit de renouvellement : reconduire votre certification

À l’issue du cycle de 3 ans, l’audit de renouvellement fonctionne comme un nouvel audit initial, avec un regard sur l’historique de votre démarche qualité et les évolutions apportées. Il conditionne le renouvellement du titre de certification.

Comment fonctionne un accompagnement Qualiopi ?

L’accompagnement à la certification Qualiopi ne se résume pas à quelques conseils envoyés par e-mail. C’est un véritable processus structuré, pensé pour vous aider à répondre précisément aux exigences du référentiel RNQ, tout en prenant en compte les spécificités de votre structure. Il s’adapte selon que vous soyez formateur indépendant, CFA, organisme de formation ou prestataire de VAE.

Un bon accompagnement suit une progression logique, de l’évaluation initiale de vos pratiques jusqu’à l’audit blanc, en passant par la production de documents conformes et la montée en compétences de votre équipe.

Les grandes étapes d’un accompagnement réussi

Voici le parcours classique suivi dans la majorité des accompagnements bien conçus :

1. Diagnostic initial : analyse de l’existant, repérage des écarts par rapport au référentiel
2. Plan d’action personnalisé : priorisation des tâches, rétroplanning clair
3. Création et adaptation des documents : fiches process, indicateurs de suivi, preuves attendues
4. Mise en place des outils qualité : tableaux de bord, questionnaires, outils LMS, etc.
5. Audit blanc : simulation d’audit pour s’entraîner à présenter ses processus
6. Préparation au jour J : coaching oral, relecture des livrables, conseils de posture

Accompagnement individuel ou pack en ligne : quelles différences ?

Il existe deux grandes approches pour se faire accompagner : le sur-mesure individuel ou le pack mutualisé (en ligne).

Conclusion : le choix du bon modèle dépend de votre temps disponible, de vos compétences internes, et de votre budget.

Atelier, formation, audit à blanc : que peut proposer un bon accompagnateur ?

Un bon accompagnement ne se limite pas à l’envoi de modèles. Voici les prestations complémentaires qu’il peut inclure :

• Ateliers collectifs : travail en groupe sur les points clés du référentiel
• Formations ciblées : e-learning ou sessions live sur la conformité RNQ
• Audit blanc : mise en situation avec retour d’un expert
• Relecture de vos documents : vérification de la conformité formelle
• Coaching individuel : préparation orale à l’audit, réponses aux objections
• Outils de suivi : checklist, templates Excel, calendrier de préparation
• Support réactif : réponses à vos questions tout au long du processus

Combien coûte un accompagnement Qualiopi ?

Le coût d’un accompagnement Qualiopi dépend fortement de la formule choisie, de la taille de votre structure, de votre niveau de préparation initial et du prestataire sélectionné. L’important n’est pas seulement le prix affiché, mais ce qu’il comprend réellement : diagnostic, audit blanc, conseils personnalisés, documents fournis, etc.

Un bon accompagnement doit être vu comme un investissement stratégique, pas une dépense. Il peut faire la différence entre un audit réussi du premier coup… et des mois de retard, de stress, voire une perte d’éligibilité aux financements publics.

Quels sont les tarifs d’accompagnement pour la certification Qualiopi ?

Le tarif d’un accompagnement Qualiopi varie en fonction de plusieurs éléments : la taille de votre structure, le niveau de préparation initial, la complexité de vos prestations, et bien sûr, le type d’accompagnement choisi (individuel, pack en ligne, accompagnement sur mesure, etc.).

Dans la majorité des cas, le prix d’un accompagnement personnalisé se situe entre 1000€ HT et 5000€ HT. Cette fourchette couvre des prestations allant du diagnostic initial avec un plan d’action, jusqu’à un suivi complet jusqu’à l’audit final, en passant par la mise en conformité des documents et des sessions de coaching qualité.

Astuce : attention aux offres trop “low-cost” qui peuvent manquer d’expertise ou de mise en pratique concrète.

