Préparer son tenant Copilot : gouvernance, sécurité et données

Copilot ne lit que ce que l’utilisateur a déjà le droit d’ouvrir. La phrase rassure, et c’est pourtant elle qui pose le problème. Un dossier de paie partagé à toute l’entreprise par erreur il y a quatre ans dormait sans que personne le cherche. Avec un assistant qui répond à « quel est le salaire de mon responsable ? », il ne dort plus. Préparer son tenant Copilot consiste à trouver ces portes ouvertes avant que l’assistant ne les trouve, puis à poser des règles pour qu’elles ne se rouvrent pas.

Cet article fait partie de notre dossier sur Microsoft 365 Copilot. Il se lit avant notre méthode pour mesurer le ROI de Copilot, et à côté du comparatif des versions de Copilot Chat, qui dit qui a accès à quoi sans licence payante.

En bref

• Copilot respecte les autorisations, pas la sensibilité. Il n’affiche que ce que l’utilisateur peut déjà voir. Si les accès sont trop larges, ses réponses le seront aussi.
• Microsoft a publié un plan en trois chantiers : corriger le partage excessif, poser des garde-fous, répondre aux obligations réglementaires. Cet article le suit.
• Une partie des outils est déjà payée. SharePoint Advanced Management est inclus dès qu’une licence Microsoft 365 Copilot est attribuée dans l’organisation. Les fonctions de base de Purview font partie de Microsoft 365 E3.
• Un outil sort du jeu : la recherche SharePoint restreinte ne peut plus être activée depuis le 31 juillet 2026. Microsoft renvoie vers la découverte de contenu restreinte.
• Trois réglages à trancher en Europe : la recherche web, les modèles d’Anthropic (désactivés par défaut dans l’Union européenne) et la gestion des agents.
• Notre verdict : commencez par l’évaluation automatique des cent sites les plus utilisés. Elle tourne chaque semaine dans Purview et dit en quelques jours si vous avez un problème.

Pourquoi préparer son tenant Copilot avant d’attribuer les licences

Un tenant, c’est l’espace Microsoft 365 de votre organisation : ses comptes, ses boîtes aux lettres, ses sites SharePoint, ses équipes Teams, ses OneDrive. Copilot s’appuie sur cet ensemble pour répondre.

La règle de base est écrite dans la page de Microsoft sur les données et la confidentialité : Copilot affiche uniquement les données pour lesquelles l’utilisateur dispose au minimum d’une autorisation d’affichage. Il n’ajoute aucun droit. Il n’en retire aucun non plus.

Le risque vient donc de l’existant. Un lien « toute l’entreprise » créé pour gagner du temps. Un site d’équipe dont l’héritage des droits a été rompu. Un groupe « Tout le monde sauf les utilisateurs externes » ajouté sur une bibliothèque de contrats. Avant Copilot, il fallait connaître le chemin du fichier pour tomber dessus. Avec Copilot, il suffit de poser la bonne question. Microsoft le formule ainsi dans sa documentation Purview : l’IA générative amplifie le problème du partage excessif, parce qu’elle fait remonter des contenus obsolètes, trop largement ouverts ou sans règle de gouvernance.

Un mot sur les chiffres. La version de juin de cet article citait des pourcentages d’organisations « non prêtes » et un taux moyen d’étiquetage, tirés d’évaluations de cabinets de conseil. Nous les avons retirés : ils ne viennent pas d’une source que vous pourriez vérifier, et le seul chiffre qui compte est celui de votre propre tenant. Les outils décrits plus bas vous le donnent.

Les prérequis techniques du tenant Copilot

Avant de parler de gouvernance, assurez-vous que Copilot peut fonctionner. La page des prérequis de Microsoft 365 Copilot, mise à jour le 5 octobre 2026, liste les points suivants.

• Les licences. Chaque utilisateur a besoin d’une licence Copilot et d’une licence de base éligible. Copilot n’est pas disponible avec les licences Microsoft 365 Apps attribuées à un appareil plutôt qu’à une personne.
• Les comptes. Un compte professionnel dans Microsoft Entra ID.
• La messagerie. Une boîte aux lettres hébergée sur Exchange Online pour tout ce qui touche aux e-mails, à l’agenda et aux réunions. Notre guide de Copilot dans Outlook détaille ce cas.
• OneDrive. Certaines fonctions exigent que l’utilisateur ait un compte OneDrive.
• Le réseau. C’est un point qui bloque en silence. Copilot a besoin de connexions WebSocket sécurisées vers les domaines *.office.com et *.cloud.microsoft. Un pare-feu qui les coupe, une inspection TLS ou un proxy aux délais trop courts suffisent à le faire échouer. Microsoft fournit un test de connectivité à lancer depuis un poste.
• Les navigateurs. Dans Word, Excel et PowerPoint pour le web, Copilot exige que les cookies tiers soient autorisés.
• Les mises à jour d’Office. D’après le guide de configuration, Copilot est disponible sur tous les canaux de mise à jour sauf le canal Entreprise semestriel.

