Qualiopi : Ce qu’il faut savoir

La Certification Qualiopi qu’on appelle aussi le Référentiel National Qualité, le RNQ, a été souhaité par le parlement en 2018 dans le cadre de la loi Avenir Professionnel, pour renforcer la qualité des prestations des organismes de formation. 

La certification Qualiopi (RNQ), c’est quoi ? 

Qualiopi, c’est une certification, une norme qualité qu’on vous demande d’avoir en tant qu’organisme de formation si vous souhaitez bénéficier de fonds publics ou mutualisés. 

Pour faire simple, si vous voulez que vos clients utilisent les fonds de Pôle Emploi, les OPCO, leur compte personnel de formation (CPF) voir si vous voulez monter votre propre CFA, vous devez être certifié Qualiopi. 

La certification Qualiopi va être obligatoire pour les 4 actions de formation décrites par le code du travail :

• les action de formation (si vous réalisez de la formation continue auprès de salariés ou de personnes en recherche d’emploi, reconversion, transition pro)
• les bilans de compétences
• la validation d’acquis d’expérience (VAE)
• la formation par apprentissage

Dans le cadre de votre certification, vous devez donc choisir le ou les périmètres qui correspondent à votre activité. Cela va jouer sur les indicateurs auxquels vous allez devoir répondre ET la durée de l’audit de certification. 

Les prestataires d’action de formation devaient se faire certifier avant le 1er janvier 2022. La certification est attribuée pendant 3 ans. Un audit de renouvellement surveillance est réalisé dans les 14 à 22 mois suivant l’audit de certification. 

Les nouveaux organismes de formation doivent automatiquement avoir Qualiopi avant de pouvoir faire financer leurs formations par l’État ou les OPCO.

Il est conseillé de se faire accompagner dans la mise en place de la certification Qualiopi.

Datadock a disparu au profit du nouveau référentiel à ce même moment. 

Qualiopi : et pour les formateurs indépendants en sous-traitance?

Il est important de préciser que les formateurs indépendants sont aussi concernés s’ils contractualisent directement avec le client.

Par contre, s’ils sont uniquement sous-traitants pour d’autres organismes de formation, ils ne sont pas obligés de se faire certifier. Par contre ils devront respecter et appliquer le référentiel Qualiopi. 

Attention, il est très probable que les formateurs indépendants qui travaillent comme sous-traitant pour des prestataires d’actions de formation dans le cadre du compte personnel de formation (CPF), doivent aussi être certifiés Qualiopi. Nous attendons un décret allant dans ce sens très bientôt.

Vous l’aurez compris, le RNQ est obligatoire uniquement si vous souhaitez faire profiter à vos clients des financements. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez continuer à former sans, du moment que vous respectez la réglementation des acteurs de la formation. 

Comment obtenir et être certifié qualiopi ?

Dans le cadre de Datadock, on vous demandait de répondre à des indicateurs en complétant un dossier sur une plateforme,

Qualiopi vous demande de mettre en place un système de management par la qualité. Le référentiel combine des exigences de moyens et des exigences de résultats. 

Audit surveillance

Pour obtenir la certification Qualiopi, vous devez répondre aux exigences du référentiel. Une fois que vous l’avez mis en place, vous allez devoir passer l’audit initial de certification. 

En effet, cet audit initial est réalisé par un certificateur habilité par le Cofrac pour valider et donner le label Qualiopi. 

Il dépêche un auditeur qui va contrôler la bonne application des indicateurs Qualiopi au sein de votre organisme. 

L’auditeur utilise en général la technique de l’échantillonnage : il demande à l’organisme de formation la liste des prestations de formation réalisées dans les 6 derniers mois. Souvent, il choisit les trois clients ou les trois prestations les plus représentatifs de votre portefeuille et il va regarder durant toute la durée de l’audit si les indicateurs sont appliqués dans les exemples qu’il a choisi. 

Si vous êtes un nouveau prestataire, sans historique, l’auditeur va regarder les outils et les procédures que vous avez mis en place. Il analysera leur efficacité lors de l’audit de surveillance. 

Eviter les non-conformités

La madame ou le monsieur que vous allez avoir sur le dos pendant toute la durée de l’audit peut relever quatre notions : 

• Point fort : cela veut dire que votre indicateur est très bien exécuté. Vous avez mis en place des outils ou des procédures qui participent à la qualité de vos prestations.
• Point sensible : Ca veut dire que la réponse à l’indicateur ne plait pas trop à l’inspecteur mais ce n’est pas suffisant mal fait pour vous mettre une NC. Il vous demandera de l’améliorer pour l’audit de renouvellement.
• Non-conformité mineur : La non-conformité mineur c’est un peu la première punition. Vous n’avez pas été trop sérieux sur l’indicateur. Il y a quelque chose mais ce n’est pas suffisant par rapport aux exigences. La NC mineur n’est pas disqualifiante, par contre si vous en cumulez 5, ça se transforme en NC majeur. On vous demandera un plan d’action correctif qui sera contrôlé lors du prochain audit.
• Non-conformité majeure :  C’est la boulette. Si on vous met une NC Majeur c’est que vous n’avez pas mis en place un indicateur ou que l’indicateur était considéré comme majeur et qu’il a mal été exécuté. Vous n’avez pas la certification. Vous devez mettre en place un plan correctif, et l’auditeur a 3 mois pour revenir contrôler la correction qui a été réalisée. 