Comment évaluer le coût réel d’un accompagnement ?

Pour évaluer le vrai coût, il faut raisonner en retour sur investissement :

• Temps économisé : une préparation autonome peut prendre 50 à 100 heures, contre 20 à 40 avec un accompagnement efficace.
• Taux de réussite à l’audit : certains prestataires affichent un taux de 95 % de réussite dès le premier passage.
• Pérennité de la certification : un accompagnement de qualité vous aide à structurer des processus durables, limitant les risques lors des audits de surveillance ou de renouvellement.

Conclusion : mieux vaut investir un peu plus pour un accompagnement structuré et pertinent que de devoir tout recommencer après un échec.

Aides financières et astuces pour les petits budgets

Il existe des solutions concrètes pour réduire la facture de votre accompagnement :

• OPCO : certains Opérateurs de Compétences peuvent financer tout ou partie de l’accompagnement (via le plan de développement des compétences).
• Aides régionales : plusieurs régions proposent des chèques-conseil ou subventions spécifiques.
• Solutions mutualisées : accompagnements groupés ou en ligne, portails de modèles partagés.
• DIY encadré : certaines structures proposent un accompagnement “light”, combinant autonomie et coaching à la demande.

À faire : se rapprocher de votre OPCO, de votre CCI ou de votre région pour connaître les aides disponibles.

Comment avoir le qualiopi gratuit ?

 Il est important de noter que l’obtention de la certification Qualiopi n’est pas gratuite. Les organismes de formation doivent payer pour obtenir cette certification. Cependant, il existe des dispositifs de financement qui peuvent aider à couvrir une partie des coûts. Par exemple, dans le contexte de la crise COVID, l’État a financé les formations des salariés en chômage partiel. Cela ne signifie pas que la certification est gratuite, mais que certains coûts peuvent être couverts par des subventions ou des aides financières.

Comment faire pour obtenir la certification Qualiopi ?

 Pour obtenir une certification Qualiopi, il faut s’adresser à l’un des certificateurs agréés : Bureau Véritas, ISQ, PRONEO CERTIFICATION, AFNOR Certification, etc. Le processus de certification est long, donc il est recommandé d’entamer ces démarches au plus tôt.

1. Déposer une demande auprès d’un organisme certificateur : Il suffit de lui adresser un dossier de demande de certification initiale Qualiopi et de signer un contrat.
2. Signer le contrat avec l’organisme certificateur : Le numéro de déclaration d’activité devra être obtenu avant l’émission du certificat.
3. Préparation pour l’audit : La conformité au référentiel devra être démontrée par la mise en place d’un dispositif conforme.
4. Passer l’audit : À l’issue de l’audit initial, l’organisme candidat à la certification Qualiopi reçoit un rapport établissant (ou non) sa conformité avec les exigences de qualité Qualiopi.

Quels sont les 7 critères du référentiel Qualiopi ? 

Pour être certifié Qualiopi conforme, l’offre de service du prestataire doit répondre à 7 critères et 32 indicateurs détaillés dans le RNQ (Référentiel National Qualité). Ces critères couvrent tous les aspects de la formation, du bilan de compétences, de la VAE et de la formation par apprentissage.

Les indicateurs validables grâce à un LMS ou un logiciel

Un Learning Management System (LMS) peut aider à valider certains indicateurs de la certification Qualiopi. Il permet de gérer et de suivre les formations en ligne, d’évaluer les apprenants et de générer des rapports. Plusieurs logiciels de gestion de la formation permettent aussi de suivre l’intégralité des indicateurs. C’est plutôt un confort pour les petits organismes de formation.

Comment savoir si un organisme est certifié Qualiopi ?

Pour savoir si un organisme de formation dispose de la certification Qualiopi, vous pouvez réaliser une recherche avec la dénomination de l’organisme sur le site du Ministère du Travail. La liste des certificateurs est mise à disposition.

