Dans le monde de la formation professionnelle, l’audit Qualiopi est devenu un passage obligé. Mais qu’est-ce que c’est exactement ? L’audit Qualiopi est un processus d’évaluation de la qualité des prestations de formation délivrées par un organisme de formation. Il est réalisé par un auditeur indépendant et permet d’obtenir la certification Qualiopi, une marque qui atteste de la qualité des processus mis en œuvre par les prestataires d’actions de formation.
L’importance de cet audit ne peut être sous-estimée. En effet, à partir du 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est devenue obligatoire pour tous les prestataires de formation souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés. De plus, elle offre une véritable valeur ajoutée en termes de crédibilité et de confiance pour les clients et les partenaires.
Dans cet article, nous allons vous guider à travers le processus de l’audit Qualiopi, vous aider à vous préparer efficacement et vous donner des conseils pour réussir votre audit. Que vous soyez un organisme de formation expérimenté ou un nouveau venu dans le domaine, ce guide est fait pour vous. Alors, commençons notre voyage vers la réussite de l’audit Qualiopi !
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Comment se déroule un audit de la Certification qualiopi ?
L’audit Qualiopi peut sembler complexe de prime abord, mais une fois que vous comprenez le processus, il devient beaucoup plus gérable. Commençons par comprendre les intentions de recherche de cet audit. L’objectif principal de l’audit Qualiopi est d’évaluer la conformité de votre organisme de formation aux critères du Référentiel National Qualité. Il s’agit de s’assurer que vous respectez les normes de qualité en matière de formation professionnelle et que vous êtes en mesure de fournir une formation de qualité à vos apprenants.
Il existe trois types d’audits Qualiopi : l’audit initial, l’audit de surveillance et l’audit de renouvellement. L’audit initial est le premier audit que vous subirez pour obtenir la certification Qualiopi. L’audit de surveillance a lieu un an après l’audit initial et vise à vérifier que vous maintenez toujours les normes de qualité requises. Enfin, l’audit de renouvellement, qui a lieu tous les trois ans, est nécessaire pour renouveler votre certification.
Le rôle de l’auditeur Qualiopi est crucial dans ce processus. Il est là pour évaluer votre organisme de formation de manière objective et impartiale. Il examinera vos processus, vos procédures et vos éléments preuves documentaires pour s’assurer que vous respectez les critères du Référentiel National Qualité. Il est important de noter que l’auditeur est là pour vous aider à améliorer la qualité de votre formation, et non pour vous piéger ou vous punir.
En comprenant bien le processus de l’audit Qualiopi, vous serez mieux préparé et plus confiant lorsque viendra le moment de passer l’audit. Dans la section suivante, nous vous donnerons des conseils sur la manière de vous préparer efficacement pour l’audit Qualiopi.
Préparation pour l’audit Qualiopi
La préparation pour l’audit Qualiopi est une étape cruciale qui peut déterminer le succès ou l’échec de votre certification. Elle nécessite une compréhension approfondie du Référentiel National Qualité (RNQ) et une évaluation minutieuse de vos processus internes pour vous assurer qu’ils sont conformes aux exigences du RNQ.
Tout d’abord, il est essentiel de se familiariser avec le RNQ. Ce référentiel comprend sept critères, chacun ayant plusieurs indicateurs. Ces critères couvrent divers aspects de la qualité de la formation, allant de l’information des publics à la prise en compte des appréciations rendues par les parties prenantes. Il est recommandé de lire attentivement le RNQ et de s’assurer que vous comprenez bien ce que chaque critère et indicateur signifie.
Ensuite, il est important d’évaluer vos processus internes à la lumière du RNQ. Cela peut impliquer de revoir vos procédures de formation, vos méthodes d’évaluation, vos politiques de communication et d’autres aspects de votre activité. Il est utile de créer une liste de contrôle basée sur le RNQ pour vous aider à évaluer chaque aspect de votre organisation.
En outre, il est recommandé de préparer des preuves documentaires pour chaque indicateur du RNQ. Ces preuves peuvent inclure des plans de formation, des évaluations de la qualité, des enquêtes de satisfaction des clients et d’autres documents pertinents. Ces preuves seront examinées par l’auditeur lors de l’audit.
Enfin, il peut être utile de réaliser un audit interne avant l’audit Qualiopi. Cela vous permettra d’identifier les éventuelles non-conformités et de les corriger avant l’audit.