Le même guide demande trois choses avant toute attribution de licence : activer l’authentification multifacteur pour tous, activer le journal d’audit unifié dans Purview, et revoir les règles d’accès conditionnel.

Côté budget, les pages françaises de Microsoft affichent au 9 octobre 2026 : 26,00 € HT par utilisateur et par mois pour Microsoft 365 Copilot, en paiement annuel, et 18,20 € HT pour Copilot Business, réservé aux structures de 300 utilisateurs au plus (15,60 € HT la première année pour un engagement pris avant le 31 décembre 2026). Les deux s’ajoutent à un abonnement Microsoft 365 existant.

Dernier point d’organisation : le rôle Administrateur IA. Il donne accès aux réglages de Copilot et des agents sans exiger les droits d’administrateur général. Attribuez-le à la personne qui pilote le projet, et gardez le rôle d’administrateur général pour les urgences.

Le plan de Microsoft en trois chantiers

Microsoft documente désormais une méthode unique, le plan de déploiement pour une base sécurisée et gouvernée. Il tient en trois chantiers : corriger le partage excessif, poser des garde-fous, répondre aux obligations réglementaires. Le détail pas à pas figure dans le guide « Configure a secure and governed foundation », mis à jour le 7 octobre 2026.

Deux outils portent l’ensemble.

SharePoint Advanced Management gère le partage, les accès et le cycle de vie des sites. D’après sa page de licence, il suffit qu’une seule licence Microsoft 365 Copilot soit attribuée dans l’organisation pour que les administrateurs SharePoint accèdent à ses fonctions. Une exception : la restriction de création de sites par les applications demande toujours le module complémentaire payant.

Microsoft Purview traite la classification, la prévention des pertes de données, l’audit et la conservation. Le guide précise que les fonctions de base sont comprises dans Microsoft 365 E3 et que des fonctions avancées relèvent de E5 ou E7, sans donner la liste. Vérifiez donc chaque fonction dans le portail Purview avant de bâtir votre plan dessus.

Chantier 1 : repérer et corriger le partage excessif

C’est le chantier qui décide de la date de lancement. Il se mène en trois temps.

Repérer les sites à risque

Commencez par ce qui tourne déjà tout seul. Dans Purview, les évaluations des risques liés aux données lancent chaque semaine une analyse automatique des cent sites SharePoint les plus utilisés de votre organisation. Le premier résultat arrive après un délai de quatre jours. Pour chaque site, vous voyez le volume de données sensibles détectées et les éléments partagés avec n’importe qui, avec toute l’organisation ou avec l’extérieur.

Vous pouvez ensuite créer une évaluation personnalisée sur les utilisateurs et les sites de votre choix. Ses résultats sont conservés trente jours. L’analyse fichier par fichier existe aussi, avec deux limites à connaître : dix sites SharePoint au plus, et pas de OneDrive.

Côté SharePoint, deux rapports complètent le tableau : l’évaluation de la gestion de contenu, qui signale les audiences trop larges, les héritages rompus et les sites sans propriétaire, et les rapports de gouvernance de l’accès aux données, dont un consacré au groupe « Tout le monde sauf les utilisateurs externes ».

Un détail de vocabulaire qui vous évitera de chercher : l’outil que Microsoft appelait DSPM for AI porte désormais la mention « classique ». La porte d’entrée s’appelle Data Security Posture Management.

Protéger pendant que vous corrigez

Corriger des droits prend du temps. En attendant, deux protections provisoires existent.

La première est la découverte de contenu restreinte. Elle retire un site des résultats de recherche à l’échelle de l’organisation et des réponses de Copilot, et fait disparaître le bouton Copilot sur ce site. Retenez trois choses. Elle ne modifie aucune autorisation : les personnes qui avaient accès au site l’ont toujours. Elle ne couvre pas OneDrive. Et elle n’est pas immédiate : pour un site de plus de 500 000 éléments, Microsoft prévient que la mise à jour peut prendre plus d’une semaine.