Les avantages de la certification Qualiopi

Obtenir la certification Qualiopi est un pas vers une formation de qualité pour tous. Elle permet de bénéficier de financements publics ou mutualisés, de rassurer les clients sur la qualité des prestations, de se positionner et se différencier sur le marché, et d’intégrer un réseau de professionnels pour échanger et faire du business.

Les organismes certificateurs

Pour obtenir la certification Qualiopi, il est nécessaire de passer par un organisme certificateur. Il existe plusieurs organismes certificateurs agréés par le COFRAC (Comité français d’accréditation). Voici la liste complète des certificateurs Qualiopi :

1. AB Certification
2. Afnor Certification
3. Apave Certification
4. ATALIA Certification
5. BCS Certification
6. Bureau de Certification international France
7. Bureau Veritas Certification
8. Certifopac
9. CertUp Maïeutika
10. Cidées Certification
11. Dauge Fideliance
12. DEKRA Certification
13. Global Certification
14. I.Cert
15. ICPF & PSI
16. ISQ
17. Label Qualité Système
18. LRQA France SAS
19. Proneo Certification
20. Qualianor Certification
21. Qualibat
22. Qualitia Certification
23. SGS ICS
24. Socotec Certification

Il est important de noter que le choix de l’organisme certificateur peut avoir un impact sur le coût de la certification. Il est donc recommandé de faire une comparaison des différents organismes certificateurs avant de faire un choix.

Détails sur le processus d’audit

L’audit pour la certification Qualiopi est une étape cruciale. L’auditeur va examiner de près les processus de votre organisme de formation pour s’assurer qu’ils répondent aux critères du RNQ. Il est donc essentiel de bien préparer cet audit. Assurez-vous d’avoir tous les documents nécessaires à disposition et que vous êtes en mesure de démontrer la conformité de vos processus avec les critères du RNQ. Les erreurs courantes à éviter lors de l’audit incluent le manque de préparation, l’absence de documentation adéquate et le non-respect des critères du RNQ.

Impact du label Qualiopi sur les apprenants

La certification Qualiopi a un impact direct sur les apprenants. En choisissant un organisme de formation certifié Qualiopi, ils ont l’assurance de bénéficier d’une formation de qualité, conforme aux critères du RNQ. Cela peut également faciliter leur accès à des financements pour leur formation. En outre, la certification Qualiopi est un gage de sérieux et de professionnalisme, ce qui peut rassurer les apprenants et les aider à faire leur choix parmi les nombreux organismes de formation disponibles.

Conseils pour le maintien de la certification

Une fois la certification obtenue, il est important de maintenir les standards de qualité pour conserver cette certification. Cela implique une veille constante pour s’assurer que les processus restent conformes aux critères du RNQ, ainsi qu’un engagement à améliorer continuellement la qualité de la formation. Les pièges à éviter incluent le relâchement des efforts une fois la certification obtenue et le non-respect des critères du RNQ.

Futur de la certification Qualiopi

La certification Qualiopi est amenée à évoluer pour s’adapter aux besoins changeants du secteur de la formation professionnelle. Il est donc important pour les organismes de formation de rester informés des évolutions prévues pour cette certification. Cela pourrait inclure de nouveaux critères, des modifications des processus d’audit ou des changements dans les modalités de financement associées à la certification. Ces évolutions pourraient avoir un impact sur les organismes de formation et il est donc crucial de se tenir à jour pour rester compétitif.

La certification Qualiopi est un gage de qualité pour les organismes de formation. Elle est obligatoire pour recevoir des fonds publics ou mutualisés. Bien que l’obtention de cette certification implique des coûts, elle offre de nombreux avantages pour les organismes de formation et leurs clients. Il est donc vivement recommandé de faire une demande Qualiopi.

• La certification Qualiopi et ses 7 critères
• Guide : explication et outils pour mettre en place les indicateurs Qualiopi