Copilot Workspaces : travailler en équipe dans Copilot

Depuis fin octobre 2026, Microsoft renomme Copilot Notebooks en Copilot Workspaces. Le changement de nom annonce un changement d’usage. Les notebooks servaient surtout à une personne qui voulait que Copilot réponde à partir d’un dossier précis. Copilot Workspaces devient l’endroit où une équipe réunit les fichiers d’un projet, travaille à plusieurs dans les mêmes documents et interroge Copilot sur ce contexte commun.

Au même moment, Microsoft a lancé les Projects, pensés pour le travail individuel. Résultat : deux espaces qui se ressemblent, et une question légitime, savoir où ranger quoi. Ce guide explique ce que fait Copilot Workspaces, qui y a accès selon sa licence, comment créer un espace et y inviter son équipe, ce que Copilot voit et ne voit pas, et les points que la DSI doit régler avant de généraliser l’outil.

Cet article complète notre guide complet de Microsoft 365 Copilot et notre article sur Copilot Teams, qui couvre la partie réunions du travail en équipe.

En bref

• Copilot Workspaces remplace Copilot Notebooks : vos notebooks existants deviennent des workspaces, sans perte de contenu, et un notebook privé reste privé.
• Le travail en équipe passe au premier plan : plusieurs personnes travaillent en même temps dans l’espace, voient le curseur des autres et interrogent Copilot sur les mêmes sources.
• Un calendrier en plusieurs temps : déploiement par étapes à partir de fin octobre 2026, et janvier 2027 pour l’édition des fichiers Word, Excel et PowerPoint dans l’espace.
• Copilot Chat suffit pour y accéder : la licence Microsoft 365 Copilot donne en plus accès aux sources de l’entreprise (Teams, SharePoint, OneDrive) comme références.
• Jusqu’à 300 fichiers par espace sont utilisés par Copilot pour répondre, selon Microsoft.
• Verdict : Workspaces pour un projet d’équipe qui dure, Projects pour votre travail personnel, un agent pour une tâche répétée dans toute l’entreprise.
• Pour faire monter vos équipes en compétences, Proactive Academy propose une formation Microsoft 365 Copilot centrée sur le travail en équipe.

Copilot Workspaces, c’est quoi ?

Copilot Workspaces est un espace partagé de l’application Microsoft Copilot (accessible sur m365.cloud.microsoft, sur ordinateur et sur mobile). Une équipe y regroupe ses membres, ses fichiers et ses informations sur un projet en cours, puis travaille avec Copilot à partir de ce contexte. Microsoft le présente comme la suite directe de Copilot Notebooks, avec une approche pensée d’abord pour l’équipe.

Le principe de fond ne change pas. Vous ajoutez des « références » (documents, pages, notes, réunions, courriels), et Copilot répond en s’appuyant sur elles plutôt que sur tout votre environnement Microsoft 365. Selon la documentation de Microsoft, Copilot n’accède ni à l’ensemble de votre OneDrive, ni à vos courriels, ni à vos conversations Teams, ni au web, sauf ce que vous avez ajouté à l’espace. C’est vous qui décidez de ce qu’il voit.

Deux confusions sont possibles, autant les lever tout de suite.

La première concerne Loop. Microsoft Loop a lui aussi des « espaces de travail », qui organisent des composants et des pages collaboratives. D’après le comparatif de Microsoft, un espace Loop peut d’ailleurs contenir des Copilot Pages et des notebooks. Ce sont deux outils distincts : Loop sert à co-écrire des contenus modulaires, Copilot Workspaces sert à faire travailler Copilot sur les sources d’un projet.

La seconde concerne GitHub Copilot Workspace, au singulier. C’est un outil pour développeurs, sans rapport avec la suite bureautique. Si vous cherchez de l’aide pour coder, ce n’est pas le bon article.

Ce qui change par rapport à Copilot Notebooks

Pour un utilisateur qui se servait déjà des notebooks, rien ne disparaît. Microsoft affirme qu’aucune fonction de Notebooks n’est retirée, que le contenu reste en place, que les partages existants continuent et que les liens continueront de fonctionner, avec des redirections si une adresse change.