A la fin de la journée, l’auditeur réalise un bilan et vous présente les résultats. Si vous avez été bon, il demandera au certificateur de vous attribuer la certification Qualiopi. Il rédigera un rapport, qui sera transmis à un comité qui procédera à la validation définitive. Vous aurez un retour, sous les 2 à 4 semaines avec le fameux papier, validant votre certification Qualiopi.

La durée de l’audit Qualiopi 

La durée va dépendre de trois critères : 

• le ou les périmètres choisis : si vous avez une seule action de formation, ça durera moins longtemps que si vous faites de la formation par apprentissage. 
• le chiffre d’affaires déclaré lors de votre dernier bilan pédagogique et financier (BPF). Il y a trois paliers : inférieur à 150 000 euros, entre 150 000 et 750 000 euros et supérieur à 750 000 euros.
• le nombre de sites secondaires : si juridiquement vous avez un ou plusieurs sites qui accueillent des apprenants, le temps de l’audit va augmenter. On parle d’établissements secondaires inscrits sur votre KBIS. Si vous louez une salle dans un centre d’affaires ou chez un partenaire, ça ne sera pas pris en compte.

Pour le critère « sites secondaires », le certificateur va réaliser un échantillonnage afin de calculer le nombre de jour d’audit supplémentaire. 

La procédure d’échantillonnage est déterminée, en dehors de la fonction centrale qui est vérifiée lors de chaque audit de cycle, selon les critères suivants :

Pour l’audit initial et de renouvellement : le nombre d’échantillons correspond à la racine carrée du nombre total de sites, arrondi au nombre entier le plus proche, sélectionné de manière aléatoire par le certificateur;

Pour l’audit de surveillance : l’audit comprend au minimum un site qui n’a pas été audité lors de l’audit précédent, et deux sites si l’entité candidate possède plus de 6 sites.

Le nombre de sites audités est calculé en utilisant la formule : racine carrée du nombre total de sites, multipliée par 0,6, et arrondie au nombre entier le plus proche. Par exemple, si le nombre total de sites est 9:

√9×0.6 = 3×0.6 = 1.8, donc 2 sites seront sélectionnés pour l’audit.

Quels sont les 7 critères et les 32 indicateurs du référentiel qualiopi (le guide lecture) ?

Le référentiel comprend 7 critères et 32 indicateurs. Chacun va vous demander de respecter des attendus par rapport à des obligations de résultats, de communication, d’organisations, d’anticipation des risques, de suivi de la performance et des obligations liées à la pédagogie. 

Voici le dernier guide de lecture du référentiel. 

Nous avons réalisé un article qui vous explique les critères et les indicateurs de la certification Qualiopi.

Qui peut obtenir qualiopi ?

Que vous soyez un formateur indépendant, une entreprise ou une association, vous pouvez passer la certification Qualiopi. Donc tout le monde peut obtenir le RNQ.

La seule obligation, c’est d’avoir un numéro de déclaration d’activité (NDA). C’est le numéro obligatoire à avoir quand on veut faire, légalement, de la formation en France (sous-traitants et indépendants compris).

Quel est l’intérêt de qualiopi ?

Le premier intérêt est d’être éligible aux fonds disponibles pour le financement de la formation : OPCO, Pôle Emploi, Régions, CPF, Apprentissage. 

Le deuxième intérêt est l’image de marque : Qualiopi devient petit à petit une norme de marché. Les entreprises demandent de plus en plus que leurs prestataires de formation soient certifiés même s’il n’y a pas de financement. C’est pour eux, le moyen de mettre en place une première sélection. 

Le dernier intérêt, c’est que la démarche permet de prendre du recul sur votre organisation. Elle vous permet de structurer vos processus en interne. Elle vous donne des outils pour vous améliorer et vous professionnaliser. 

Mettre en place la certification Qualiopi demande un vrai investissement. Vous allez automatiquement changer après ce processus.

Qualiopi ou datadock ?

Pas besoin de choisir. Datadock a été remplacé par Qualiopi.

Charte Graphique : Qualiopi et pas « Kaliopi « 

Les gens vont souvent l’erreur, mais on écrit bien Qualiopi et pas « Kaliopi ». C’est important de le dire car c’est une marque déposée à l’INPI. Elle est délivrée par le COFRAC. Quand vous êtes habilités par un certificateur, vous avez l’autorisation d’utiliser le logo Qualiopi.

Par contre, pas n’importe comment ! Il y a des règles à respecter. Voici les infos (en pdf) à connaître par coeur : 

• le règlement d’usage de Qualiopi
• la charte d’usage de Qualiopi
• la charte graphique

Si vous ne la respectez pas, vous risquez la non-conformité !

• Réussir son audit de renouvellement Qualiopi
• Qualiopi : Focus sur la sous-traitance
• Se faire accompagner dans sa démarche Qualiopi
• Réussir son audit de renouvellement