Audit qualiopi : préparer et réussir votre certification

En France, l’audit Qualiopi est devenu un passage obligé pour tout organisme de formation souhaitant accéder aux financements publics. Qu’il s’agisse d’un audit initial, d’un audit de surveillance ou d’un audit de renouvellement, ce moment-clé est encadré par un certificateur indépendant, et répond à une grille d’évaluation précise, issue du référentiel national qualité.

L’auditeur ne vient pas simplement “cocher des cases”. Il évalue la mise en œuvre réelle de vos engagements : votre capacité à transmettre les bons documents, à démontrer la qualité de vos actions, à mobiliser des preuves tangibles, à respecter les modalités de fonctionnement, que vous soyez en présentiel, à distance ou en multisite.

Comprendre les étapes de l’audit, la planification, les changements à anticiper, et le traitement du rapport est essentiel pour éviter tout retrait de certification ou blocage administratif. Suivez notre guide complet pour tout savoir sur l’audit Qualiopi et préparer cette échéance dans les meilleures conditions.

Retrouvez notre accompagnement à la certification Qualiopi

Qu’est-ce qu’un audit qualiopi ? 

Un audit Qualiopi est une évaluation réalisée dans le cadre de la certification qualité. Il permet de vérifier qu’un organisme de formation respecte les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ).

Qui est concerné par l’audit Qualiopi ?

Tout organisme de formation souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés est obligatoirement concerné par un audit Qualiopi. Cela inclut les actions de formation, les bilans de compétences, les dispositifs de VAE et les formations par apprentissage.

Sont concernés :

• les organismes privés ou publics,
• les indépendants,
• les CFA,
• les prestataires multisites,
• les nouveaux candidats à la certification comme les nouveaux entrants.

Pour ces derniers, l’audit initial est souvent plus long, car il implique la mise en œuvre complète de la démarche qualité dès le départ. La planification doit tenir compte de la date d’échéance, du périmètre d’activité déclaré et des modalités d’accès prévues dans le dossier.

L’audit intervient sur place ou à distance, selon le contexte, et s’effectue dans le respect du référentiel national qualité. L’organisme audité doit démontrer que chaque catégorie d’action déclarée répond aux exigences applicables, en s’appuyant sur des preuves concrètes et un planning rigoureux.

À retenir : toute personne morale ou physique exerçant une activité de formation et souhaitant être certifiée Qualiopi est concernée, sans exception.

Comment se déroule un audit qualiopi ? 

Le déroulement d’un audit Qualiopi suit une procédure standardisée, adaptée à l’étape de votre certification qualité. Chaque organisme de formation passe par l’un des trois audits suivants, selon sa situation :

• Audit initial : vérifie la conformité de l’organisme au Référentiel National Qualité avant la première certification Qualiopi.
• Audit de surveillance : intervient 14 à 22 mois après l’audit initial pour s’assurer de la bonne application des engagements.
• Audit de renouvellement : réalisé tous les 3 ans pour prolonger la certification Qualiopi et valider la continuité de la démarche qualité.

Chaque audit comprend plusieurs étapes clés : planification, réunion d’ouverture, analyse des documents, entretiens, et restitution finale.

Quelle est la durée d’un audit qualiopi ?

La durée d’un audit Qualiopi peut varier selon la taille de l’organisme de formation, son statut (monosite, multisite) et la nature des prestations proposées.

Préparer efficacement son audit

La préparation à l’audit est déterminante. Il s’agit de :

• Présenter clairement vos processus
• Centraliser les éléments de preuve
• Réaliser un audit blanc ou un diagnostic interne
• Structurer vos réponses en lien direct avec les indicateurs du RNQ

Un bon accompagnateur Qualiopi peut vous aider à identifier les points faibles, à mettre en place des solutions correctives, et à vous entraîner à présenter vos preuves à l’auditeur.

Tableau des audits et échéances

Quels sont les points faibles fréquemment observés lors des audits ?

Lors des audits, certaines non-conformités récurrentes sont relevées par les certificateurs. Elles concernent souvent le manque de clarté dans les processus RH, une traçabilité insuffisante, ou encore des éléments de preuve mal construits ou absents. Ces écarts peuvent entraîner une non-conformité majeure, voire un ajournement de la certification.

À intégrer : tableau des erreurs fréquentes par indicateur RNQ

Un bon accompagnateur vous aide à anticiper ces points sensibles et à sécuriser chaque indicateur.

Préparer un audit blanc : ce que ça change

L’audit blanc est une étape stratégique de votre préparation. Il permet de :

• Simuler les conditions réelles de l’audit officiel
• Identifier les points à corriger avant le passage du certificateur
• Gagner en sérénité en vous entraînant à présenter vos processus et preuves à l’oral

Un audit blanc réalisé par un consultant expérimenté ou dans le cadre d’un pack d’accompagnement est un levier très efficace pour assurer la réussite de votre démarche. 

Comment obtenir la certification Qualiopi ?

Pour obtenir la certification Qualiopi, vous devez suivre un processus de certification structuré. Cela inclut la préparation des documents, la mise en conformité avec le Référentiel National Qualité, puis la réussite de l’audit initial. L’aide d’un expert en accompagnement à la certification Qualiopi peut faciliter chaque étape. Une fois l’audit validé, un organisme certificateur délivre votre certificat Qualiopi, valable 3 ans.