Ce qui s’ajoute, d’après le point mensuel de Microsoft d’octobre 2026 :

• Le travail simultané : plusieurs membres travaillent sur différents documents de l’espace en même temps et voient les curseurs des autres en direct.
• L’édition des fichiers Office dans l’espace : vous demandez à Copilot de créer ou de modifier un fichier Word, Excel ou PowerPoint, puis vous travaillez dedans sans quitter l’espace. Cette fonction n’arrivera pour tous qu’en janvier 2027.
• De nouveaux types de références : images JPG et PNG, fichiers CSV et TSV.
• Un résumé audio enrichi : découpage en épisodes thématiques, format « Critique and Debate », et de nouvelles sources (courriels Outlook, réunions et conversations Teams, pages OneNote et Loop, fichiers texte).

Le calendrier de déploiement

Ces nouveautés n’arrivent pas toutes en même temps. Microsoft ouvre la plupart d’entre elles d’abord aux entreprises inscrites à Frontier, son programme d’accès anticipé réservé aux utilisateurs disposant d’une licence Copilot, puis à tout le monde.

Microsoft indique que le déploiement se fait par étapes depuis fin octobre 2026 et varie selon les organisations. Le message aux administrateurs MC1535647, résumé par MWPro, situe le début du déploiement standard fin octobre et celui du déploiement différé fin novembre 2026, sans préciser quelles fonctions sont concernées par chaque date. Si l’onglet s’appelle encore « Notebooks » chez vous, c’est normal : votre organisation n’a pas encore reçu la mise à jour.

Workspaces, Projects ou agent : lequel choisir ?

C’est la première question à régler. Microsoft a lancé les Projects en même temps que Workspaces, et les deux se ressemblent : on y range des fichiers, des instructions et des conversations pour que Copilot garde le contexte. La différence tient en un mot : pour qui.

Les Projects servent à votre travail personnel. Ils apparaissent dans l’accueil de l’application Copilot et regroupent vos conversations, vos tâches, vos fichiers et vos instructions sur un sujet. Ils ne stockent rien eux-mêmes : vos fichiers restent dans OneDrive, avec leurs droits et leurs étiquettes de confidentialité. Vous pouvez y lancer une conversation ou une tâche Cowork.

Les Workspaces servent au travail de groupe. On y invite des collègues, on partage des fichiers et des pages, et tout le monde interroge Copilot sur le même contexte. Microsoft permet de passer de l’un à l’autre : un fichier d’un Project peut être déplacé dans un Workspace quand il faut le partager.

Les agents répondent à un autre besoin. Un agent est un assistant spécialisé, construit sur des connaissances et des instructions validées, qu’un grand nombre de collaborateurs utilisent pour une tâche qui revient souvent : répondre aux questions RH, qualifier une demande client, appliquer une procédure qualité.

Notre règle de choix est simple. Si le sujet dure plusieurs semaines et concerne plusieurs personnes, ouvrez un Workspace. Si c’est votre dossier à vous, un Project suffit. Si la même question revient chaque semaine chez cinquante collègues, ce n’est ni l’un ni l’autre : c’est un agent.

À ne pas confondre avec un agent IA : dans un Workspace, Copilot reste un assistant qui répond à une demande à la fois. Les tâches Cowork, qui enchaînent plusieurs étapes, et les agents créés avec Copilot Studio relèvent d’une autre logique. Pour créer ce type d’assistant, voyez notre formation pour créer et déployer des agents avec Copilot.

Qui a accès à Copilot Workspaces ?

C’est le point le plus mal expliqué de l’annonce, car la page de Microsoft sur Workspaces ne parle pas de licence. Il faut aller chercher la réponse dans la documentation de Copilot Notebooks, qui reste valable puisque les notebooks deviennent des workspaces.

Selon la page de Microsoft sur le fonctionnement des notebooks, il faut :

• une licence Microsoft 365 Copilot ou un accès à Copilot Chat ;
• pour créer un espace, une licence SharePoint ou OneDrive associée au compte.

Copilot Chat est inclus sans coût supplémentaire pour les utilisateurs disposant d’un abonnement Microsoft 365 éligible. Les notebooks lui sont ouverts à partir de mi-juin 2026, d’après le message aux administrateurs MC1384425 (consultable ici) ; auparavant, il fallait la licence Microsoft 365 Copilot. Ce message précise que la version intégrée à OneNote n’est pas encore entièrement ouverte aux utilisateurs de Copilot Chat. Les abonnés Microsoft 365 Personnel, Famille, Premium et Pro y ont aussi accès, sans certaines fonctions.