En somme, une bonne préparation pour l’audit Qualiopi nécessite du temps, de l’effort et une compréhension approfondie du RNQ. Cependant, avec une préparation adéquate, vous pouvez maximiser vos chances d’obtenir la certification Qualiopi.
Comment se passe le déroulement d’un audit de certification qualiopi ?
L’audit Qualiopi est un processus rigoureux qui se déroule en plusieurs étapes clés.
la réunion d’ouverture d’audit
L’audit commence par une réunion d’ouverture. Au cours de cette réunion, l’auditeur présente le déroulement de la journée d’audit, rappel les règles, les critères d’évaluation et les objectifs de l’audit. C’est également l’occasion pour l’organisme de formation de poser des questions et de clarifier tout point d’incertitude. Cette réunion permet de s’assurer que toutes les parties sont sur la même longueur d’onde avant le début de l’audit.
Le processus d’évaluation (Grille d’audit)
Après la réunion d’ouverture, l’auditeur procède à l’évaluation. Il examine les documents fournis par l’organisme de formation, réalise des entretiens avec le personnel et observe les activités de formation. L’objectif est de vérifier la conformité de l’organisme aux critères du Référentiel National Qualité. L’auditeur peut également identifier des points d’amélioration pour vous aider dans votre démarche d’amélioration et des non-conformités.
La réunion de clôture et le rapport d’audit
L’audit se termine par une réunion de conclusion de l’audit. L’auditeur présente ses conclusions préliminaires et discute des éventuelles non-conformités identifiées. Après la réunion, l’auditeur rédige un rapport d’audit détaillé, qui comprend les résultats de l’audit, les non-conformités et les recommandations. L’organisme de formation a ensuite la possibilité de répondre aux non-conformités et de mettre en œuvre des actions correctives avant la délivrance du certificat Qualiopi.
Comment se déroule l’audit de surveillance et de renouvellement Qualiopi (plan d’audit) ?
L’audit de surveillance Qualiopi est une étape clé dans le cycle de certification Qualiopi. Il a lieu entre le 14ème et le 22ème mois suivant la décision de certification. Son objectif principal est de s’assurer que l’organisme de formation continue de respecter les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ).
L’audit de suivi est généralement moins intensif que l’audit initial. Il se concentre sur les domaines où des non-conformités ont été identifiées lors de l’audit initial, ainsi que sur tout changement majeur dans l’organisation ou les activités de l’organisme de formation depuis l’audit initial.
Voici comment se déroule généralement l’audit de surveillance :
- Préparation : Avant l’audit de surveillance, l’organisme de formation doit préparer et fournir à l’auditeur les documents nécessaires. Cela peut inclure des preuves de la correction des non-conformités identifiées lors de l’audit initial, ainsi que des informations sur tout changement majeur dans l’organisation ou les activités de l’organisme.
- Exécution de l’audit : Lors de l’audit de surveillance, l’auditeur examine les documents fournis et peut également réaliser des entretiens avec le personnel de l’organisme de formation. L’auditeur vérifie que l’organisme continue de respecter les exigences du RNQ et que les non-conformités identifiées lors de l’audit initial ont été corrigées.
- Rapport d’audit : Après l’audit de surveillance, l’auditeur rédige un rapport d’audit qui détaille les résultats de l’audit. Si des non-conformités sont identifiées lors de l’audit de surveillance, l’organisme de formation doit les corriger dans un délai spécifié.
En somme, l’audit de surveillance est une occasion pour l’organisme de formation de démontrer qu’il continue de respecter les exigences du RNQ et de maintenir la qualité de ses formations. Une préparation adéquate et une réponse rapide aux non-conformités peuvent aider à assurer le succès de l’audit de surveillance.
Quels sont les 7 critères et les 32 indicateurs Qualiopi ?
L’audit Qualiopi évalue la conformité de l’organisme de formation aux critères du Référentiel National Qualité (RNQ). Ce référentiel comprend sept critères clés qui couvrent divers aspects de la qualité de la formation. Ces critères sont évalués sur la base de 32 indicateurs spécifiques.
Les 7 critères du Référentiel National Qualité
- L’information des publics : Cela concerne la clarté et l’exactitude des informations fournies aux apprenants et aux autres parties prenantes1.
