Embaucher un apprenti en 2026 : les 6 étapes complètes du recrutement

La présence d’un apprenti peut Vous envisagez d’embaucher un apprenti dans votre entreprise et vous vous demandez par où commencer ? Bonne nouvelle : la procédure de recrutement d’un alternant a été considérablement simplifiée depuis la réforme de l’apprentissage de 2018, puis ajustée jusqu’en 2026. Voici le guide complet et à jour pour réussir l’embauche d’un apprenti, étape par étape, avec toutes les formalités administratives à connaître.

Pour replacer l’embauche dans une vue d’ensemble, consultez aussi notre article sur la définition du tutorat et son fonctionnement.

Vue d’ensemble : les 6 étapes du recrutement d’un apprenti

#	Étape	Délai indicatif	Acteur principal
1	Définir le besoin et rédiger la fiche de poste	1 à 2 semaines	RH / Manager
2	Diffuser l’offre et sourcer les candidats	4 à 8 semaines	RH / CFA
3	Recruter en entretien (et soft skills)	2 à 4 semaines	RH / Manager / Tuteur
4	Désigner le maître d’apprentissage en interne	1 semaine	Employeur
5	Signer le Cerfa et déposer le contrat à l’OPCO	Dans les 5 jours après signature	Employeur
6	Préparer l’accueil et l’arrivée	Avant la date de démarrage	Tuteur / Manager

Durée totale : compter en moyenne 2 à 3 mois entre la décision d’embaucher et l’arrivée effective de l’apprenti.

Étape 1 : Définir le besoin et rédiger la fiche de poste

Avant tout, vérifiez que le poste que vous prévoyez de proposer correspond bien à une formation reconnue par l’État (consultable sur data.gouv.fr). Cette vérification conditionne l’éligibilité du contrat à l’apprentissage.

Vous pouvez ensuite rédiger la fiche de poste en fonction des besoins précisément définis de votre entreprise. Une bonne fiche de poste apprenti détaille :

L’intitulé du poste et le niveau de formation visé (CAP, Bac Pro, BTS, Licence, Master)
Le diplôme préparé et le CFA partenaire pressenti
Les missions principales confiées à l’apprenti
Les compétences à acquérir au cours du contrat
Le calendrier de l’alternance (rythme école/entreprise)
Le lieu de travail et les déplacements éventuels
Les conditions (rémunération, durée du contrat, période d’essai)

Une fiche de poste complète et précise vous permettra non seulement de trouver l’apprenti qui correspond à vos besoins, mais aussi de justifier auprès de l’OPCO la cohérence entre les missions et la formation.

Étape 2 : Diffuser l’offre et sourcer les candidats

Une fois l’offre rédigée, ne vous précipitez pas pour la déposer : certains moments sont plus propices que d’autres pour recruter un alternant. Le calendrier idéal s’organise comme ceci :

Mars à juin : période de prospection active des étudiants
Juin à septembre : pic des embauches (rentrée des CFA)
Septembre à novembre : dernière fenêtre pour les contrats démarrant la même année
Décembre à février : creux relatif, idéal pour les recrutements anticipés sur l’année suivante

Si vous avez la chance de trouver l’apprenti idéal très tôt, notez qu’il peut commencer à travailler au sein de l’entreprise 3 mois avant le début de sa formation. Si, au contraire, vous n’avez pas rencontré le candidat adéquat, vous pouvez embaucher un apprenti jusqu’à 3 mois après le début de sa formation.

Les canaux de diffusion à activer

Pour maximiser vos chances de trouver le bon profil, multipliez les canaux :

Contacter directement les CFA de votre domaine d’activité — c’est le canal le plus efficace, les CFA connaissent leurs étudiants et peuvent présélectionner
Plateformes spécialisées : La Bonne Alternance (gouvernement), Indeed, Welcome to the Jungle, HelloWork
Les réseaux sociaux : LinkedIn pour les niveaux Bac+3 et plus, parfois Instagram pour les métiers créatifs
Job dating et forums étudiants dans les écoles (rencontrer les candidats en direct change tout)
Cooptation interne : vos salariés ont souvent des réseaux étudiants qu’ils peuvent activer

Étape 3 : Recruter en entretien (privilégier les soft skills)

Des candidats ont répondu à votre offre et attendent de vous rencontrer. Lors des entretiens, privilégiez le dialogue plutôt que l’évaluation technique pure. Vous recrutez majoritairement des jeunes peu expérimentés professionnellement — leur potentiel et leurs qualités humaines comptent souvent plus que leur CV.