Un point reste flou. La page de Microsoft dit à un endroit que les fichiers consultés récemment sont masqués eux aussi, et à un autre que l’utilisateur retrouve toujours ceux qu’il possède ou qu’il a consultés récemment. Faites l’essai sur un site avant de vous y fier.

La seconde passe par la prévention des pertes de données : une règle peut interdire à Copilot d’utiliser les fichiers et les e-mails qui portent certaines étiquettes de confidentialité. Nous y revenons au chantier 2.

Et la recherche SharePoint restreinte, qui limitait Copilot à une liste de cent sites au plus ? Microsoft la retire : depuis le 31 juillet 2026, il n’est plus possible de l’activer. Si votre plan de déploiement en parlait, il date. La page ne dit pas ce que deviennent les activations antérieures : si c’est votre cas, n’en faites pas un dispositif durable, Microsoft la décrit elle-même comme une solution de court terme.

Corriger les accès

Le guide de Microsoft liste les corrections dans cet ordre :

1. Supprimer les accès excessifs et les liens anonymes, puis réduire les liens de partage aux personnes ou aux groupes voulus.
2. Lancer des revues d’accès de site : les propriétaires reçoivent la liste des accès de leur site, jusqu’au niveau du fichier, et font le ménage eux-mêmes.
3. Rétablir l’héritage des droits rompu sur les bibliothèques et les dossiers.
4. Attribuer un propriétaire à chaque site, avec une règle de propriété qui relance automatiquement.

Le deuxième point change l’échelle du travail. L’équipe informatique ne sait pas si le stagiaire de 2023 doit encore voir le dossier d’appel d’offres. La responsable du service le sait. Les revues d’accès lui posent la question directement.

Par où commencer quand on a trois mille sites ? Le guide de configuration donne une méthode simple : exportez la liste des cent sites les plus utilisés depuis le centre d’administration SharePoint, passez-les au rapport sur l’état des autorisations, et traitez d’abord ceux-là.

Chantier 2 : poser des garde-fous avec Purview

Une fois les portes refermées, il faut empêcher qu’elles se rouvrent. Ce chantier combine des réglages par défaut, des étiquettes et des règles.

Les réglages par défaut

Trois décisions se prennent au niveau du tenant : désactiver ou restreindre les groupes de partage à l’échelle de l’entreprise, faire de même pour les liens « Tout le monde », et imposer une étiquette de confidentialité à la création de chaque site. Pour les sites les plus sensibles, le contrôle d’accès restreint réserve l’accès aux membres d’un groupe précis, quels que soient les partages déjà accordés.

Les étiquettes de confidentialité

Une étiquette classe un contenu (public, interne, confidentiel) et peut le chiffrer. La documentation Purview sur Copilot précise comment Copilot les traite. Quand un fichier étiqueté est ouvert, l’application affiche le nom de l’étiquette. Quand l’étiquette chiffre le contenu, l’utilisateur doit disposer de deux droits d’usage, l’affichage et l’extraction, pour que Copilot renvoie les données. Les e-mails protégés par S/MIME ne sont jamais renvoyés.

Comment étiqueter des millions de fichiers sans y passer deux ans ? Microsoft défend une approche dite « sécurisé par défaut », en quatre étapes. Son principe : ne pas demander aux utilisateurs de décider quand protéger. Tout est protégé d’emblée, et ils ne signalent que les exceptions.

• Une étiquette par défaut s’applique à tout nouveau contenu. Dans l’exemple de Microsoft, c’est « Confidentiel / Tous les employés », d’abord sans chiffrement.
• Les fichiers héritent de l’étiquette de leur site. C’est ce mécanisme qui permet d’atteindre de gros volumes sans intervention humaine.
• L’étiquetage automatique est réservé aux contenus les plus sensibles, repérés par leur contenu.

Attention au niveau de licence. L’étiquetage automatique, l’étiquette par défaut d’une bibliothèque SharePoint et la gestion des risques internes font partie des fonctions que Microsoft soumet à un abonnement particulier, en renvoyant vers ses descriptions de service. C’est le premier point à faire vérifier par votre revendeur.

La prévention des pertes de données pour Copilot

La page consacrée à Copilot dans la prévention des pertes de données, mise à jour le 5 octobre 2026, décrit quatre règles possibles.

Deux précisions utiles. Le blocage par étiquette ne s’applique qu’aux e-mails envoyés depuis le 1er janvier 2025. Et le contrôle des requêtes ne lit que le texte tapé par l’utilisateur, pas le contenu des fichiers qu’il joint.