- L’identification précise des objectifs de la formation : Les objectifs de chaque formation doivent être clairement définis et communiqués aux apprenants.
- L’adaptation des prestations aux publics formés : Les formations doivent être adaptées aux besoins et aux capacités des apprenants.
- L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement : Les ressources et l’encadrement fournis doivent être appropriés pour atteindre les objectifs de la formation.
- La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels : Le personnel de formation doit être qualifié et son développement professionnel doit être assuré.
- L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel : Le prestataire doit être activement engagé dans son domaine professionnel.
- La prise en compte des appréciations rendues par les parties prenantes : Les feedbacks des apprenants et des autres parties prenantes doivent être pris en compte pour améliorer la qualité de la formation.
Les 32 indicateurs à respecter
Chacun de ces sept critères est évalué à travers plusieurs indicateurs, pour un total de 32 indicateurs. Ces indicateurs fournissent des mesures spécifiques pour évaluer la conformité de l’organisme de formation à chaque critère1. Par exemple, pour le critère « L’information des publics », les indicateurs peuvent inclure la clarté des informations fournies sur le site web de l’organisme, la précision des informations sur les coûts de formation, et la disponibilité des informations sur les résultats de la formation. Chaque indicateur doit être respecté pour obtenir la certification Qualiopi.
La durée de l’audit Qualiopi
La durée de l’audit Qualiopi est encadrée par le code du travail et dépend de la taille et du chiffre d’affaires de l’organisme. Pour un organisme de petite taille (moins de 150 000 euros de chiffre d’affaires), l’audit initial dure généralement une journée. Cependant, pour les structures plus importantes, la durée de l’audit peut s’étendre sur plusieurs jours.
Les coûts associés à l’audit Qualiopi (prix)
Le coût de l’audit Qualiopi dépend de plusieurs facteurs, notamment la durée de l’audit, le chiffre d’affaires de l’organisme, le nombre de sites à auditer et les catégories d’actions à certifier (actions de formation, bilans de compétences, validation des acquis de l’expérience, formations par apprentissage).
Le tarif de base pour un organisme de formation avec un chiffre d’affaires inférieur à 150 000 € est de 1 648,50 € H.T., ce qui comprend l’audit initial, l’audit de surveillance, le traitement des non-conformités et la délivrance du certificat 1. Par exemple, pour un organisme monosite avec un chiffre d’affaires inférieur à 150 000 euros et demandant uniquement des actions de formation, le coût serait de 1 648,50 € HT.
Cependant, il est important de noter que le coût peut augmenter en fonction du nombre de sites à auditer et du chiffre d’affaires de l’organisme. Par exemple, pour un organisme avec un chiffre d’affaires entre 150 000 et 750 000 euros, le coût de l’audit initial est généralement plus élevé.
En outre, il peut y avoir des coûts supplémentaires à envisager. Par exemple, à la suite de l’audit, l’auditeur peut émettre des non-conformités qui doivent être traitées dans un certain délai. Le processus de traitement des non-conformités est inclus dans le tarif de base, mais un audit complémentaire peut être organisé, au même tarif que l’audit initial, si nécessaire.
Il est donc recommandé de demander un devis détaillé à plusieurs organismes certificateurs pour comparer les offres et comprendre précisément ce que le tarif comprend et ne comprend pas.
En conclusion, l’audit Qualiopi est une étape cruciale pour tout organisme de formation souhaitant démontrer son engagement envers la qualité et la conformité. De la préparation à l’évaluation, en passant par la compréhension des critères et indicateurs, chaque aspect de l’audit nécessite une attention particulière. Il est essentiel de comprendre que la durée de l’audit, ainsi que son coût, varient en fonction de la taille et du chiffre d’affaires de l’organisme.
L’audit Qualiopi n’est pas une fin en soi, mais plutôt le début d’un engagement continu envers l’amélioration de la qualité. Les audits de suivi garantissent que les organismes restent conformes et continuent à améliorer leurs processus et leurs pratiques.
En fin de compte, l’audit Qualiopi est plus qu’une simple obligation légale. C’est une opportunité pour les organismes de formation de montrer leur engagement envers la qualité, d’améliorer leurs services et de gagner la confiance de leurs clients. Alors, préparez-vous, évaluez et améliorez-vous constamment, car la qualité est un voyage, pas une destination.