La différence entre les deux licences se voit dans les sources. D’après la page de Microsoft sur le partage, les contenus Teams, SharePoint et OneDrive ainsi que les adresses internes, que Microsoft appelle « sources premium », ne sont accessibles qu’aux utilisateurs disposant de la licence Microsoft 365 Copilot. Un collègue qui n’a que Copilot Chat travaille dans le même espace, mais pas avec les mêmes références.

Les nouveautés passent aussi d’abord par Frontier, qui suppose la licence Copilot. En pratique, une équipe mixte verra des écarts pendant tout le déploiement. Si vous hésitez entre les deux formules, notre comparatif Copilot Chat gratuit ou payant détaille ce que la licence ajoute ailleurs dans Microsoft 365.

Créer un Workspace et inviter son équipe

La création suit les étapes que Microsoft décrit pour les notebooks. Les intitulés peuvent varier légèrement le temps que le renommage arrive chez vous.

Étape 1 : créer l’espace

Ouvrez l’application Microsoft Copilot sur m365.cloud.microsoft. Dans le volet de gauche, ouvrez la rubrique Workspaces (encore « Notebooks » si votre organisation n’a pas reçu la mise à jour). Si elle n’apparaît pas, cherchez-la dans le lanceur d’applications. Créez un nouvel espace et donnez-lui un nom précis : « Appel d’offres région 2027 » vaut mieux que « Projet AO ».

Étape 2 : ajouter les références

C’est l’étape qui fait la qualité des réponses. Vous pouvez :

1. choisir parmi les fichiers, réunions, courriels ou sites proposés ;
2. rechercher un élément par son nom ;
3. téléverser un fichier depuis votre poste ;
4. choisir un fichier dans OneDrive ;
5. glisser-déposer des fichiers dans la zone des références.

Les formats acceptés sont Word, PowerPoint, Excel, PDF, les Copilot Pages, les fichiers Loop, les pages et blocs-notes OneNote, et désormais les images JPG et PNG et les fichiers CSV et TSV. Vous pouvez aussi ajouter un dossier ou un site SharePoint entier : Copilot choisit alors lui-même les fichiers les plus utiles à chaque question. Pour être sûr qu’un document compte, ajoutez-le directement.

Attention à la licence : Microsoft réserve les contenus SharePoint, OneDrive et Teams aux utilisateurs de Microsoft 365 Copilot. Avec Copilot Chat seul, appuyez-vous sur les fichiers téléversés depuis votre poste.

Étape 3 : écrire les instructions

L’espace accepte des instructions personnalisées, qui s’appliquent à toutes les réponses de Copilot dans l’espace. Profitez-en pour fixer le cadre une fois pour toutes. Par exemple :

Tu aides l'équipe commerciale à préparer la réponse à l'appel d'offres
de la région. Réponds en français, en citant toujours le document source.
Quand une information manque dans les références, dis-le clairement
au lieu de compléter. Utilise le vouvoiement dans les textes destinés
au client.

Étape 4 : inviter l’équipe

Sélectionnez Inviter (ou Partager) en haut à droite de l’espace, saisissez les noms ou adresses de vos collègues, puis validez. Les personnes invitées reçoivent automatiquement l’accès aux fichiers liés à l’espace, pour que Copilot puisse leur répondre. Il faut pour cela que vous ayez vous-même le droit de partager chacun de ces fichiers. Sinon, vos collègues devront demander l’accès fichier par fichier.

Étape 5 : travailler avec Copilot

Posez vos questions dans la conversation de l’espace. Trois exemples de demandes qui fonctionnent bien sur un projet partagé :

Fais la liste des exigences du cahier des charges qui ne sont couvertes
par aucun de nos documents, en indiquant la page du cahier des charges.

Compare nos trois dernières propositions commerciales et dis-moi ce
qui a changé dans notre façon de présenter les tarifs.

Résume pour Julie, qui rejoint l'équipe demain, où en est le projet :
décisions prises, points ouverts et prochaines échéances.