La surveillance continue

Purview enregistre les requêtes et les réponses de Copilot dans le journal d’audit unifié, avec les fichiers consultés et leur étiquette. L’explorateur d’activités permet de les passer en revue. Un modèle de règle de gestion des risques internes, « Utilisation risquée de l’IA », repère les comportements à risque, dont les tentatives d’injection de prompt. Nous expliquons ce type d’attaque dans notre article sur l’injection de prompt.

Trois réglages du tenant Copilot à trancher en Europe

La préparation des données occupe l’essentiel du temps. Trois réglages de votre tenant Copilot demandent pourtant une décision écrite, parce qu’ils touchent à la sortie de données.

La recherche web

Quand la recherche web est active, Copilot envoie à Bing une requête de quelques mots, construite à partir de la demande de l’utilisateur. D’après la page sur l’accès au web, cette requête ne contient ni la demande entière (sauf si elle est très courte), ni les fichiers, ni l’identité de l’utilisateur ou du tenant. Mais la même page précise que l’accord de protection des données de Microsoft ne s’applique pas à cet usage : Bing fonctionne séparément de Microsoft 365.

Le réglage s’appelle « Allow web search in Copilot » et se trouve dans le service de stratégie cloud. Il a trois positions : activé partout, désactivé partout, ou désactivé en mode Travail et activé en mode Web. La troisième est un compromis raisonnable pour démarrer.

Les modèles d’Anthropic

Copilot peut aussi s’appuyer sur les modèles d’un autre fournisseur. Anthropic est devenu sous-traitant de Microsoft, et ses modèles servent dans Researcher, dans Copilot au sein des applications Microsoft 365 et dans Copilot Studio. La page consacrée à ce sous-traitant indique deux choses pour un tenant européen. Les modèles d’Anthropic y sont désactivés par défaut. Et ils sont pour l’instant exclus de la limite de données de l’Union européenne.

Les activer est possible, pour les utilisateurs ou les groupes de votre choix, depuis le centre d’administration : Copilot, puis Paramètres, puis « View all », puis « AI providers operating as Microsoft subprocessors ». Prenez cette décision avec votre délégué à la protection des données.

Les agents

Les agents sont activés par défaut dans tous les tenants disposant de licences Copilot. D’après la page d’administration des agents, vous les gérez depuis la page Agents et le registre des agents du centre d’administration : nom, créateur, date, produits hôtes, disponibilité. Un agent publié pour toute l’organisation passe par votre approbation. Vous pouvez bloquer ou retirer ceux qui posent problème.

Posez la règle avant le premier agent partagé. Qui peut en créer ? Qui approuve ? Qui en reste responsable quand son auteur change de poste ?

💡 À ne pas confondre avec un agent IA sur mesure : cet article prépare le tenant pour Copilot en tant qu’assistant, qui répond à une demande à la fois. Concevoir des agents qui enchaînent seuls plusieurs étapes relève de Copilot Studio et demande son propre cadre de gouvernance, que nous traitons dans notre formation aux agents IA.

Chantier 3 : la gouvernance Copilot dans la durée

La gouvernance Copilot ne s’arrête pas au lancement. Le troisième chantier du plan de Microsoft répond à une question simple : dans un an, saurez-vous dire ce que l’assistant a fait ?

• Le journal d’audit. Fixez sa durée de conservation selon vos obligations et vos règles internes.
• La conservation des échanges. Les requêtes et les réponses de Copilot sont stockées dans la boîte aux lettres de l’utilisateur. Une règle de conservation Purview peut les garder ou les supprimer au bout d’une durée donnée. Si plusieurs règles s’appliquent, la plus longue l’emporte.
• La recherche à des fins de preuve. L’outil eDiscovery sait retrouver les échanges avec Copilot pour un audit ou une demande judiciaire.
• Le gestionnaire de conformité. Il compare votre tenant à des référentiels liés à l’IA et liste des actions d’amélioration.
• L’hygiène des données. Les règles sur les sites inactifs repèrent ce qui n’a plus d’usage. Microsoft 365 Archive range ces sites à moindre coût et les soustrait à Copilot. Des réponses fondées sur un contrat périmé sont un risque aussi réel qu’une fuite.

Sur le RGPD, nous ne vous donnerons pas ici d’avis juridique. Deux faits sont utiles à votre délégué à la protection des données. Microsoft s’engage, pour les comptes professionnels, à ne pas utiliser les requêtes, les réponses et les données consultées pour entraîner ses modèles de base, et à garder le trafic des utilisateurs européens dans la limite de données de l’Union, avec les deux exceptions vues plus haut (recherche web, modèles d’Anthropic). Pour le reste, registre des traitements, information des salariés, analyse d’impact éventuelle, le raisonnement est celui de tout outil d’IA en entreprise. Notre dossier IA et droit en France en donne le cadre, et notre article sur le RGPD et ChatGPT la méthode pour décider quelles données peuvent être saisies.