Quelles sont les obligations après certification Qualiopi ?

Après l’obtention, l’obligation de certification ne s’arrête pas. Vous devez maintenir la conformité tout au long du cycle de 3 ans. Un audit de surveillance est prévu entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois pour vérifier la continuité de vos engagements. En cas de non-conformité mineure, des actions correctives seront demandées. Un audit de renouvellement est ensuite nécessaire pour prolonger la certification.

Quels sont les critères d’évaluation pour Qualiopi ?

Les critères d’évaluation de Qualiopi sont définis dans le Référentiel National Qualité (RNQ). Ils portent sur la gestion de votre offre de formation, la satisfaction des bénéficiaires, les compétences du personnel ou encore l’amélioration continue. Lors de l’audit qualité, chaque critère est vérifié par l’auditeur à l’aide de preuves concrètes. La conformité à l’ensemble de ces critères est indispensable pour être certifié. Ce référentiel comprend sept critères clés qui couvrent divers aspects de la qualité de la formation. Ces critères sont évalués sur la base de 32 indicateurs spécifiques.

Les 7 critères du Référentiel National Qualité

1. L’information des publics : Cela concerne la clarté et l’exactitude des informations fournies aux apprenants et aux autres parties prenantes.
2. L’identification précise des objectifs de la formation : Les objectifs de chaque formation doivent être clairement définis et communiqués aux apprenants.
3. L’adaptation des prestations aux publics formés : Les formations doivent être adaptées aux besoins et aux capacités des apprenants.
4. L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement : Les ressources et l’encadrement fournis doivent être appropriés pour atteindre les objectifs de la formation.
5. La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels : Le personnel de formation doit être qualifié et son développement professionnel doit être assuré.
6. L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel : Le prestataire doit être activement engagé dans son domaine professionnel.
7. La prise en compte des appréciations rendues par les parties prenantes : Les feedbacks des apprenants et des autres parties prenantes doivent être pris en compte pour améliorer la qualité de la formation.

Les 32 indicateurs à respecter

Chacun de ces sept critères est évalué à travers plusieurs indicateurs, pour un total de 32 indicateurs. Ces indicateurs fournissent des mesures spécifiques pour évaluer la conformité de l’organisme de formation à chaque critère1. Par exemple, pour le critère « L’information des publics », les indicateurs peuvent inclure la clarté des informations fournies sur le site web de l’organisme, la précision des informations sur les coûts de formation, et la disponibilité des informations sur les résultats de la formation. Chaque indicateur doit être respecté pour obtenir la certification Qualiopi.

 Les coûts associés à l’audit Qualiopi : l’essentiel à retenir

Le prix d’un audit Qualiopi dépend de trois facteurs principaux : le chiffre d’affaires de l’organisme, le nombre de sites à auditer et les types d’actions certifiées (formation, VAE, bilan, apprentissage).

Pour un organisme monosite avec un chiffre d’affaires inférieur à 150 000 €, le tarif de base est d’environ 1 648,50 € HT, incluant l’audit initial, la surveillance, et le traitement des non-conformités.

Le coût peut augmenter avec la taille de la structure ou si un audit complémentaire est nécessaire. Il est donc recommandé de demander plusieurs devis détaillés aux organismes certificateurs.

L’audit Qualiopi représente bien plus qu’un simple passage obligé : c’est un investissement stratégique dans la qualité de votre offre, avec un impact direct sur votre conformité, vos pratiques et votre image.

F.A.Q : Réponses aux questions fréquentes sur l’audit Qualiopi

Puis-je planifier mon audit au dernier moment ?

Il est fortement déconseillé de planifier votre audit Qualiopi à la dernière minute. Le cycle de certification prévoit des délais obligatoires entre chaque type d’audit (initial, surveillance, renouvellement). Le non-respect de la date d’échéance peut entraîner l’expiration du certificat, voire un retrait de la marque Qualiopi.
Conseil : anticipez et établissez un planning clair dès la mise en place de votre démarche qualité.

Que faire si mon auditeur est absent le jour J ?

Si l’auditeur est absent, l’organisme certificateur (ex. Certifopac, AFNOR Certification) doit vous proposer un nouveau rendez-vous dans un délai raisonnable, en tenant compte des règles définies dans l’arrêté applicable.
En cas de doute, consultez le guide de lecture ou contactez l’instance d’accréditation concernée pour connaître vos droits.

L’audit peut-il être contesté ?

Oui, un audit peut faire l’objet d’une demande de réexamen si vous estimez que la décision de certification est injustifiée. Vous devrez transmettre un rapport d’observation, basé sur des éléments factuels.
La demande doit être faite dans les délais prévus par le règlement du certificateur. Une nouvelle évaluation peut alors être confiée à une autre personne qualifiée.

Doit-on faire visiter les locaux pendant l’audit ?

Oui, la visite des locaux est une étape clé dans le déroulement de l’audit. Elle permet à l’auditeur de vérifier que les actions de formation, y compris les formations par apprentissage, sont bien mises en œuvre dans un lieu conforme aux exigences.
Cependant, pour certaines catégories d’activité, notamment si vous êtes un nouvel entrant ou si vous réalisez des formations à distance, une justification documentaire peut suffire.
Attention : en cas de lieux multiples, le périmètre audité doit être clairement défini et accepté par l’organisme certificateur.