Vous pouvez enregistrer une réponse dans une Copilot Page pour la retravailler à plusieurs, ou générer un résumé audio pour écouter l’avancement en déplacement. Le résumé audio fonctionne en français, avec sept autres langues.

Ce que Copilot voit, et ce qu’il ne voit pas

La force de l’espace tient à son périmètre. Copilot répond à partir des références que vous avez ajoutées, et seulement d’elles. C’est ce qui rend ses réponses plus fiables qu’une question posée dans le vide, et c’est aussi ce qui explique ses trous : un document que personne n’a ajouté n’existe pas pour lui.

Microsoft fixe une limite : Copilot peut utiliser jusqu’à 300 fichiers par espace pour répondre. Il n’utilise pas forcément toutes les références à chaque réponse, et ses productions ne citent donc pas toujours chaque document. Un espace où l’on a versé des centaines de fichiers « au cas où » donnera des réponses moins nettes qu’un espace préparé avec soin.

Deux autres limites sont à connaître. L’espace ne crée ni graphiques, ni visualisations, ni images. Et une suppression est définitive : il n’existe pas encore de corbeille pour récupérer un espace effacé. Microsoft en prépare une.

Notre conseil pour l’équipe : désignez un responsable des références. Une personne décide de ce qui entre dans l’espace et retire les versions périmées. Sans elle, Copilot finit par citer le devis de l’an dernier à côté de celui de cette année.

Partage et droits : les règles à connaître

Le partage se fait en quelques clics, et c’est justement ce qui demande de la vigilance. D’après la foire aux questions de Microsoft :

• toute personne invitée peut modifier l’espace ;
• le rôle de simple lecteur n’existe pas encore ;
• on ne peut pas inviter un groupe Microsoft 365 entier, il faut inviter les personnes une à une ;
• partager l’espace peut donner accès aux fichiers qu’il contient.

Ce dernier point mérite attention. En invitant un collègue, vous lui ouvrez potentiellement des documents qu’il ne voyait pas auparavant. Avant d’ajouter une référence sensible (grille salariale, contrat client, dossier RH), demandez-vous si chaque membre de l’espace doit vraiment la voir.

Pour OneNote, la règle est plus stricte : pour qu’un collègue voie une section ou une page ajoutée à l’espace, il faut partager tout le bloc-notes OneNote.

Trois usages d’équipe qui fonctionnent

Les exemples ci-dessous sont des scénarios types, construits à partir des fonctions décrites par Microsoft.

La réponse à un appel d’offres. Le cahier des charges, les mémoires techniques précédents, les références clients et les CV des intervenants entrent dans l’espace. Le commercial, le chef de projet et le responsable qualité travaillent en même temps sur leurs parties. Copilot repère les exigences non couvertes et propose une première rédaction de chaque section à partir des anciens mémoires.

L’intégration d’un nouveau collaborateur. Le livret d’accueil, l’organigramme, les procédures et les comptes rendus des derniers comités constituent l’espace. Le nouvel arrivant pose ses questions à Copilot et écoute le résumé audio des procédures clés pendant ses trajets. Microsoft cite d’ailleurs l’intégration comme un cas d’usage type des notebooks.

La conception d’une formation. Le référentiel, les supports existants, les évaluations des sessions passées et les échanges avec le client alimentent l’espace. Le concepteur et le formateur font produire par Copilot une trame, des exercices et des questions d’évaluation à partir des seules sources validées. Avec l’édition des fichiers Office dans l’espace attendue en janvier 2027, le support PowerPoint pourra être produit et retouché sans en sortir.

Pour aller plus loin sur les demandes à formuler, notre bibliothèque de prompts Copilot pour Office donne des modèles prêts à adapter.

Ce que la DSI doit vérifier avant de généraliser

Pour l’administrateur, Copilot Workspaces hérite de l’architecture des notebooks. Elle a des particularités qu’il vaut mieux connaître avant que cinquante espaces ne se créent spontanément. Les points ci-dessous viennent de la documentation Microsoft Learn sur la conformité et de celle sur l’administration.

Le stockage. Chaque espace est stocké dans un conteneur SharePoint Embedded appartenant à son créateur, le même conteneur que son espace personnel Loop. Il compte dans le quota SharePoint de l’organisation, et aucun réglage ne permet de plafonner un conteneur en particulier.