Les questions à privilégier

« Pourquoi avez-vous choisi cette formation ? » (motivation)
« Comment vous voyez-vous dans 3 ans ? » (projection)
« Décrivez-moi un projet dont vous êtes fier, scolaire ou personnel » (savoir-être)
« Comment réagissez-vous quand vous ne savez pas faire quelque chose ? » (apprenance)
« Avez-vous des questions sur l’entreprise et le poste ? » (curiosité)

Définir les soft skills attendues en amont

Prenez le temps, avant les entretiens, de définir les soft skills que vous recherchez : autonomie, esprit d’équipe, rigueur, sens du service, créativité… Vous pourrez ainsi évaluer les qualités humaines de vos candidats plutôt que de vous concentrer uniquement sur leur CV — qu’ils sont en train de construire.

Impliquer le futur tuteur dans le recrutement

C’est souvent négligé : le futur tuteur ou maître d’apprentissage doit participer aux entretiens finaux. C’est lui qui va accompagner l’apprenti au quotidien, son alchimie avec le candidat est un facteur clé de réussite. Cette implication précoce permet aussi au tuteur de se projeter dans la mission et d’identifier les besoins d’accompagnement spécifiques.

Étape 4 : Désigner le maître d’apprentissage en interne

Avant de signer le contrat, vous devez désigner officiellement le maître d’apprentissage qui sera référent de l’apprenti pendant toute la durée du contrat. Cette désignation est une obligation légale et conditionne l’enregistrement du contrat par l’OPCO.

Pour rappel, le maître d’apprentissage doit remplir certaines conditions de qualification (diplôme + expérience, ou expérience seule). Pour le détail des trois voies de qualification, consultez notre article dédié sur les conditions légales pour devenir tuteur d’un apprenti.

Limite à respecter : un même maître d’apprentissage ne peut encadrer que 2 apprentis simultanément (avec une tolérance pour 1 redoublant exceptionnel). Pour le détail des limites par statut, consultez notre article sur le nombre d’apprentis par tuteur.

Cette désignation se formalise par une lettre de mission interne que nous recommandons d’établir avant la signature du contrat — elle clarifie le rôle, le temps alloué, et les objectifs pédagogiques.

Étape 5 : Signer le Cerfa et déposer le contrat à l’OPCO

C’est l’étape administrative centrale. Depuis la réforme de 2020, ce ne sont plus les chambres consulaires qui enregistrent le contrat, mais les OPCO (Opérateurs de compétences). La procédure a été considérablement simplifiée.

Le formulaire Cerfa FA13 (n° 10103)

Le Cerfa FA13 (formulaire n° 10103*12 dans sa version actuelle) est le contrat-type unique d’apprentissage. Il remplace les anciens FA13 et FA14. Il doit être :

Rempli en ligne sur le portail de votre OPCO ou sur Le portail de l’alternance
Signé par 3 parties : l’employeur, l’apprenti (ou son représentant légal s’il est mineur) et le CFA
Transmis à l’OPCO dans les 5 jours ouvrables suivant la signature

Les pièces à joindre

La fiche de poste de l’apprenti
La convention de formation avec le CFA
Le justificatif de qualification du maître d’apprentissage (CV ou attestation)
Le RIB de l’entreprise (pour le versement des aides)
Si nécessaire, le formulaire de dérogation pour mineurs (travaux réglementés)

Le délai d’instruction

L’OPCO dispose de 20 jours pour valider le contrat. Au-delà, le contrat est réputé enregistré. En cas de refus motivé, vous devrez corriger les éléments et redéposer.

Étape 6 : Préparer l’accueil et l’arrivée

Le contrat est signé, l’OPCO a validé : il reste à préparer concrètement l’arrivée de l’apprenti. Cette dernière étape est trop souvent négligée — elle conditionne pourtant fortement la qualité de l’intégration et la prévention des ruptures précoces.

À préparer en amont :

Le poste de travail (bureau, ordinateur, accès logiciels et locaux)
Le livret d’accueil (présentation entreprise, équipe, consignes pratiques)
Le planning des premiers jours (rendez-vous, rencontres, formations internes)
L’information de l’équipe (qui arrive, quand, pour quoi faire)
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF, dans les 8 jours avant l’arrivée

Pour le détail de cette préparation, consultez notre article dédié sur comment réussir l’accueil et l’intégration d’un alternant.

Quelles aides financières pour l’embauche d’un apprenti en 2026 ?