Le pilote et le déploiement par vagues

Le tenant Copilot est prêt. Restent les personnes.

Le guide de configuration de Microsoft découpe le déploiement Copilot en trois phases : un pilote sur un petit groupe, un déploiement sur un groupe plus large, puis l’exploitation courante. Il recommande de choisir les premiers utilisateurs dans plusieurs services, parmi ceux qui se servent déjà beaucoup de Microsoft 365. Les rapports d’utilisation du centre d’administration permettent de les repérer. Ces pionniers deviennent ensuite des référents : ils aident leurs collègues et déchargent l’équipe informatique des questions courantes.

Quelle taille pour le pilote ? Microsoft ne donne aucun chiffre. Le tableau de bord Copilot en donne un, indirectement. D’après sa documentation, un tenant qui compte moins de 50 licences Copilot n’a pas accès aux tendances par semaine et par mois, aux comparaisons ni aux données sur les agents. À partir de 50 licences, tout est ouvert. Si vous voulez mesurer sérieusement votre pilote, c’est un seuil à garder en tête.

Trois délais sont à intégrer dans votre calendrier. Copilot peut mettre jusqu’à 24 heures à apparaître dans certaines applications après l’attribution de la licence. Un nouvel utilisateur peut mettre jusqu’à sept jours à figurer dans le tableau de bord. Et les chiffres d’adoption portent sur les 28 derniers jours, avec un retard pouvant atteindre six jours. Un pilote de deux semaines ne se lit donc pas dans l’outil.

Le pilote sert à deux choses que la technique ne donne pas. Il révèle les accès trop larges que les rapports ont manqués, parce que les utilisateurs tombent dessus et le disent. Prévoyez un canal simple pour ces remontées. Et il montre ce que les gens demandent vraiment à l’assistant, ce qui nourrit la formation des vagues suivantes.

C’est le moment où la formation pèse le plus. Un utilisateur qui obtient trois réponses médiocres la première semaine n’y revient pas, et aucune règle Purview ne corrigera cela. Nos sessions de prise en main de Copilot en entreprise sont construites pour ces premières semaines, application par application. Notre bibliothèque de 25 prompts Copilot pour Office peut servir de support entre deux sessions.

Six erreurs qui retardent un déploiement Copilot

Attribuer toutes les licences le premier jour. Une seule licence suffit pour ouvrir SharePoint Advanced Management. Achetez celles du groupe projet, lancez l’audit, puis élargissez.

Bâtir son plan sur la recherche SharePoint restreinte. Elle ne peut plus être activée depuis le 31 juillet 2026.

Confondre masquer et corriger. La découverte de contenu restreinte retire un site des réponses de Copilot. Elle ne retire aucun droit. Le dossier reste ouvert à ceux qui en connaissent le chemin. C’est une protection provisoire, que le guide de Microsoft demande de lever une fois les accès corrigés.

Étiqueter à la main. Demander à chaque salarié de classer chaque document ne tient pas à grande échelle. L’héritage de l’étiquette du site et l’étiquette par défaut font l’essentiel du volume.

Oublier les réglages européens. La recherche web et les modèles d’Anthropic sortent du périmètre contractuel habituel. Ne pas décider, c’est laisser le réglage par défaut décider.

Arrêter après le lancement. De nouveaux sites se créent chaque semaine, avec de nouveaux partages.

FAQ tenant Copilot

Par où commencer

Préparer son tenant Copilot n’a rien d’un projet d’intelligence artificielle. C’est un projet de rangement, que Copilot rend urgent. Notre avis : l’ordre compte plus que la vitesse. Les accès d’abord, les étiquettes ensuite, le gros des licences en dernier.

Le premier geste ne demande aucun comité. Ouvrez Purview, lisez l’évaluation automatique de vos cent sites les plus utilisés, et regardez combien d’éléments sont partagés avec toute l’organisation. Ce chiffre vous dira si le lancement est proche ou si un vrai chantier vous attend.

La partie technique a une fin. La partie humaine n’en a pas : des équipes qui savent formuler une demande, vérifier une réponse et signaler un accès anormal. Si vous voulez installer ces réflexes au-delà de Copilot, notre formation à l’IA générative pour donner à vos équipes des pratiques communes couvre la méthode, quel que soit l’assistant.