L’activation. La création se pilote par la stratégie cloud « Create and view Copilot Pages and Copilot Notebooks », réglable pour tous les utilisateurs ou pour un groupe. Elle est activée par défaut. La désactiver ne supprime pas les espaces existants, mais leurs liens de partage cessent de fonctionner.

Le départ d’un collaborateur. C’est le piège principal. Le conteneur suit le cycle de vie du compte de son créateur, comme un OneDrive. Si le créateur d’un espace d’équipe quitte l’entreprise, rien ne se transmet automatiquement : un administrateur doit réattribuer le conteneur ou en exporter le contenu. Prévoyez-le dans votre procédure de départ.

La conformité. Les stratégies de rétention, la prévention des pertes de données (DLP), l’audit et eDiscovery s’appliquent. Les étiquettes de confidentialité, en revanche, ne s’appliquent pas aux espaces eux-mêmes, seulement aux Copilot Pages. Les barrières d’information ne sont pas prises en charge. Côté localisation, la frontière des données de l’Union européenne (EU Data Boundary) est respectée.

Ces points s’ajoutent à la préparation générale du déploiement, que nous détaillons dans notre article sur la gouvernance d’un tenant Copilot.

Les limites à connaître

Copilot Workspaces est une bonne nouvelle pour le travail d’équipe, mais l’outil n’est pas encore abouti.

Le calendrier est étalé. La fonction la plus utile au travail d’équipe, l’édition des fichiers Office dans l’espace, n’arrivera pour tous qu’en janvier 2027. D’ici là, l’expérience reste proche des anciens notebooks, avec la présence des collègues en plus.

Les équipes mixtes voient deux outils différents. Un membre en Copilot Chat ne profite pas des sources Teams, SharePoint et OneDrive, et ne reçoit pas les nouveautés réservées à Frontier.

Les droits sont trop larges pour certains usages. Tout invité peut modifier, et l’invitation ouvre l’accès aux fichiers liés. Pour un dossier sensible, c’est un frein réel.

L’absence de corbeille impose de la prudence. Une fausse manipulation supprime l’espace pour de bon.

Enfin, Microsoft annonce que les mêmes fonctions collaboratives arriveront « avec le temps » dans OneNote, sans date. Si votre équipe vit dans OneNote, attendez avant de tout réorganiser.

Notre verdict

Pour une équipe déjà équipée de Microsoft 365, Copilot Workspaces est le bon endroit pour un projet qui dure et qui mobilise plusieurs personnes : appel d’offres, intégration, conception d’offre ou de formation, préparation d’un comité. L’intérêt est concret : un seul jeu de sources, des réponses qui s’appuient dessus, et tout le monde au même endroit.

Trois conditions pour que ça marche. Choisissez des références avec soin plutôt qu’en masse. Nommez un responsable de l’espace. Réglez avec la DSI la question du départ des créateurs avant que les espaces ne se multiplient.

Si votre équipe mélange licences Microsoft 365 Copilot et Copilot Chat, commencez par un projet dont les sources sont des fichiers téléversés depuis le poste : tout le monde aura alors la même expérience. Pour les projets qui s’appuient sur des sites SharePoint ou sur les réunions Teams, la licence Microsoft 365 Copilot fait la différence.

Pour que vos équipes adoptent ces nouveaux usages et sachent quand passer d’un Project à un Workspace, notre parcours Copilot pour organiser le travail collaboratif s’appuie sur leurs propres projets. Il est certifié Qualiopi et finançable par votre OPCO.

FAQ

Ce qu’il faut retenir

Copilot Workspaces transforme les notebooks en espace d’équipe : mêmes sources, mêmes réponses, travail simultané. Ce n’est pas encore l’outil complet que Microsoft annonce, puisque l’édition des fichiers Office n’arrivera qu’en janvier 2027 et que les droits restent sommaires. Mais pour un projet qui dure et réunit plusieurs personnes, c’est dès maintenant la meilleure place pour faire travailler Copilot sur les bons documents. Commencez petit, avec un projet et des références choisies. Pour aller plus loin et intégrer Copilot à l’ensemble de vos pratiques, voyez notre formation à l’IA générative en entreprise, de Copilot aux autres assistants.