L’embauche d’un apprenti ouvre droit à plusieurs aides cumulables :

L’aide unique à l’apprentissage : versée aux entreprises de moins de 250 salariés, son montant et ses conditions évoluent régulièrement — consultez le portail de l’alternance pour le barème 2026 en vigueur
La prime tutorale OPCO : versée à l’employeur pour la fonction tutorale du maître d’apprentissage. Pour les modalités précises, consultez notre article dédié sur la prime du tuteur d’apprenti
Les exonérations de cotisations sociales patronales et salariales sur la rémunération de l’apprenti
Les aides régionales et de branche, variables selon votre territoire et votre convention collective

Important : la prime tutorale et l’aide unique à l’apprentissage ne se demandent pas automatiquement. Vous devez en faire la demande via votre OPCO, généralement au moment du dépôt du contrat.

La période d’essai : 45 jours, attention au calcul

Le contrat d’apprentissage prévoit une période d’essai de 45 jours en entreprise (jours travaillés, pas calendaires). Au-delà, la rupture devient plus complexe et nécessite une procédure spécifique.

Cette période d’essai est calculée uniquement sur les jours réellement travaillés dans l’entreprise — les périodes en CFA ne sont pas comptabilisées. Concrètement, un apprenti qui démarre fin août sur un rythme 1 semaine entreprise / 1 semaine école atteindra ses 45 jours d’essai vers la fin novembre, voire plus tard.

Pendant la période d’essai, chacune des parties peut rompre le contrat librement et sans motif. Au-delà, la rupture nécessite un commun accord, une démission formalisée par l’apprenti, ou une procédure pour faute grave / inaptitude. Pour aller plus loin, consultez notre article sur la gestion des conflits entre apprenti et employeur.

FAQ : embaucher un apprenti

Combien de temps faut-il pour embaucher un apprenti ?

Comptez en moyenne 2 à 3 mois entre la décision d’embauche et l’arrivée effective de l’apprenti. Les étapes les plus longues sont la phase de sourcing-recrutement (4 à 8 semaines) et le calendrier de démarrage du CFA. La partie administrative (Cerfa + OPCO) prend environ 3 semaines.

Une entreprise peut-elle embaucher un apprenti à tout moment de l’année ?

Oui, mais avec une contrainte : l’apprenti doit démarrer son contrat dans une fenêtre de 3 mois avant ou 3 mois après le début de sa formation au CFA. La majorité des CFA démarrent en septembre, ce qui crée un pic d’embauches entre juin et novembre.

Quel est le coût d’un apprenti pour l’entreprise ?

La rémunération de l’apprenti varie de 27 % à 100 % du SMIC selon son âge et l’année du contrat. À cela s’ajoutent les charges patronales réduites et les coûts d’accompagnement. Mais ces coûts sont largement compensés par les aides (aide unique, prime tutorale, exonérations) — sur le brut total, l’apprenti coûte souvent moins de 50 % d’un salarié classique.

L’employeur peut-il refuser une candidature pour des motifs liés à l’âge ?

Le contrat d’apprentissage est ouvert aux 16-29 ans révolus (avec dérogations possibles). Au-delà, vous pouvez recruter un alternant en contrat de professionnalisation (sans limite d’âge si demandeur d’emploi de plus de 26 ans, bénéficiaire RSA, etc.). Légalement, vous ne pouvez pas refuser un candidat sur le seul motif de son âge dans les fourchettes éligibles.

Doit-on désigner le maître d’apprentissage avant ou après la signature du contrat ?

Avant. Le nom du maître d’apprentissage figure obligatoirement dans le Cerfa FA13. Il doit donc être désigné en interne avant la signature du contrat. C’est aussi l’occasion de vérifier qu’il remplit bien les conditions légales de qualification.

Que se passe-t-il si l’OPCO refuse d’enregistrer le contrat ?

L’OPCO motive son refus (qualification du maître d’apprentissage, cohérence formation-poste, dépassement des limites légales, etc.). Vous avez alors la possibilité de corriger les éléments et de redéposer. En cas de désaccord persistant, vous pouvez saisir la DREETS (ancienne DIRECCTE) pour arbitrage.

Peut-on embaucher un apprenti avant qu’il ait trouvé son CFA ?

Non. Le contrat d’apprentissage suppose une formation en alternance — sans CFA identifié et sans convention de formation, l’OPCO ne peut pas enregistrer le contrat. En revanche, vous pouvez signer une promesse d’embauche conditionnée à l’inscription du candidat dans un CFA approprié.

Embaucher un apprenti : les 6 étapes du recrutement en 2026